Ta en ferie fra din e-post!

Med tanke på hvor nyttig - revolusjonerende, jevn - e-post er som et kommunikasjonsverktøy, kan det også være en utrolig drenering på produktivitet. Hvis du er noe som meg, har du diskusjonslister, nyhetsbrev, Google-varsler, Facebook-oppdateringer, bloggkommentarer, annonser, automatiserte sikkerhetskopier, påminnelser og alle andre ting som helles i innboksen hele tiden - alt i tillegg til e-post fra faktiske mennesker som faktisk prøver å kommunisere med deg.

Selvfølgelig vet du at du minimerer disse inngangene, for å begrense oppdateringer til bare de du trenger mest, for å evaluere hvert nyhetsbrev for å sikre at det virkelig gir verdi (enten i informasjon eller underholdning), å abonnere bare på listservene som tilbyr mest mulig bruk, å abonnere fra annonser når det er mulig, og så videre. Og selvfølgelig vet du at du konfigurerer filtre for å avlede viktige, men ikke-haster ting inn i en “les senere” mappe eller tilsvarende. Reklame

Men fortsatt kommer det. Og mens du er dypt i fordypningene dine, vet du sikkert at du bare bør sjekke e-posten din på bestemte tidspunkter i løpet av dagen, det virker som om det alltid er noe verdt å sjekke inn imellom de oh-så-rimelige tider - et svar på en personlig epost sendt natten før, et viktig stykke informasjon du ikke kan gå videre på noen viktige prosjekter uten en listservråd du er dypt engasjert i, eller hva som helst.

Og så glir tiden bort. Du sjekker for det ene viktige noe, og det er ikke der, men det er en annen viktig e-post som tar hensyn til din oppmerksomhet. Og da møter du den ene, en annen. Deretter kommer den du leter etter, og det trenger å håndtere, og deretter en uventet haster e-post, og så og da og da ...

Og før du vet det, har timer gått. Reklame

Les neste

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Med mindre du har en disiplin av stål og et hjerte av stein, kan det være vanskelig, om ikke umulig, å bryte seg fri fra e-post syklusen lenge nok til å få noe seriøst arbeid gjort. Jeg er ikke annerledes - jeg vet at jeg har frittered hele dagen med å håndtere e-posten som kom inn mens jeg ventet på noe som var avgjørende. Og selv om du er i stand til å få noen timer unna, kan det være vanskelig å huske på den forventede meldingen, spesielt hvis du forventer dårlige nyheter eller det viktige informasjonsmateriale som trengs for å bryte gjennom på et betydelig prosjekt.

La oss ta hele dagen av!

Jeg skulle ønske jeg kunne være mer som Tim Ferriss. Gjennom et smart system for automatisering, utsetting av rutinemessige oppgaver til ansatte, og - la oss innse det - gal, kan Ferriss begrense sin e-postkontroll til en gang i uken eller mindre. Alas, jeg har ikke undermenn å delegere e-posten til - og jeg er ikke sikker på at jeg ville være komfortabel å gjøre det selv om jeg gjorde det. Og jeg helt sikkert ikke ha galla til å stille en autosvarer som fortelle alle som sender meg e-post som jeg kommer til e-posten en gang i løpet av de neste 10 dagene! Mens han for Ferriss handler om å lære andre å respektere sin tid, kan jeg ikke hjelpe, men føler at det er respektløs av personen som sendte en e-post for å anta at deres kommunikasjon ikke er viktig nok til å se på med en gang.

Men hvem vet det? Det fungerer for Ferriss, og hvis jeg virkelig var oppmerksom på slike ting, ville jeg sannsynligvis finne ut at ingenting jeg noensinne får krav til et øyeblikkelig svar, eller til og med en “innen-the-uken” respons. Herre vet at min egen e-post backup har holdt meg i å svare lenger enn det, selv til e-postmeldinger som er sannsynligvis ganske viktige. Reklame

Likevel er det et stort hopp, og ikke alle av oss har Ferriss smak for å ta store hopp. I stedet la meg gjøre et mer beskjedent forslag: Gjør en dag hver uke en e-postfri dag. Ganske mange bedrifter har vedtatt “e-postfri fredag” som en politikk de siste årene, til varierende grad av suksess.

Konseptet er enkelt nok: for en dag i uken, åpner du ikke e-postprogrammet ditt (eller webmail). Slå av varsler på BlackBerry- eller Droid-telefonen din, avslutt Gmail-varsleren din - gjør hva du må gjøre for å unngå e-post for den dagen.

Konseptet er enkelt, men gjennomføringen kan være litt komplisert! Her er noen ekstra poeng som gjør det enklere: Annonsering

• For å unngå noen “forventningsangst”, Prøv å ikke sende ut noen e-postmeldinger som krever svar på ettermiddagen eller kvelden før.
• Hold en “til e-post” liste nær hånden hele dagen for å skrive påminnelser om e-postmeldinger du må sende neste dag.
• Fredager virker som en naturlig dag, da det er når arbeidsflyten (og arbeidsrelatert e-post) er avtagende, men jeg tror en midtveisdag vil nok få en større utbetaling. Den naturlige fredagens avgang i arbeid kan spise opp som du får fra å gå e-postfri!
• Sett opp en automatisk responder for den dagen, inkludert et telefonnummer eller annen måte å kontakte deg i tilfelle noe haster oppstår. Du trenger ikke å bli komplisert: “Jeg er for tiden opptatt av annet arbeid og vil ikke kunne svare på e-posten din i dag. Hvis du absolutt må snakke med meg, vennligst ring på (888) 555-5555.” (Det er et par gode eksempler på dette innlegget av Tim Ferriss.)
• Hvis du ikke er sikker på at du kan klare en hel dag uten e-post, kan du bare sjekke e-post på slutten av dagen - si etter 16:00. IKKE sjekk om morgenen - det er slik de får deg! Vær imidlertid oppmerksom på at du i løpet av den sena sjekken på din e-mail-dag - kan legge merke til at du aldri får noe som ikke kunne vente til neste morgen påfølgende mandag.

La oss prøve dette i en måned eller så og se om vi ikke er mer produktive. Hvis du har noen tips for hvordan du gjør dette arbeidet, gi oss beskjed i kommentarene!