Hvor viktig er e-post?

Hvor mye tid bruker du å bli konsumert av e-posten din? Føler du at du stadig blir trukket bort fra andre viktige oppgaver fordi du aldri kan holde innboksen din fornøyd?

Hvis svaret er ja, her er spørsmålet du må spørre deg selv: Har du noen gang sluttet å tenke på hvor viktig e-postene dine er?

Siden den ydmyke e-posten ankom, har det klart å erstatte de fleste ting i våre liv! Så snart en e-post kommer inn i innboksen vår, føler vi en overbevisende trang til å svare umiddelbart. Reklame

Men det må ikke være slik.

Ny forskning har vist at bare 1 av 3 e-post er faktisk viktig for arbeid og krever en handling.

Sjefforsker, Nathaniel Borenstein fra Mimecast, (som utførte forskningen) sa:

“Det som er klart er at den gjennomsnittlige ansatt står overfor en betydelig utfordring ved bare å behandle informasjonen som kommer inn i innboksen sin og å identifisere hvilke meldinger som er ekte forretningskritiske.”

Jeg er sikker på at du selv har opplevd dette. I gjennomsnitt mottar jeg over 100 e-postmeldinger hver dag. Hvor mange av disse er virkelig viktige? Sannsynligvis mindre enn 10. (De fleste av dem er mer av en distraksjon enn noen bruk.)

Så hvorfor ikke ta denne nye forskningen som et tegn for å gjøre noen vårrengjøring? Det er på tide å skape litt plass i innboksen din, slik at du virkelig kan fokusere på oppgavene som gjør en forskjell for din bedrift eller jobb.

3 trinn til våren Rengjør innboksen din

1. Oppheve abonnementet. Vær hensynsløs og avmeld deg fra et nyhetsbrev som ikke har blitt lest de siste 2 ukene. Hvis du ikke har lest det, så virkelig sannsynlig er du i fremtiden? Vær realistisk og fjern de unødvendige abonnementene.

2. Deal med 'abonnement frykt for å gå glipp av'. Husk at ved å melde deg ut, mangler du ikke. Du kan alltid besøke nettstedet eller bloggen på egen hånd og få tilgang til informasjonen. Det er ikke et siste farvel! Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

3. Sett opp 'e-postregler'. Du kan sette opp 'regler' slik at bestemte typer e-postmeldinger umiddelbart settes inn i en e-postmappe etter eget valg. Dette betyr at du beholder innboksen din fra e-postmeldinger som ikke er viktige. Jeg bruker dette verktøyet til å flytte noen nyhetsbrev, siden jeg finner disse kan enkelt forbruker 30-40% av innboksen min. (Merk: Jeg er en Mac-jente så jeg vet bare hvordan jeg gjør dette på en Mac.)

Her er prosessen med Entourage:

Opprett en ny mappe først ...

1. Opprett en ny e-postmappe ved å gå til "File" -menyen.
2. Velg 'Nytt' og deretter 'Mappe'.
3. Pass på at du gir mappen din en relevant tittel, for eksempel nyhetsbrev eller personlige venner (avhengig av emnet ditt).

Sett deretter noen regler ... Reklame

1. Gå til rullegardinmenyen "Verktøy".
2. Velg 'Regler' og deretter 'Ny'.
3. Gi din regel en tittel.
4. Velg 'Legg til kriterium' - dette bør se en boks under vises som sier 'fra' (hvis den ikke sier 'fra' og velg 'fra' i rullegardinmenyen).
5. Pass på at boksen ved siden av 'fra' sier 'inneholder' og deretter i boksen ved siden av dette legges til i e-postadressen du lager regelen for.
6. Under finner du en del som sier "Da" Legg til handling "Fjern handling", her bør du se to flere bokser ved siden av hverandre.
7. Pass på at den første boksen sier "Flytt til" (du må kanskje velge dette fra rullegardinmenyen).
8. I boksen ved siden av dette må du velge navnet på den mappen du opprettet i trinn 1.
9. Hit 'OK' og regelen din har blitt satt opp! Entourage vil nå flytte noen e-postadresser danner adressen du sendte inn i den valgte mappen din!
10. Gå gjennom og opprett regler for alle e-postmeldinger som du mener er "ikke haster".

Det er det. Nyt den nye, rene og klare innboksen!

(Fotokreditt: E-postikon på skjermen via Shutterstock)