12 tips for bedre business writing

Dagens næringsliv er nesten helt informasjonsdrevet. Enten du driver en liten bedrift eller opptar et lite hjørne av org-diagrammet på et massivt multinasjonalt selskap, er sjansen at hoveddelen av jobben din består i å kommunisere med andre, oftest skriftlig. Selvfølgelig er det e-post og det tradisjonelle forretningsbrevet, men de fleste forretningsfolk er også pålagt å skrive presentasjoner, notater, forslag, forretningsbehov, opplæringsmateriell, salgsfremmende kopi, gi forslag og et bredt spekter av andre dokumenter.

Her er gni: De fleste forretningsfolk har liten erfaring med å skrive. Mens de med forretningsgrader sannsynligvis gjorde litt skrive på skolen, er det sjelden stresset i forretningsprogrammer, og det å lære å skrive godt er nesten ikke drivkraften bak folkens ønske om å gå til handelshøyskolen. De uten universitetsbakgrunn kan aldri ha blitt presset til å skrive i det hele tatt, i hvert fall siden folkeskolen.

Hvis du er en av de mange i virksomheten for hvem skriving aldri har vært en stor bekymring, bør du vite det mangel på skriveferdigheter er et større og større handikap med hvert år som går. Å bruke litt tid til å forbedre din skriving kan resultere i en markert forbedring av dine ansettelsesegenskaper og salgsfremmende potensielle kunder. Det er ingen erstatning for praksis, men her er noen poeng å sette deg på rett spor. Reklame

1. Mindre er mer.

I virksomheten skriver som i nesten alle andre typer skriving, konkiserer saker. Ironisk nok, som skrevet informasjon blir stadig viktigere for virksomhetenes jevne funksjon, er folk mindre og mindre villige til å lese. I økende grad, magasiner og andre utsalgssteder som pleide å kjøre 2000-ordsfunksjoner, kuttes tilbake til 500-ords skisser. Bruk ord sparsomt, kutt ut den blomstrende prosaen, og unngå lange, svimlende setninger. Som Zorro lærte sin sønn, “Kom inn, gjør Z, og kom deg ut!” - gå rett til poenget, si hva du vil si, og gjør det med det.

2. Unngå jargong.

Alle i virksomheten hater virksomhetsskriving, alt det “blå himmel solutioneering” og de “strategiske synergier” som til slutt betyr ingenting; “brainstorming” og “muligheter til å jobbe sammen” er mer meningsfylte uten å høres latterlig ut. Mens noen ganger er jargong uunngåelig - for eksempel i et forretningsbehovsdokument eller teknisk spesifikasjon, for eksempel - prøv å bruke tydeligere språk. Selv for folk i samme felt som deg, er jargong ofte ineffektiv - øyet glir rett forbi det uten å virkelig fange betydningen. Det er en grunn til at jargong brukes så ofte når en forfatter vil ikke si noe. Reklame

3. Skriv en gang, sjekk to ganger.

Proofread umiddelbart etter at du har skrevet, og så igjen timer eller, bedre ennå, dager senere. Ingenting er mer pinlig enn en dum skrivefeil i et ellers fint dokument. Det er neppe rettferdig - skrivefeil skje! - Men folk dømmer deg for de feilene uansett, og hardt. Bortsett fra direkte nødsituasjon, gi alltid deg tid til å sette skrivingen til side og komme tilbake til det senere. Hjernen er vanskelig og vil ignorere feil som det bare er gjort; litt tid på å jobbe med noe annet vil gi deg løsningen du trenger for å fange disse feilene før noen andre leser dem.

4. Skriv en gang, sjekk to ganger.

Jeg vet, jeg sa bare dette, men jeg mener noe annet her. I tillegg til å fange skrivefeil og andre feil, Å sette litt tid mellom å skrive og lese arbeidet ditt, kan hjelpe deg med å ta feil i tone som ellers ville unnslippe deg og forårsake problemer. For eksempel, når vi er opprørt eller sint, skriver vi ofte ting vi faktisk ikke vil at noen andre skal lese. Sørg for at arbeidet ditt sier hva du vil at den skal si, hvordan du vil at den skal si det, før du lar det nå publikum.

5. Vær særlig oppmerksom på navn, titler og kjønn.

OK, det er en ting mer pinlig enn en skrivefeil: Ringer Mr. Smith “Ms Smith” konsekvent gjennom et dokument. Hvis du ikke er positiv om stavemåten til noens navn, vil deres jobbtittel (og hva det betyr), eller deres kjønn, enten a) kontrollere med noen som kjenner (som deres assistent), eller b) når det gjelder kjønn , bruk kjønnsnutralt språk. “De” og “deres” blir raskt blitt helt akseptable kjønnsnutrale singular pronomen, til tross for hva grammatikklæreren din og den selvrettslige grammatiknamesen i hallen kan si. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

6. Lagre maler.

Når du skriver et spesielt godt brev, e-post, notat eller annet dokument, hvis du har den minste sjansen, skriver du et lignende dokument i fremtiden, lagre det som en mal for fremtidig bruk. Siden rushing gjennom skriving er en av hovedårsakene til skrivefeil og andre feil, Sparer tid ved å bruke et forhåndsskrevet dokument, kan spare deg for forlegenhet på slike feil. Bare vær sikker på å fjerne spesifikk informasjon - navn, firmaer etc. - før du bruker det igjen - du vil ikke sende et brev til Mr. Sharif som er adressert til fru O'Toole!

7. Vær profesjonell, ikke nødvendigvis formell.

Det er en tendens til å tenke på all forretningskommunikasjon som formell, noe som ikke er nødvendig eller til og med svært produktiv. Formelt språk er greit for juridiske dokumenter og jobbsøknader, men som jargong blir ofte usynlig, skjult i stedet for å avsløre meningen. På samme tid, husk det uformell bør ikke bety uprofesjonell - Hold personlige kommentarer, off-farge vitser, og snarky sladder ut av virksomheten din kommunikasjon. Husk at mange bedrifter (muligens dine) kreves av loven for å beholde kopier av all korrespondanse - ikke email, mail eller sirkulere noe du ikke ville føle deg komfortabel etter å ha lest inn i posten i en offentlig rettssak.

8. Husk 5 W's (og H)

Akkurat som en journalists nyhetshistorie, Din kommunikasjon skal svare på alle spørsmålene som er relevante for publikum: Hvem? Hva? Når? Hvor? Hvorfor? og hvordan? For eksempel, hvem er dette notatet relevant for, hva skal de vite, når og hvor skal det gjelde, hvorfor er det viktig, og hvordan skal de bruke denne informasjonen? Bruk 5W + H-formelen til å prøve å forutse eventuelle spørsmål dine lesere kan spørre også. Reklame

9. Ring til handling.

Innholdet av dokumenter som bare er informative, holdes sjelden godt. De fleste forretningskommunikasjon er ment å oppnå noe formål, så sørg for at de inkluderer en oppfordring til handling - noe som leseren forventes å gjøre gjøre. Enda bedre, noe leseren skal gjøre akkurat nå. Ikke legg det til leserne dine for å bestemme hva du skal gjøre med hvilken informasjon du har oppgitt - de fleste vil ikke engang plage, og nok av de som gjør det, vil få det galt at du får et rot på hendene dine før altfor lenge.

10. Ikke gi for mange valg.

Ideelt sett, ikke gi noen. Hvis du ønsker å sette en tid for et møte, gi en enkelt gang og be dem om å bekrefte eller presentere en annen tid. Oppgi maksimalt to alternativer og be dem om å velge en. For mange valg fører ofte til beslutningslammelse, som generelt ikke er den ønskede effekten.

11. Hva er det for leserne dine?

En hjørnestein i effektiv skriving er å beskrive fordeler, ikke funksjoner. Hvorfor bør en leser bryr seg? For eksempel, ingen bryr seg om at Windows 7 kan kjøre i 64-biters modus - det de bryr seg om, er at det kan håndtere mer minne og dermed løpe raskere enn 32-biters operativsystem. 64-bits er en funksjon; la meg få jobben min raskere, er fordelen. Fordeler involverer lesere, siden de er mest opptatt av å finne ut hvordan de kan gjøre livet enklere eller bedre.

12. Lei en frilanser.

Ikke et skrivetips i seg selv, Jeg vet, men gode råd likevel. Skrive er mest sannsynlig ikke din sterke drakt - hvis det er viktig, ansett noen for hvem som skriver er deres sterke dress. Du kan tro at frilansere bare er for markedsføringsmateriale, men det er ikke sant - en god frilansskribent kan produsere notater, treningsmanualer, interne brev, nyhetsbrev for nyhetsbrev, blogginnlegg, wikioppføringer, og omtrent enhver annen form for skriving du kan tenke på . Avhengig av dine behov, kan du legge på arbeidsplassen etter behov eller flytte en frilanser inn i et kabinett på stedet, eller utarbeide hvilke andre ordninger som passer best til dine behov. Forvente å betale minst $ 30 i timen, og mer sannsynlig $ 50 - $ 125 i timen, for god skriving - alle som betaler mindre er heller ikke veldig gode, eller ikke veldig forretningsmessige. (Disse prisene gjelder for forfattere i amerikanske metroområder - prisene kan variere i andre deler av verden.)

Flott skriving kan kreve et talent som få av oss har, men effektiv skriving er en lærbar ferdighet. Hvis bedriften din skriver ikke er opp til snus, følg tipsene ovenfor og se om du ikke kan forbedre den. Hvis du skriver gjør passere mønster, hva med å legge igjen et tips eller to i kommentarene nedenfor?