Hvordan lede teammøter på den mest produktive måten

I en travel uke, det siste som en leder eller leder ønsker, er en bortkastet time eller to satt i et uproduktivt møte.

Hvis jeg spurte deg hva den mest effektive måten å være ineffektiv ville være, er jeg sikker på at mange av dere vil si det “dårlige møter.”

Møter i dag bruker mer arbeidstid enn noensinne. I dag bruker ledere omtrent halvparten av uken i møter.^[1] Ifølge forskningen fra TED en tredjedel av den tiden er bortkastet på meningsløse, dårlig kjøre møter.

En undersøkelse fra Clarizen rapporterte at arbeidstakere anser statusmøter for en sløsing med tid, og at nesten 50% av respondentene hellere ville gå til DMV eller se maling tørr.^[2]

I en artikkel for Harvard Business Review,^[3] tre konsulenter fra Bain rapporterer resultatene av en øvelse der de analyserte Outlook-tidsplanene for de ansatte av en navngitt “stort selskap” - og konkluderte med at En ukentlig ledermøte tok opp 300.000 timer i året.

Og det totale, forfatterne skriver, “inkluderer ikke arbeidstiden som brukes til å forberede møter”.

Hvor mange møter har du deltatt der det ikke var en klar dagsorden eller et mål?

Hvor mange av dere har satt i møter som sprang rundt fra emne til emne uten klare handlingsplan ved slutten av møtet?

Hvis du har forlatt møtene mer forvirret enn når du ankom, vær så snill å løfte hånden.

Møter trenger ikke å være noe vi frykter og tåler. De trenger ikke å være noe vi driver inn og ut av.

Vi må finne måter for møter å være langt mer forsettlig, energisk og produktiv, som gir virkelige, konkrete resultater.

Så hvordan å lede teammøter mer produktivt?

Her er 10 måter som ledere og ledere kan starte ledende møter som er produktive og effektive, og fordelaktige for alle involverte: Annonsering

1. Ramme hvert møte på en positiv måte

For å få alle på rommet i et positivt tankegang og energi for møtet, er et godt utgangspunkt å få alle i rommet til å dele noe de har gjort fremgang på eller er begeistret for.

Dette angir umiddelbart tonen og retningen til hele møtet.

I stedet for at folk er i et negativt tenkemåte om å måtte delta i møtet, kommer de fra et sted av positivitet, bidrag og positivitet.

2. Har en klar leder i rommet

Uansett formålet med møtet, må noen i rommet ta ansvaret for å lede og lede møtet.

Denne personen vil sette dagsordenen for møtet, sørg for at det ikke går ut av emnet og vil sørge for at møtet forblir innenfor en avtalt tidsramme.

De vil ofte rapportere om fremgang, gi klarhet om hva som må skje etter møtet, og få engasjement fra folk i møtet om fremtidige tiltakstrinn.

Hvis det ikke er noen som tar kontroll, kan folk med de største personligheter eller største meninger dominere og stoppe roligere personligheter fra å bidra.

3. Ha de riktige menneskene på rommet

Tenk tilbake til det siste flotte møtet du var i. Var møtet fullt av folk “gjøre opp tallene '” eller var det fullt av folk som bidro og leverte innspill?

Jeg gjetter det var sistnevnte.

For å lede et virkelig produktivt møte, ta deg tid til å vurdere hvem som skal være involvert.

Du vil ha folk i rommet som vil tilføre verdi, som er aktive bidragsytere, har bakgrunnskunnskap, er beslutningstakere, handler og hvem som vil bli direkte påvirket av resultatet av møtet.

Vær forsiktig med å fylle rommet, med mindre du absolutt må, med folk hvis motivasjon for å være der, er enten status eller frykt for å gå glipp av noe.

Fokus på å få folk i møterommet som vil gi produktivt bidrag, ikke passive tilhengere. Reklame

Hvis du har autonomi til å ordne møtene dine, men du vil, fokuser på å gjøre det slik at de leverer de mest produktive resultatene.

4. Bruk folks unike styrker i ulike møter

Ikke alle i din bedrift eller lag er den rette passformen for hvert møte.

Et godt tips for å skape produktive møter er å få tydelige på hvilke møter gruppemedlemmene bør og ikke skal være en del av.

Ikke tenk bare på å fylle rommet, vær selektiv om å invitere folk som du vet, vil gjøre det største bidraget.

Vi har alle forskjellige styrker. Noen av dine lagmedlemmer vil være gode i brainstorming møter, mens andre kan bli stresset ut ved tanken på å delta.

Det samme gjelder prosess- og statusmøter.

Når det gjelder å skape den største innvirkningen fra møtet, er det viktig å vurdere hvilken energi du vil ha i rommet, og hvem kan bringe den rette verdien til et møte.

Hvis du har klarhet i det, sørg for at de riktige personene er i rommet.

Under min bedriftskarriere pleide jeg å lede brainstorming, strategi og status møter. Jeg visste at forskjellige medlemmer av teamet ville bringe forskjellige ferdighetssett til bestemte møter.

En av mine øverste styremedlemmer var mer strategisk enn kreativ, så jeg ville forsikre meg om at hun var nummer én på teamet mitt for strategimøtene. Men jeg holdt henne ut av brainstorming møter, til fordel for andre lagmedlemmer.

Et annet lagmedlem var en flott strategisk planlegger, så jeg ville sørge for at hun satt i både brainstorming og strategimøter. Under brainstormingsmøtene tenkte hennes verdi på plan- og handlingstrinnene som trengs for å utøve de kreative ideene.

Les neste

7 strategier for å øke produktiviteten på arbeidsplassen

Har du falt inn i "travle" fellen? Her er din vei ut

7 Kraftige skritt for å oppnå karriere suksess

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Ledende produktive møter handler ofte om å være leder for et stort orkester. Hvis du ikke har de rette komplementære instrumenter og utøvere i rommet, samarbeider sammen og jobber i harmoni, kan resultatet bli et stort rot. Men hvis du tar de rette artistene sammen, kan resultatene være magiske og inspirerende.

5. Slutt møter med klare tiltaksstrategier og ansvar

Tenk tilbake til det siste møtet du var i, sjansen er at det var mange gode samtaler, verdifulle innspill og innsikt. Reklame

Men hva skjedde i slutten av møtet? Gikk dere alle på dine egne veier, eller var det klare handlingstiltak og ansvarssett?

Det er verdt å sette opp tid på slutten av hvert møte for at alle skal dele sitt største innsikt.

Dette styrker bidrag og samarbeid og sikrer at alle kommer bort fra møtet med et klart perspektiv på møtets verdi.

For å styrke dette videre er det ansvaret for møtets leder å tydelig utlegge handlingstrinnene, personlige ansvar og tidsrammer for å iverksette tiltak på hovedelementene i møtet.

6. Lag et klart formål for møtet

Å holde seg på sporet er en av de vanskeligste utfordringene for å drive et effektivt, produktivt møte. Årsaken til dette er at mange møter er satt opp uten et klart formål, eller til og med agenda.

Noen møter skjer bare fordi noen kanskje har bestemt at du skal ha et ukentlig statusmøte.

Å gå opp til møter som det, uten en klar forståelse av hva spesifikt møtet handler om, hva dagsorden er, eller hva prioriteter for møtet er, kan få deg til å føle at møtet er sløsing med tiden din.

Når du er klar over formålet med møtet, blir du mer engasjert, vet hva du skal forberede på forhånd og vet hva de ønskede resultatene av møtet er.

7. Hold møtet på plass

I en artikkel i Journal of Applied Psychology oppdaget forfatterne at sitte ned møter tok 34% lengre tid enn å stå opp møter.^[4]

Hvis du finner ut at sitte ned møter ikke er så produktive som du ønsker dem å være, endre ting og få alle deltakerne til å stå.

8. Gjør møter kortere

Hvis du har en klar hensikt og agenda for møtet, bør du ha en følelse av hvor lenge møtet skal vare.

Mange møter jeg har opplevd tidligere hadde en kalenderinvitasjon satt for enten 45 minutter eller 60 minutter. Noen møter var faktisk ferdig tidligere, men fordi tidsrammen hadde blitt satt for en bestemt tid, fortsatte møtet på ingen måte.

Begynn å sette inn møter med et kortere tidsvindu, være det 30 minutter eller 40 minutter, og se om møtene blir mer produktive og effektive. Reklame

Våre oppmerksomhetsspenninger og energinivåer kan begynne å slippe av jo lenger møtet fortsetter.

9. Start og slutt på tid

Ingen ønsker å bli ventet på møter å starte, og må omplanlegge om møtene overskrides.

Hvis du driver møter som starter i tide og slutter i tide, vet deltakerne hva de kan forvente og vet for å komme seg på tid.

Hvis lagmedlemmer velger å ikke komme fram til tid, kan det være lurt å ha et eget møte med den personen for å gjøre det klart at du forventer at de kommer til tiden.

10. Endre miljøet

Hvis du finner ut at møtene er sakte å komme i gang eller blir foreldet, kan det være på tide å forandre miljøet.

Jeg har hatt noen av mine mest produktive møter, bare ved å forlate kontoret og gå til et inspirerende sted, eller ha et møte eller to i en lokal park.

Bunnlinjen

Møter går ikke bort. De er en uunngåelig og viktig del av bedrifts- og forretningsliv.

Men for å sikre at de ikke bare er sløsing med tid og er en effektiv måte å samarbeide på og jobbe for å levere og oppnå store mål og prosjekter, må vi sette møtene opp slik at de er verdifulle, produktive og gir konkrete resultater.

Vi må lære å lede gruppemøter produktivt og effektivt.

Hvis du gjør noe på de tipsene og strategiene jeg har lagt ut på hvordan du leder teammøter på den mest produktive måten, vil du sørge for at du maksimerer styrken og mental energi til alle i rommet.

Møtene dine vil ikke lenger være noe du og laget ditt dreads eller forsøker å unngå. I stedet vil møtene bli en måte å koble til igjen, bli kreativ, bestemme strategi, få støtte, feire fremgang og generere produktiv fart.

Mer ressurser om arbeidsplassproduktivitet

• 15 hemmeligheter til løpende møter som verdens topp nyskapende selskaper
• Bekymring med produktivitet på arbeidsplassen? 12 tips for å få mer gjort
• Delegations forsiktige kunst
• Hvordan være mer produktiv: 4 små tweaks som vil 10x din produktivitet
• 12 hemmeligheter til et produktivt produktiv møte du bør vite

Utvalgt foto kreditt: Kampanje skapere via unsplash.com

Henvisning

[1]	^	TED: De økonomiske konsekvensene av dårlige møter
[2]	^	Clarizen Survey: Arbeidstakere vurderer statusmøter et produktiv sløsing med tid
[3]	^	Harvard Business Review: Dette ukentlige møtet tok opp 300 000 timer i året
[4]	^	Journal of Applied Psychology: Effektene av å stå opp og sitte ned møteformater på på møte resultater