Oppgrader din GTD-kalender og hold deg oppdatert med tider

Mens jeg elsker å gjøre ting gjort (GTD) som et av de beste tidsstyringssystemene rundt, kjempes mange av brukerne for å implementere sine anbefalinger.

Grunnen? GTD ble utviklet på 1990-tallet på en tid da e-volumer var lave, mobil e-posttilgang var begrenset, det var ikke noe som tweeting og 2 personer ble ikke tvunget til å gjøre jobben med 8. Det ble oppfunnet for en enklere tid, og lærte brukere å lage lister over oppgaver merket av “sammenhenger,” som hovedsakelig ble bestemt av en kombinasjon av ens fysiske plassering og nærhet til nødvendige verktøy.

Ting har sikkert forandret seg, og i dag er noen av dem som er inspirert av GTDs regler, tatt en ny tilnærming for å holde tritt med livet i 2011.

For det første er de ifølge Sven Fechner avstå fra det gamle forestillingen om at arbeidet er definert av sted. Merker som @Blackberry eller @iPad har åpenbart liten betydning på grunn av mobiliteten til disse enhetene, @Computer virker som en eiendommelig påminnelse om dagene da e-post bare ble mottatt på skrivebordet ditt, og med fremkomsten av cloud computing og mobil teknologi, @Home har blitt funksjonell ekvivalent av @Work. Reklame

I dag har brukere av GTD forskjellige problemer: de sliter (som alle andre) for å holde tritt med den økende mengden ting de vil gjøre i løpet av den begrensede tiden. Heldigvis finnes det en løsning som er innebygd i GTDs prinsipper, men det kan bare forstås ved å se på hvordan strenge GTD'ere styrer sine oppgaver.

Ved starten av en aktivitet følger en bruker av GTD kontekstuell merking denne prosessen:
1. Bestem min nåværende kontekst, f.eks. @Datamaskin
2. Skann listen over elementer som er merket med den aktuelle konteksten
3. Bestem hvilken oppgave å handle først
4. Gå til trinn 1 på slutten av oppgaven

Ofte må en GTD-bruker også utføre en “Ukentlig gjennomgang” av alle sine oppgaver for å sikre at de er riktig merket.

Det er en sekvens som er lett å forstå og implementere, og nøkkelen til å få det til å fungere er å ha hver enkelt oppgave merket med riktig sammenheng. Denne tilnærmingen har fungert bra for mange, men det er et økende antall som klager over deres manglende evne og uvilje til å gjennomføre en effektiv ukentlig gjennomgang.

Det som skjedde er enkelt å forklare. Etter hvert som antall oppgaver, meldinger, kommunikasjonskanaler og mobilenheter har økt, har prosessen med å skanne hvert element på hver liste blitt overveldende. Det tar for lang tid, de klager: en kjedelig lære som ikke er verdt innsatsen. Reklame

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Vitenskapen om å sette mål (og hvordan det påvirker hjernen din)

Psykisk vs Eksplisitt Scheduler

Noe annet har også lagt til følelsen av å bli belastet.

Alle effektive kunnskapsarbeidere engasjerer seg i en form for aktiv tidsplanlegging på bestemte kritiske øyeblikk i uken: før du starter arbeid hver morgen, søndagskvelder før uken starter, like før de godtar en ny oppgave, og når en sammenbrudd av noe slags skjer. På disse øyeblikkene. de skanner raskt sine mentale kalendere og begynner å flytte ting rundt i hodet for å sikre at de kan fullføre de viktigste oppgavene før de kommer.

Denne jongleringshandlingen er spesielt viktig for komplekse aktiviteter, for eksempel å betale en skatt innen 15. april. De fleste tenker ikke bare på den store dagen selv, men fokuserer også på å kutte ut tid for å fullføre det forberedende arbeidet noen uker og til og med måneder før forfallsdatoen for å hindre en siste liten panikk.

Som du kanskje kan forestille deg, gjør de mest organiserte fagpersonene ikke disse oppgavene alene. De bruker planleggingsverktøy som papirkalendere, tabletter, bærbare datamaskiner, smarttelefoner og webtjenester for å hjelpe dem med å manipulere forfallsdatoer, varigheter og leveranser i en eksplisitt tidsplan, uten å vedta noen av de etablerte beste praksisene i prosjektledelse.

Merkelig, men GTD berømmer famously sine brukere fra å overføre disse mentale planene ut av deres sinn. De mest strenge brukerne bruker bare disse planleggingsverktøyene til å spore avtaler som ikke kan flyttes, for eksempel den 15. april forfallsdato som ikke kan forhandles. Eventuelle aktiviteter som kan finne sted på fleksible datoer før da, tilhører ikke en kalender. De ville for eksempel ikke sette tid til side i sine tidsplaner for å finne regninger, kjøpsprogramvare, konsultere fortidsposter og konsultere skattetabeller. Reklame

Jeg er ikke sikker på om dette er hva forfatteren av GTD ment, men effekten på GTD-brukere på en helhet er at de går rundt med nesten tomme kalendere, men svært komplekse mentale tidsplaner. Igjen, dette var ikke et problem da GTD ble utviklet på 1990-tallet. På dagens arbeidsplass har det imidlertid vist seg å være kompliserte og stadig skiftende kalendere i sitt sinn, og det har ført til følelser av overveldelse og byrde da brukere blir tvunget til å bygge, huske og huske mentale tidsplaner som strekker seg over flere måneder.

For omtrent 5 år siden trodde jeg også at min elektroniske kalender var problemet og prøvde å følge GTD-tilnærmingen til oppgaveplanlegging. Når flere av mine forpliktelser begynte å falle gjennom sprekker, forstod jeg ikke hvorfor, men nå gjør jeg det - det er for vanskelig å holde en mental kalender i dagens verden av stadig økende oppgaver.

Svaret er heldigvis ikke å forlate GTD, men i stedet for å finjustere det.

The Tweak

Hensikten med å merke oppgaver med en sammenheng er å gi et filter som gir brukeren et lite, håndterbart utvalg av oppgaver å velge mellom. Nå som vi har flere krav til vår tid, trenger vi forskjellige filtre enn de som er beskrevet i boken.

I dag er nøkkelen ressursbegrensning tid, og det er allerede noen brukere som bruker tidsmessige koder for å hjelpe dem med å gjøre denne filtreringen. For eksempel, tenk at du er midt i et anstrengt møte klokken 9:30, og du mottar en melding fra din barnepike: “Plukk opp melken på vei hjem fra jobb.” Reklame

Hva pleide å være “@GroceryStore - Pick Up Milk” blir nå “@Mon kveld - Pick Up Milk” eller “@ 6 pm - Plukk opp melk.”

I dette eksemplet husker den største utfordringen for arbeidende fagfolk ikke hva de skal gjøre når de er i matbutikken. I stedet ligger det i å huske å gjøre omveien til butikken klokka 18:00 etter en hardt møtesdag. De som mest sannsynlig vil “huske” bruk faktisk ikke minne. De bruker verktøy som smarttelefonkalendere for å forsikre seg om at de ikke har noen konflikter før de plasserer varen i klokken 6 pm sammen med en varsler som en summer, pip eller vibrasjon.

Selv om denne løsningen virker enkel nok, er det faktum at elektroniske kalendere ikke ble bygget for dette formålet, og må tilpasses for å møte hver brukers behov. Hvis du bestemmer deg for å gjøre denne oppgraderingen, er det en god ide å fortsette å eksperimentere for å se om livet forbedrer seg ved å spørre følgende:
Spørsmål 1 - Er det bedre å administrere mine aktiviteter i et verktøy i stedet for i minnet?
Spørsmål 2 - Bruker jeg verktøyet på en måte som øker sjansen for å plukke opp melken?
Spørsmål 3 - Kan jeg redusere Ukentlig gjennomgang ved å skanne oppgaver planlagt i nær fremtid?

Disse bør ikke være abstrakte spørsmål - de bør besvares når du eksperimenterer med oppgraderingen for å se om det er behov for ytterligere endringer, eller til og med en tilbakestilling.

Faktum er at det ikke lenger er noen størrelse som passer alle, en permanent løsning for å forvalte våre forpliktelser, og vi må fortsette å finne nye måter å bli bedre på. Oppgradering av våre systemer og måten vi bruker GTDs anbefalinger på, kan være morsomme når vi oppdager nye måter å være produktive på, men vi må være villige til å endre seg med tiden.