Mot en ny visjon av produktivitet, del 3 Problemet med GTD

Dette er den tredje delen av en 12-delserie jeg legger ut gjennom slutten av desember og inn i januar 2009, og undersøker den nåværende forståelsen av produktivitet og hvor konseptet kan være på vei i fremtiden. Jeg inviterer Lifehacks lesere til å være en aktiv del av denne samtalen, både i kommentarer her og på dine egne nettsteder (hvis du har en). Jeg vil også snart annonsere noen andre arenaer der jeg og flere andre skal diskutere noen av problemene som er reist i denne serien. Følg med…

Det er rimelig å si at David Allens Få ting gjort har vært det mest innflytelsesrike arbeidet med produktiviteten til vår generasjon. Folk som sliter med å få tak i de daglige oppgavene deres - enda mindre gjøre fremskritt med store, livsforandrende prosjekter - finn i boken en relativt rett fremgang til å styre tid og arbeid som de kan dykke rett inn i, og ofte finner sine liv målbart forbedret når de begynner å sette Allens ideer i praksis.

Av god grunn også. GTD er i sin reneste form ganske enkelt. Du fanger tanker når de kommer til deg, bruker en bestemt tid hver dag og bestemmer hva de skal gjøre med de tankene, lag lister over handlinger du må utføre, og gjør de handlingene. Hver gang du setter bort en time eller to, vurderer du hva du har tenkt og gjort, og hva du vil gjøre i fremtiden.

Hva kan være galt med det?

Det korte svaret er “ingenting”. GTD hjelper. Implementert med noen form for disiplin, gir det klarhet og kontroll som for mange av oss føler mangler i vårt daglige liv. Reklame

Og fortsatt, så enkelt som GTD er, så lett grep som de sentrale forutsetningene ser ut til å være, sliter folk fortsatt med det - og kjempe kraftig. Dette nettstedet og dusinvis av andre har viet utallige tusen ord for å hjelpe folk “få” GTD. David Allen selv har fortsatt å produsere forelesninger, lydbøker, artikler og annet materiale som går tilbake og forklarer grunnleggende om GTD. Det er klart at det mangler noe, noe som tyder på at folk finner for vanskelig å forstå.

Hva mer, folk motstår GTD på ulike måter. Det er en kraftig trang til å lage GTD-frie soner, vanligvis i hjemmet - vi synes tydeligvis at det er ubehagelig å redusere våre ikke-fungerende liv til et sett med neste handlinger og prosjektlister. Eller vi blander og matcher ulike deler av systemet, for eksempel ved å skape prosjekter uten å bekymre seg om målene (mens Allen, den viktigste delen av et prosjekt er i stand til å visualisere målet). Vi lager handlingslister, og fordi Allens prioriterte system gir oss fortsatt usikkerhet om hva vi skal gjøre, prioriterer vi vår liste eller oppretter separate lister over mest viktige oppgaver (MIT).

Og vi gjør ikke ukentlig vurdering. Vi gjør “mini-anmeldelser” sporadisk i løpet av uken, eller vi gjør store vurderinger “en gang iblant”, men vi kan ikke klare å finne en time eller to i uken for å sette seg ned og se på livene våre. I GTD> Ukentlig gjennomgang audiobook, alle involverte trenere oppførte dette som deres kunders mest betydningsfulle hinder - og de innrømmet at det hadde vært for dem også!

Hva skjer? Hvorfor er GTD så enkelt å forstå og så vanskelig å sette i bruk? Hva er det ikke gjør det vanskelig å stole på helt? Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Jeg vil foreslå noen få problemer som hver spiller en rolle i mangelen på GTD for mange mennesker. Jeg bør legge merke til at dette ikke er ment å være et teppe fordømmelse av systemet, men forhåpentligvis å åpne opp bakken for å tenke fruktbart om hva som trengs bortenfor GTD (eller lignende systemer; GTD er det jeg vet, men jeg ville vove at systemer som Coveys og andres faller på lignende måter).

1. Det er systemet, dumt.

GTDs mest kraftige styrke - det er veiledning i å skape et system som man stoler på - er også en av sine største mangler. Det er ikke noe mysterium hvorfor GTDs største publikum har vært a) bedriftsforetak, som Allen skrånet til i utgangspunktet, og som er vant til å jobbe innenfor etablerte prosedyrer og under pålagte tidsplaner, og b) tekniske folk som programmerere, hvem er også komfortable med stivt definerte prosedyrer, og som er mestere i å bryte komplekse prosesser i enkle, diskrete oppgaver.

For resten av oss, føler GTD litt for mye som det slags arbeid vi plukket boken opp for å hjelpe oss med å styre i utgangspunktet. Det føles som det virksomhet, og for folk som har virksomhet ikke forretning - kreative fagfolk, for eksempel - det føles “utvendig” til vårt virkelige arbeid (og identitet). Det kan vel være hvorfor så mange forfattere, designere, artister og andre kreative folk opprettholder en brannmur mellom sine GTD'd-liv og deres “ekte” liv - GTD virker hensiktsmessig for våre ikke-kjerneoppgaver, for eksempel å holde avtaler og håndtere vår bokføring (tingene vi egentlig ikke vil gjøre), men føler meg helt galt i våre studioer, favorittskrivere og kreative hjemmeliv. Dette er sannsynligvis også grunnen til at så mange mennesker strekker seg til å utvide GTD i familielivet - det føles feil å delegere oppgaver til din ektefelle eller barn eller til å behandle dekorere juletreet ditt som en “prosjekt”.

2. Ingen prioriteringer = Ingen retning

Kanskje Allens største innovasjon i GTD blir kvitt prioritert innstilling til fordel for kontekstbevissthet. I GTD ser du ikke på listen din for å se hva den viktigste oppgaven er, du ser for å se hva som lettest utføres, gitt hvor du er og ressursene du har for hånden. Reklame

Og selv om dette kan fungere godt i et kontormiljø der det meste av arbeidet ditt er ganske klart prioritert, selv om du ikke tenker på det, er det vanskeligere å søke på arbeidsmiljøer, samt for solo arbeidere og gründere hvem har å gjøre med de fuzzier kravene til en jobb som kanskje ikke har slike klare prioriteringer.

For mange, da, istedenfor å begrense å bekymre seg for hva du skal gjøre på et gitt tidspunkt, øker GTD ofte stress som folk prøver å finne ut hvilke oppgaver virkelig er de viktigste som skal fungere på.

(Ironisk nok sier Allen ofte det sentrale spørsmålet du burde spørre deg selv er “Er dette det viktigste jeg kunne gjøre akkurat nå? Er denne oppgaven å oppfylle min skjebne i verden?” Jeg må tro at motsigelsen her er utilsiktet, en slags stor oversikt over Allens rolle som han tenker på en eller annen måte å løse.)

3. Gjør, gjør, gjør!

Kjernen til Allens GTD er den neste handlingen. Enkelt sagt, den neste handlingen er den aller neste tingen du bør gjøre for å flytte et prosjekt fremover. GTD eschews planlegger for de fleste ting, foretrekker i stedet å begrense lister til bare de tingene som kan og skal gjøres for øyeblikket du sjekker lister. Når en handling er fullført, bør den enten naturlig strømme inn i neste handling, eller du bør legge til neste trinn for å ta deg nærmere for å fullføre målet ditt til din neste handlingsliste. Reklame

Den oppgaveorienterte GTD-funksjonen er effektiv for de fleste, noe som er grunnen til at hvis ikke noe annet kommer de fleste unna seg fra å lese Få ting gjort med minst en god neste handlingsliste. Det er også attraktivt for oss fordi det resonerer godt med en av kjerneverdiene til den moderne vestlige kulturen (til tross for den er øst-y, Zen-lignende følelse): arbeid.

Den protestantiske arbeidsetikken - som ikke er begrenset til protestanter! - kan sies å dominere vestlige kulturen. Arbeid er en verdi i seg selv for oss - tenk på hvor mange variasjoner det er på konseptet at “tomgangshandler er djevelen lekeplass.” Blant quakers, Shakers og andre kalvinistiske off-shoots, blir arbeidet en form for bønn; Gjennom arbeid oppnås fellesskap med Gud. (Det er ingen tilfeldighet at F.W. Taylor var en Quaker.)

GTD er et grunnleggende system, noe som betyr at systemet fokuserer på å få dine daglige oppgaver i orden, ikke på høyere nivå mål og prioritering. Det er det der, men Det er ikke helt intuitivt hvordan du kommer fra Allens “Runway” se til “50.000 fot” flybilde. Forutsetningen er at hvis du fokuserer på handling, vil den høyere meningen oppstå - mye som bønn.

Det store bildet er skyet

Ingen av dette er ment å være en avskedigelse av GTD. Systemet fungerer for mange mennesker, og jeg har ingenting mot det som sådan. Problemet er at det er hull, det mens GTD bør være en måte å rydde opp plass i folks liv, slik at de kan tenke på og oppfylle sine høyere nivåmål, klarer det ikke å gjøre det for mange mennesker. Kanskje for de fleste. Vi stryker på den slags selvrefleksjon som, mens den er innebygd i systemet i ukentlig gjennomgang, er den minste praktiserte delen. Virkeligheten er at for de fleste, organisering av oppgaver og prosjekter på en eller annen måte gjør ikke føre naturlig til Big Picture-visningen - noe mangler. Målet mitt her er å fjerne dekkene, for å trekke minst noen av GTDs feil i åpningen, slik at vi kan finne de sannsynlige stedene som må fylles. Etter å ha gjort det, vil resten av denne serien fokusere på de sannsynlige stedene og foreslå måter å flytte fra bare å få ting gjort for å få mening.