Hvorfor du bør lære et produktivitetssystem

En av de største hindringene for produktivitet i de fleste menneskers liv er deres motstand mot å vedta et produktivitetssystem. Noen leser mye produktivitetsbøker og nettsteder som Lifehack og føler at de kan ta litt fra her og litt derfra og ringe det en dag. Andre hater ideen om at noen som Stephen Covey eller David Allen kunne kjenne sine egne behov bedre enn de gjør, og så avviser ideen om å bruke “noen andres” system.

Kan vi ikke bare lage vårt eget produktivitetssystem?

Vel, det korte svaret er ja, vi kan - eller vi kunne, kanskje, hvis vi kunne, men vi kan ikke, så nei. Det lange svaret er dette innlegget.

Hva gjør du bra?

Vurder en gründer. La oss ringe henne “Vita Siddiqi”. Vita importerer vakker silketøy fra Bangladesh for hjemmet syngemengden. Hun kjenner ikke bare alle egenskapene som gjør en klutskrue a flott klutskruen, hun vet hvor og hvordan man får den til best mulig pris, hvordan man skal ordne frakt for å minimere ekstra kostnader, og hvordan man markedsfører og distribuerer kluten, slik at den ender i hendene på menn og kvinner som bruk det, på den mest ønskelige prisen og bekvemmeligheten til dem.

Gå Vita! Reklame

Tror du at Vita også skal skrive sine egne kontrakter, gjøre sin bedriftskatt, utforme firmaets brevpapir og skrive ut brosjyrer og kataloger? Skal hun også høste silke, veve kluten, laste den på skipet, fly skipet til USA, losse det på havna og hånd-levere det til sine kunder?

Hvis du er en rasjonell person, er du sannsynligvis enig med meg det nei, det burde hun ikke. Vita burde holde seg til de tingene hun har det bra, og la andre som er bedre dyktige på de andre jobbene, håndtere dem. Alle som tok alle aspekter av virksomheten hennes i hendene som jeg nettopp har beskrevet, må være gal - og ville ikke være i virksomhet veldig lenge.

Faktum er at vi alle har visse ting som vi har definert som våre kjernekompetanser, og som vi har lært å gjøre veldig bra, og stoler på andre mennesker med andre kompetanser til å håndtere ting vi ikke kan gjøre for oss selv.

Produktivitet er en ferdighet

En av de tingene som sjelden læres - og dermed kun læres av de som villig forfølge sin studie - er det sett av ferdigheter og vaner som fører til effektiv styring av vår tid, oppgaver og oppmerksomhet. Det viser seg at tankene er ganske komplekse når det gjelder produktivitetsspørsmål, og at få av oss har fritid, bakgrunn eller lyst til å forfølge sindets intricacies, utvikle et system, teste det, implementere det og forfine det den.

Heldigvis er det noen som ha valgt den banen. Akkurat som David Allen sannsynligvis ikke burde gjøre jobben din, bør du sannsynligvis ikke gjøre - å samle og syntetisere hva vi som samfunn har lært om hva som gjør oss produktive til et sett prinsipper og beste praksis som alle kan lære.

Systemene er systematiske (duh!)

Fordi folk som Stephen Covey har nedsenket seg i produktiviteten i mange år eller tiår, har de lært å minimere konflikter i sine systemer. Mens Coveys 7 vaner kan eller ikke kan appellere til deg, er de i det minste internt konsistente. Covey tok ikke et lite stykke herfra og et lite stykke derfra, kaster alt sammen med en dukke av sin egen berømte Covey-stil dressing, og skål den ut. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Som jeg sa, er sinnet en følsom ting, og de minste avvikene kan sette opp en bølge av kognitiv dissonans som lett kan rive våre produktive liv til rifter. Ved å vedta et testet og raffinert system, selv om det ikke er det perfekte systemet for oss, minimerer vi i hvert fall disse dissonansene.

Systemer skaper vaner

Når vi vedtar et system, begynner vi å lære nye vaner. Forpliktelsen til et nytt sett med prinsipper og oppførsel fører til at vi gjør ting “etter boka” og hvis vi holder fast med det, begynner vi etter en ganske kort tid å følge sine forskrifter automatisk.

Vi kan ikke få dette fra “vår egen” systemer, siden de allerede er bygget rundt våre eksisterende vaner - vanligvis rundt vår unexamined eksisterende vaner. De utfordrer ikke oss til å strekke seg ut, for å utforske den virkelige meningen bak de forskjellige tingene vi gjør, eller å streve for forbedringer.

Systemgrensealternativer

Det er sant at adopsjon av andres system ikke er veldig kreativt. Det er ikke et uttrykk for ditt dypeste selv.

Heldigvis.

Systemene er litt autokratiske. Authoritarian, selv. De sier “min vei eller motorveien” og la lite plass til kreative eksperimenter (og falle fra hverandre ganske raskt når folk begynner å rote med dem). Reklame

Det er en god grunn til dette. Forutsatt at du vil gjøre ting, er det å ha valg det aller verste. Forskning har vist gjentatte ganger at når vi presenteres med to alternativer, er vi veldig gode til å maksimere vår egen egeninteresse. Men når vi presenteres med mer enn to, opplever vi “avgjørelse lammelse” og vil ofte motstå handling i det hele tatt. Som er ikke veien til større produktivitet eller større lykke.

Systemer er bevisste valg

Når vi vedtar et system, tar vi en bevisst beslutning om å lære vaner og ferdigheter som er angitt i det systemet. Dette er ganske forskjellig fra måten vi normalt driver for større produktivitet.

For eksempel, på et eller annet tidspunkt har du sannsynligvis opplevd trangen til “bli organisert”. Kanskje du kom inn på kontoret på en lørdag og tilbrakte hele dagen med å få alt pent og ordentlig, fange opp din arkivering, rydde skrivebordet ditt fra rot.

Men du spør deg aldri Hvorfor du legger filene dine i en bestemt rekkefølge, eller Hvorfor du har plassert kontorrekvisita på denne sokkelen og ikke den. Sannsynligvis fjernet du skrivebordet ditt ved å skape et sted for alle de små, småbitene som ikke går overalt i det hele tatt, uten å lure på hvorfor du har fått små biter i veien.

Kort sagt, du har latt de samme vaner og tankemønstre som førte til uorganiseringen i utgangspunktet bestemme prosessen med å bli organisert. Som om! Det du ikke har spurt er hvorfor du ble disorganisert i utgangspunktet - kanskje de bøkene var på skrivebordet ditt og ikke “hvor de tilhører” fordi hvor de tilhører ikke er et sted som føles naturlig for deg - det er for mye arbeid å hente dem når du trenger dem.

Vedta et system tvinger deg til å møte disse tendensene, og å spørre “Hvorfor?” om alt du gjør. Og hvis systemet er godt designet, gir det deg en god grunn til å svare på det “Hvorfor?” Reklame

Læring av produktivitetssystemer lærer produktivitet

I prosessen med å implementere ditt valgte system, uansett hva det er, lærer du hvordan du setter sammen og implementerer et system.

Det virker ganske opplagt, ikke sant? Men tenk på det - vet du virkelig hvordan du lager og implementerer et produktivitetssystem? Hvis du gjorde det, ville du være på jakt etter råd om å være mer produktive?

Det er ingenting mot deg. Som Vita, vet du ikke hvordan du skal lage silke eller kjøre et skip eller opprette et produktivitetssystem. Men det siste kan du lære - ved å implementere et produktivitetssystem. Ved å omhyggelig omfavne nye, tilsynelatende unaturlige og utilsiktede vaner. Ved å oppleve måten passer et godt designet system sammen.

Faktisk lærer du nok nok at når du har implementert et system, enten det er Allen's Getting Things Done eller Covey's 7 vaner med svært vellykkede mennesker eller mindre kjente systemer som Leo Babautas Zen to Done eller Nick Cernis 'Todoodlist eller noe annet - og levd med det en stund, vil du sannsynligvis begynne å ha en følelse av hva du trenger å gjøre for å skape og implementere et system som fungerer bedre for deg.

Og at er den virkelige verdien av disse systemene - de lærer oss ikke bare hvordan vi skal være mer produktive, men hva våre egne spesifikke behov er, slik at vi kan være like mer produktiv og til slutt oppfylt.