5 tips som doblet min produktivitet i fjor

Målene gir deg retning, gjør kalenderen din mindre skremmende, og fortell deg når du skal feire dine prestasjoner, men uansett hvor mange mål du har og hvor godt du er å oppnå dem, kan produktivitet være et stort problem. Det var derfor i 2012 at et av mine hovedmål var å forbedre produktiviteten over hele linjen. Jeg eksperimenterte, endret søvnvaner, skiftet da jeg fokuserte på bestemte oppgaver, og testet et dusin forskjellige teorier for å se hva som fungerte og hva som ikke gjorde, og mens det store flertallet av mine “geni” ideer viste seg å ha svært liten (eller negativ) innvirkning på produktiviteten min, noen få ting fungerte ganske bra.

Her er fem av de tingene som fungerte best, og hvordan de raskt og effektivt kan brukes til å øke din egen produktivitet:

Arbeider færre timer

Når ting blir veldig opptatt og det virker som om du aldri vil, noensinne bli fanget opp, det er knepskuddreaksjonen som de fleste jobber med mer, ikke mindre. På et strengt logisk grunnlag er det fornuftig: Når du jobber mer, blir du mer ferdig, ikke sant? Som jeg fant i fjor, kan dette ikke være tilfelle. Jeg har alltid bemerket at i dager da jeg har mye tid på å få ting gjort, har jeg en tendens til å bli mindre gjort totalt, og i 2012 skjedde to ting å bekrefte dette.

Først begynte jeg å ta halv dag to ganger i uken for å tilbringe tid med sønnen min. På de to dagene ville jeg jobbe fra 7.00 til 13.00; ca 3 timer mindre enn min normale tidsplan. Det var utrolig stressende i begynnelsen, men med tiden la jeg merke til at jeg faktisk fikk like mye, om ikke mer, gjort på de dagene enn jeg gjorde på dagene jeg jobbet til klokken 16.00. Reklame

For det andre installerte jeg RescueTime. Anbefalt av Tim Ferriss i 4-timers arbeidsuke, Redningstid installeres i bakgrunnen av Mac eller PC og sporer hvor mye tid du bruker på bestemte oppgaver. Du kan bruke den til å blokkere bestemte oppgaver eller gi avansert analytikk hvis du betaler for det, men jeg bruker den gratis versjonen, så jeg kan få en ukentlig e-postmelding som forteller meg hvor produktiv jeg var i en gitt uke. Hver søndag viser en epost som inkluderer antall arbeidstimer og prosentandelen av produktiviteten jeg nådde den uken.

Den første uken jobbet jeg 45 timer og var 73% produktiv, hvilket Rescue Time fortalte meg at det var bedre enn om lag 75% av personene som bruker nettstedet. Jeg gjorde det mitt mål å få det nummeret opp til minst 80% skjønt, og den eneste måten jeg kunne gjøre det på, var å jobbe færre timer. Da jeg begynte å jobbe mindre i begynnelsen for å gjøre farens ting på tirsdager og onsdager og senere for å sikre at jeg hadde helger for verft og familietid, la jeg merke til at produktiviteten økte sterkt. Det minnet meg om Parkinsons lov; Hvis du gir deg selv en viss tid for å fullføre en oppgave, fyller du den tiden til ferdigstillelse, så da jeg ga meg 45 timer for å få en ukes verdi for arbeid, tok det meg 45 timer. Da jeg bare ga meg selv 35 timer, fikk jeg fortsatt alt gjort, pluss jeg hadde mye mer tid til meg selv, noe som igjen reduserte stress og gjorde meg til og med mer produktivt.

Unplugging en gang i uken

Rundt samme tid som jeg skjønte at jeg var å kaste bort i nærheten av 12 timer i uka på skrivebordet mitt og lese på YouTube-videoer, begynte jeg å lure på om jeg brukte for mye tid foran en skjerm. På lørdager og søndager ville jeg ganske bokstavelig talt stønne når jeg trengte å logge på og sende en e-post; hjernen min og kroppen ble slitt ut med skjerm utmattelse. Som sådan bestemte jeg meg for å slå alt av for en dag (på frivillig basis - jeg var fortsatt tilgjengelig hvis det var en nødsituasjon i arbeidet) og tilbringe tid på å jobbe ute, løpe ærend med familien min, eller spille brettspill med venner.

Ikke bare gjorde dette meg til å komme over angst av skjerm utmattelse i helgen, det gjorde meg mye mer produktiv når jeg logget på mandag morgen. Jeg fryktet ikke tanken på å skru på datamaskinen min; Jeg omfavnet det. Reklame

Automatiserer så mye som mulig

Alle har en håndfull oppgaver de bruker helt for mye tid på; de små tingene som spiser tid ut av dagen med svært lite eller null fordel. Enten det er en vedlikeholdsoppgave som å oppdatere dine økonomiske regneark eller en kommunikasjonsoppgave som å sende e-post, mister du hvor som helst 5-10 timer i uken, gjør ting som enten er A) kjedelig eller B) lav avkastning. Jeg visste alltid dette, og mens jeg hatet det, kunne jeg ikke gjøre mye om det. Automatisering tok for mye tid, eller penger, ingen av dem jeg hadde.

I 2012 foretok jeg investeringen og begynte å automatisere sentrale oppgaver. Ting som:

• e-post - Istedenfor å få det åpent hele dagen med meg, lukket jeg e-postapplikasjonen min og sjekket den bare to ganger om dagen. Jeg forlater Skype midlertidig, og alle vet at hvis det er viktig, bør de bare ringe eller Skype meg.
• regnskap - Jeg opprettet en ny Freshbooks-konto, installerte mobilappen på min iPhone og begynte å sende fakturaer og oppdatere utgifter mens du er på farten. Kombinert med Quickbooks for generell regnskap, tar det nå bare 20 minutter i uken å oppdatere alle mine finanser i stedet for en time eller to jeg brukte hver fredag ​​før.
• To-Do lister - For de tunge GTD-appene må du bruke litt penger. Det er noen flotte freebies som Wunderlist, men de fleste av de større, multi-platform, cloud-synkroniseringsverktøyene koster penger. Når det er sagt, er de vel verdt investeringen; Jeg anslår at jeg har lagret dusinvis om ikke hundrevis av timer de siste 18 månedene med Omnifocus på min telefon og datamaskin.
• Outsourcing - Når jeg outsourcte før, var det en prøvelse: Enten tilbrakte jeg hele dagen å svare på e-post og telefonsamtaler, eller jeg mottok et ferdig produkt som ikke var i nærheten av det jeg hadde bedt om. Jeg har investert litt tid i å lage opplæringsmateriell til entreprenører, for eksempel videoer, stilguider og maler som sørget for outsourcing, var mye lettere å få gjort riktig.

Automatisering, når den implementeres på riktig måte, kan gi en umiddelbar økning i produktiviteten og til slutt hjelpe deg med å gjenvinne noe av den mentale energien du har brukt på rutinemessige oppgaver.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Opptak og gjenoppretting av viktige arbeidsvaner

En av mine favorittbøker av 2012 var Habitens kraft av Charles Duhigg. I det snakker Duhigg om alt fra hvordan vaner jobber med de fantastiske tingene folk har vært i stand til å oppnå ved å endre små keystone vaner. Reklame

Etter å ha lest boken ble jeg betydelig mer klar over de tingene jeg ville gjøre hver dag som tok en bit av mine produktive timer, for eksempel når jeg mest sannsynlig skulle lese filmanmeldelser eller surfe på Facebook, hvorfor jeg skulle gå ned to eller to tre ekstra ganger om ettermiddagen, og de mange tingene som ville holde meg opp om morgenen og få meg til å begynne å jobbe sent. Mens jeg ikke har løst alt, var det bare å være klar over de små problemene et stort første skritt.

Det begynner med observasjon: tilbringe to eller tre uker bare å lage notater av hva du gjør. Hold en journal på datamaskinen eller kjøp en notatbok og skriv ned raske notater. Ingenting er for lite. Skriv ned når du spiser, når du tar pauser, når du ser på nettsteder, bør du ikke, etc. (RescueTime kan også hjelpe her). Etter et par uker vil du ha en mye bedre idé om hva som kommer i veien for produktiviteten din. Så se på de vanene og identifiser køen, rutinen og belønningen. Cue er utløseren: handlingen, tanken eller øyeblikket som gjør at du vil følge den vanen.

I mitt tilfelle la jeg merke til at når jeg fullførte en arbeidsoppgave, ville jeg umiddelbart surfe på et nettsted som ikke hadde noe å gjøre med arbeid - en slags mental rensing. Cue var ferdig med arbeidet, rutinen besøkte IGN og belønningen var at jeg ikke måtte tenke på arbeid for 5 (går på 15 minutter). For å forandre denne vanen begynte jeg å komme opp og gjøre noen strekker når jeg fullførte en oppgave. Køen var den samme. Jeg ville gjøre noe annerledes etter å ha skrevet 5 artikler, men rutinen endret seg, og det ble ikke bare forbedret produktiviteten, det tok meg ut av stolen.

Se etter lignende øyeblikk på dagen og måter du kan endre de vaner for å øke produktiviteten. Reklame

Sette til side gjennomgang / tenkningstid en gang i måneden

Fortell meg om dette høres kjent: Hver dag, i minst et par minutter, vil jeg bli distrahert av noen “stort bilde” oppgave. Økonomi, planlegging, e-post, klienter - uansett hva det var, ville jeg slutte å skrive og begynne å ta notater og tenke på mine neste skritt. Jeg liker å være organisert - veldig organisert - men som frilanser, får organisasjonen deg bare så langt. Du må også være fleksibel, så de planlagte øvelsene vil dukke opp hver dag i uken. Jeg brukte nok 1-2 timer om dagen på kalenderen min og å gjøre lister; egentlig ikke gjør noe, men absolutt tenker mye på det.

Jeg bestemte meg for å legge til side to timer hver fredag ​​og en dag hver måned som jeg ville tenke på de større overordnede målene, og resten av tiden jobbet jeg nettopp. Om jeg hadde en anelse om hva jeg gjorde eller ikke, jobbet jeg nettopp. Ikke bare gjorde dette kutte ned på hvor mye tid det var å tilpasse timeplanen min, det forbedret produktiviteten ved å kutte distrahertene og tvinge meg til å bare få ting gjort.

Produktivitet kommer ut av din egen måte

Det er ikke lett å være produktiv hele tiden. Det er øyeblikk når du bare vil være lat og ikke gjøre noe i noen få minutter, og det er helt normalt. De mest produktive menneskene er de som har et system på plass som gjør det mulig for de dovne øyeblikkene og hopper dem tilbake til høyt utstyr når de er klare.

Når jeg blir mer ferdig på kort tid, automatiserer tidkrevende oppgaver og endrer vaner mine i 2013, forventer jeg å bli ikke bare mer produktive, men lykkeligere i det jeg gjør. Selv om ikke alle tips i dette innlegget er riktige for alle, garanterer jeg at implementering, selv om bare et par vil hjelpe deg med å bli mer ferdig.

Hvilke strategier har du brukt i livet ditt for å bli mer ferdig? Hvordan øker du produktiviteten uten å angi urealistiske forventninger? Lyder av i kommentarene nedenfor.