Hvordan bruke en Todo liste for å gjøre 2008 ditt beste år noensinne

Ah, den ydmyke todo-listen. Med alle de høyteknologiske, whiz-bang produktivitetsapplikasjonene, mobile gadgets, kontormaskiner og ekte Corinthian leather dagplanners der ute for å bruke penger og oppmerksomhet på, til slutt er det mest mulig produktive verktøyet vi kan bruke, koker ned til en liste over crap vi må gjøre. Se under hetten til ethvert GTD-app eller produktivitetssystem, og motoren som driver dem alle, er todo-listen - enten organisert etter dato, prioritet, prosjekt eller bare etter hvert som du tenkte på å gjøre det.

Som nesten enhver produktivitetsguru sier, et sted i nærheten av hverandre av bøkene sine, Hovedårsaken til at de fleste mislykkes, blir overveldet, eller kjører seg til kardiologen med bekymring og stress er at de ikke har et godt grep om hva de trenger å gjøre. Så våkner de midt på natten (om de kan sove i det hele tatt) i panikk over hvorvidt de gjorde alt de trengte for å gjøre den dagen, eller de ser over haugene av rot rundt dem og lurer på hvordan de vil noensinne nå bunnen.

Når de er i ferd med å bryte, kommer de til en pute og penn og begynner å skrive opp en todo liste. De skriver ned alt de kan tenke på, stikker det opp ved siden av PCen eller skyver det i lommen, arbeider gjennom listen, føler en kort følelse av lettelse og vender tilbake til sin vanlige tilstand for å bli overveldet til neste gang de kommer deres brytepunkt. Reklame

Denne syklusen av ineffektivitet og ineffektivitet er gal og dum - og det er de fleste menneskers liv. Derfor bryter den syklusen den første rekkefølgen av virksomheten i nesten alle systemer som har til formål å hjelpe folk til å bli mer produktive, uansett om de er i sitt arbeid, deres kreative liv, deres familieliv eller bare generelt.

Nøkkelen til en effektiv todo-liste er ikke selve listen, hvordan den er organisert og administrert, men vane å bruke, legge til og gjennomgå listen. Folk som gjør sporadiske lister bare når de er nesten helt overveldet, har en tendens til å gjøre en god jobb med å skrive opp lister og arbeide gjennom dem - og de er vanligvis svært produktive i løpet av tiden de jobber gjennom sin liste. Med andre ord kjenner de verdi av todo lister, og enda mer eller mindre hvordan å lage dem, men ikke hvordan å spre denne verdien gjennom deres daglige liv.

Som en vane, bruker en todo-liste på daglig basis noe å etablere til det punktet der det er automatisk. Så den første rekkefølgen av virksomheten er å sette din todo liste et sted påtrengende. Ikke stole på viljestyrke, logikk, stolthet eller flaks for å hjelpe deg med å holde orden. Sett listen din i ansiktet ditt, hvert øyeblikk av hver dag, slik at du ha å takle det på en eller annen måte. For eksempel:

• Hold en notatbok i lommen, hvor du vil føle det hver gang du setter deg ned.
• Gummibånd en notatbok eller en stabel indekskort til lommeboken eller lommeboka, slik at du må fjerne den hver gang du kommer for penger, et kredittkort, din ID, et visittkort eller hva annet du holder i lommeboken din.
• Bruk en online todo liste som Remember the Milk, Tada, Toodledo eller Todoist og sett den som din hjemmeside.
• Legge inn din online todo liste på skrivebordet ditt (se instruksjonene for XP her [flash video], du kan ikke gjøre dette i Vista)
• Installer en egen nettleser med din todo liste som sin hjemmeside, og sett den til å åpne automatisk når du starter datamaskinen. Aldri lukk den, og bruk aldri den til noe annet. Så hvis du regelmessig bruker Firefox, bruk IE eller Opera eller Safari for din todo-liste og hold den i gang når du er på datamaskinen din.
• Bruk et påminnelsessystem (om det er bygd inn i din online-todo-listetjeneste, eller bruk en tjeneste som Sandy, eller bruk en stasjonær timer eller angi en alarm på smarttelefonen) for å gi deg timetall påminnelser for å sjekke listen din.
• Legg papirlisten på skrivebordet foran deg med en penn eller blyant mens du arbeider.
• Bruk en sidebar gadget eller widget i Windows Vista, Google Desktop eller annen desktop widget programvare. Sett det til å alltid være på toppen.

Du trenger ikke alltid å bli påminnet om å bruke listen din; til slutt blir det en vanlig del av din daglige rutine. Men for den første måneden eller så, sett opp listen din på en måte at den faktisk forstyrrer arbeidet ditt og tvinger deg til å ta hensyn til det. Du kan miste litt tid, men den totale produktivitetsøkningen vil mer enn gjøre opp for det. Reklame

Les neste

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Hvordan være glad alene og nyt livet

Så, nå som din todo liste har din oppmerksomhet, hva skal du gjøre med det?

Kort svar: skrive ned alt du må gjøre. Gjenta. For resten av livet ditt.

Litt lenger svar: Legg til hver oppgave, uansett hvor liten, til listen din, for øyeblikket du tenker på det. Bryt store oppgaver i diskrete, gjennomførbare biter - det vil si ikke legg til “Styre verden” til din todo liste, legg til “Ring Bob for å diskutere 3. kvartal skattestimater.” Hvis du trenger å få Bobs telefonnummer før du kan gjøre det, skriv “Slå opp Bobs telefonnummer” og skriv den ned ved siden av “Ring Bob ... ”. Når du er ferdig med oppgaver, kryss dem av listen din; Når du tenker på nye, legger du til dem. Fortsett å gjøre det.

Fullt svar: Bruk listen som et sentralt arkiv for alle oppgaver, tanker og planer du trenger å oppnå i livet. Bruk kategorier for å organisere listen og holde deg på målet. Bryt komplekse oppgaver i små, realistiske trinn, og bruk lister til å planlegge trinnene du må ta for å nå dine mål. Gjennomgå listen din i noen minutter hver dag, legg til nye oppgaver og fjern gamle, og markere de 3 eller 4 viktigste oppgavene du trenger å fullføre for å vurdere dagen din brukt. Hver uke eller så gjør du en mer grundig gjennomgang, planlegger nye prosjekter, vurderer alle aspekter av livet ditt og hva du trenger å gjøre i hver for å gjøre livet ditt fyldigere, rikere og mer vellykket. Reklame

• Bruk listen som et sentralt arkiv: Bruk listen ikke bare for oppgavene du må jobbe med umiddelbart, men for planlegging, innspilling av tilfeldige tanker for senere vurdering og opptak av målene dine. Jeg har delt mine Moleskine ved hjelp av Post-It-faner i fire seksjoner: Fronten er for umiddelbare oppgaver, en midtdel av noen få sider er for bøker og musikk jeg har hørt om og vil se på, en lengre mellomstore del er for å liste ut alle prosjektene jeg jobber med og kutte dem ut, og det siste er for notater og tanker. Men jeg finner meg selv ved hjelp av den siste delen mindre og sjeldnere - i stedet har jeg begynt å sette notater direkte inn i min todo liste med forordet “T / A” (“Tenk om”). Jeg bruker også listen min til å registrere ting jeg venter på, om det er en pakke jeg har bestilt, et stykke informasjon jeg har bedt om fra noen, et bankinnskudd eller hva som helst; Jeg bruker forordet “W / F” (“venter på”) og sett datoen jeg la den i parentes på slutten, slik:
  

  [] W / F: Svar fra Barbara om ny helseforsikring egenandel (12/17)

  Når jeg vurderer listen min, vet jeg hvor lenge jeg har ventet - hvis jeg føler at det har vært for lenge, legger jeg til en oppfølging til min todo liste, slik:

  [] Ring Barbara om ønsket informasjon om ny helseforsikring egenandel

  Til slutt, hvis en oppgave er relatert til et bestemt prosjekt, som en artikkel jeg jobber med, legger jeg til “for [prosjekt]” til slutten av oppgaven, slik:

  [] Se opp bok av Ruth Behar for sex og kjønn artikkel

• Bruk kategorier: Jeg fant bruk av kategorier i en papirliste for å være sløsing med innsats (selv om merkene jeg brukte ovenfor er en slags kategorisering, antar jeg). Men jeg har nylig begynt å bruke en online todo listeleder og de gode gjør kategorisering mye mer sømløs. Folk som følger David Allens GTD-system bruker sammenhenger for sine lister, kategoriserer oppgaver av sted eller anledning der de kan gjøres. Så for eksempel kan de ha en “@phone” kategori, oppføring av alt de kan gjøre på telefonen, så når de har et stille øyeblikk når de kan bruke telefonen, kan de fokusere på å arbeide om alle sine samtaler samtidig. Kontekster fungerer ikke egentlig for meg; I stedet er mine lister kategorisert etter prosjekt, og jeg sperrer tid i timeplanen for hvert prosjekt og arbeider gjennom listen for hver. Jeg finner at tankegangen jeg kommer inn i når jeg jobber med en oppgave fra et bestemt prosjekt, hjelper meg å bygge opp momentum for å jobbe gjennom andre relaterte oppgaver, selv om de er forskjellige i naturen - det vil jeg heller ringe om noen prosjekt og deretter skrive opp en rapport for smae-prosjektet enn ringe om ett prosjekt og deretter lage en annen om et annet prosjekt.
• Bryt prosjekter i små, diskrete oppgaver: Når vi ser på vår todo liste, må vi se klare instruksjoner om hva du skal gjøre neste. Hvis du må spørre “hvordan gjør jeg det” om en oppgave har du ikke ødelagt det nok. Som regel vil du redusere alt til aktivitetsnivået rett over det instinktive - det vil si hvis du trenger å skrive noe, kommer du mer eller mindre instinktivt til å nå en penn og papir, sitte ned, ta av pennens hette, og ta en skriftlig forståelse; alt utover det bør være en egen oppgave.
• Viktigste oppgaver (MIT): Gjennomgå listen din først om morgenen, eller det siste om natten, og uthev noen ting du absolutt må gjøre, eller det vil fremstille et viktig prosjekt i den kommende dagen. Du kan bruke en highlighter, flytte dem til toppen av listen, markere dem “høy prioritet” i oppgavestyringsprogramvaren spiller det ingen rolle så lenge du vet at de er dine MITs. Gjør disse tingene først. Hvis du ikke gjør noe annet i dag, vil du likevel avslutte dagen etter å ha oppnådd noe viktig.
• Ukentlig gjennomgang: Mine vurderinger er ikke akkurat ukentlig; I stedet pleier jeg å gjøre en om hver 4 eller 5 dager, men uansett frekvens du velger, ta litt uavbrutt tid på en mer eller mindre vanlig plan for å se over lister og tenk på “større bilde”. Tenk på hva du vil oppnå i neste uke, vurdere dine overordnede mål i livet, og om det er noe nytt du kan gjøre for å bevege seg mot disse målene, skrive opp detaljerte planer for hvert av prosjektene dine, sørg for at “venter på” elementene er alle stengt, faktisk tenker på alle dine “Tenk om” elementer, og så videre.

Det tar ikke mye tid eller krefter på å holde en god todo liste. Det som trengs, er litt tanke, slik at når du kommer tilbake til listen, er det klart hva du trenger å gjøre og hvordan det passer inn i ditt samlede liv. Når du har utviklet en vane med å bruke en todo liste, blir det nesten uanstrengt, som å gå eller snakke - noe du bare gjøre.

Ta litt tid i år for å komme inn i den vanen, og begynn å bruke din tid og energi til å bevege seg mot målene dine i stedet for å brenne den opp med å prøve desperat bare for å bli der du er. Kom i gang nå og gjør 2008 ditt beste år noensinne - frem til 2009!