15 Beste organiseringstips for kontororganisasjon og få mer gjort

Du kan kanskje tro at du ikke har tid til å organisere kontoret ditt, men hvis du virkelig visste hvor mye tid den uorganiseringen kostet deg, ville du revurdere.

Omarrangering og flytting av hauger av og til teller ikke. Du fjerner heller ikke skrivebordet ditt, hvis du slår rotet i en skuff eller en skuffe.

Et relativt pent og ordentlig kontorlokale gir vei for høyere produktivitet og mindre bortkastet tid.

Organiseringen av kontoret trenger ikke å ta dager, det kan gjøres litt om gangen. Faktisk er å opprettholde et organisert kontor mye mer effektivt hvis du behandler det som et pågående prosjekt, i stedet for et massivt angrep.

Så hvis du er klar til å komme i gang, vil følgende organiseringstips hjelpe deg med å forvandle kontoret til et effektivt arbeidsområde.

1. Rengjør kontoret ditt

De-rot, tom, makulere, bli kvitt alt du ikke trenger eller vil ha. Se deg rundt. Hva har du ikke brukt på en stund?

Ta ett område om gangen. Hvis det ikke virker, send det ut for reparasjon eller kaste det. Hvis du ikke har brukt det i måneder og ikke kan tenke på når du faktisk trenger det, går det ut. Dette gjelder for møbler, utstyr, forsyninger, etc. Reklame

Ikke glem om knick-knacks, planter (ekte eller kunstig), og dekorasjoner - hvis de er dekket av støv og få kontoret ditt til å bli loslitt, er de rettferdige spill.

2. Samle og distribuere

Samle opp hvert element som ikke er der det tilhører, og legg det der det gjør.

3. Etablere arbeid “soner”

Bestem hvilken type aktivitet som skjer i hvert område på kontoret ditt. Du har sannsynligvis et hoved arbeidsområde (mest sannsynlig ditt skrivebord), et referanseplass (arkivskap, hyller, bindemidler) og et forsyningsområde (skap, hyller eller skuffer.)

Plasser riktig utstyr og forsyninger er plassert i riktig område så mye som mulig.

4. Nærhet

Plasser utstyr og forsyninger som du bruker mest innen rekkevidde. Ting du sjelden bruker, kan lagres eller legges bort.

5. Få en god labeler

Velg en etikett maker som er enkel å bruke. Ta deg tid til å merke hyller, hyller, kurver skuffer. Ikke bare vil det minne deg om hvor ting går, men det vil også hjelpe andre som kanskje har behov for å finne, bruke eller legge bort noe i arbeidsområdet ditt.

6. Endre arkiveringssystemet ditt

Når vi beveger oss fullt ut i den digitale tidsalderen, er behovet for å lagre papirfiler redusert. Reklame

Hva kan butikken din digitalt? Er du duplisering av filer? Du kan kanskje eliminere noen av filene og mappene du har brukt tidligere. Hvis du lagrer filer på datamaskinen, må du kontrollere at du gjør regelmessige sikkerhetskopier.

Her er noen lagringsideer for å lage et jevnt arkiveringssystem:

• Opprett en møtemappe - Putt alle “elementer som skal diskuteres” der sammen med elementer som må deles ut, rapporter som må gis osv. Det hjelper deg å være forberedt på møter og spare deg for stress selv om et møte er flyttet opp.
• Lag en WOR-mappe - Så mye av våre rotete papirer er ting som er på vent til noen andre reagerer eller handler. Corral dem i en WOR (Waiting on Response) mappe. Sjekk det noen dager for utestående handlinger du må følge opp på.
• Oppbevaringsbokser - Bruk billige lagringsbokser for å beholde arkiverte filer og få dem ut av din nåværende filplass.
• Magazine bokser - Bruk magasinbokser eller bindemidler til å lagre magasiner og kataloger du virkelig vil oppbevare. Sørg for at du virkelig trenger dem til referanse eller forskning, ellers resirkulere dem eller gi bort.
• Lese mappe - Oppgi en fil for utskriftsartikler og dokumenter du vil lese som ikke er haster.
• Arkiver filer - Når et prosjekt er fullført, sett alle materialene sammen og legg dem bort. Behold din “arbeider mapper” for prosjekter pågår.
• Fil hver uke - Ikke la din arkivering hakke opp. Legg papirene dine i en “Å lagre” mappe og fil alt en gang i uken.

Se flere tips om hvordan du organiserer filene dine her.

Les neste

Hvordan kaste ting bort uten noen beklagelse

10 enkle strategier for å gjøre livet ditt bedre i dag

30 Best Procrastination Quotes å få deg tilbake til arbeid

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

7. Fjern ditt skrivebord

Fjern alt, rengjør det grundig og legg tilbake bare de elementene som er avgjørende for daglig bruk.

Hvis du har problemer med declutter ting, vil denne Declutter formelen hjelpe deg med å kaste bort ting uten å angre på det senere.

8. Organiser skrivebordet ditt

Nå som du har strømlinjeformet skrivebordet ditt, er det en god ide å organisere den.

Bruk stasjonære arrangører eller containere til å organisere elementene på skrivebordet ditt. Bruk skuffer for papir, beholdere for mindre gjenstander. Reklame

Ikke glem datamaskinen din! Pass på at filene eller bildene er alle i organisasjonsmapper. Jeg anbefaler at du fjerner datamaskinens skrivebord hver dag før du forlater arbeidet.

9. Organiser skuffene dine

Legg elementer som brukes sammen i samme skufferom, stempler med konvolutter, klebrig pads med notisblokker, osv.

Bruk skuffarrangører til små gjenstander - papirclips, klemmer, etc. Bruk en separat skuff for personlige gjenstander.

10. Separate innboksene

Hvis du jobber jevnlig med andre, lager du en mappe, skuff eller innboks for hver.

11. Fjern dine hauger

Forhåpentligvis med ditt nye organiserte kontor, vil du ikke lage bunker med papir lenger, men du må fortsatt sortere gjennom de gamle.

Gå gjennom haugen (litt om gangen om nødvendig) og sett den på riktig sted eller dump det.

12. Sorter postene

Ikke bare hold e-post i en haug som skal sorteres eller rifle gjennom og ta ut brikkene du trenger akkurat nå. Sorter det så snart du får det - Å handle, Å lese, Til fil, For å delegere eller avlevere ... Reklame

13. Tilordne kaste datoer

Du behøver ikke å beholde hvert stykke papir på ubestemt tid. Merk på filer eller dokumenter når de kan kastes eller rives.

Noen juridiske eller økonomiske dokumenter må oppbevares for spesifisert tidsperiode. Pass på at du vet hva disse kravene er.

14. Filtrer e-postene dine også

Noen e-poster er viktige å lese, andre er bare ikke så viktige.

Når du bruker filtersystemet til å merke forskjellige typer e-post, vet du prioritet og hvilke som skal svare først.

Ta en titt på disse 4 trinnene for å oppnå innboks null.

15. Rett opp skrivebordet ditt

På slutten av dagen, gjør en rask straighten, så du har en ren start neste dag.

Siste tanker

Bruk ett tips eller prøv dem alle. Mengden innsats du legger inn i å skape og opprettholde et effektivt arbeidsområde, vil lønne seg på en stor måte.

Istedenfor å bruke tid på å lete etter ting og blande hauger, kan du tilbringe tid ... vel ... arbeider og du vil glede deg over å være rotete!

Utvalgt fotokreditt: Alesia Kazantceva via unsplash.com