Årsaken til at du er e-post med filer, er ikke hva du synes

Du bruker 10% av arbeidsdagens arkiverte e-post, ifølge IBMs undersøkelser. Det er 4 timer. Egentlig? En halv arbeidsdag arkivering e-post? Da jeg leste forskningen, trodde jeg heller ikke på det. Men som noen som har gitt opplæring på tidsstyring i over 15 år, har jeg møtt elever som er veldig lidenskapelige om deres arkivering. Du kjenner sikkert noen som det også. Du har sett deres Outlook-mapper til venstre for innboksen deres. Noen er virkelig et kunstverk - 60 mapper dypt og 6 bredt. Strukturer som har vokst og morphed over tid, som en myrs nest burrowed i jorden. Du kan nesten føle de menneskene som desperat prøver å dra en e-post inn i en mappe, men det vil ikke passe. En annen mappe blir opprettet. Og tønnen av tunneler vokser.

IBM-undersøkelsen så på hva vi gjør med e-post. Forskerne brukte begreper som “refinding” å beskrive prosessen med å lete etter en e-post som vi har lest tidligere og at vi må lese igjen eller handle videre. De observert over 85 000 refinding handlinger over 345 brukere. Deres innsikt er utrolig. Reklame

Det er 3 typer filer

Brukerne ble delt inn i 3 grupper når det gjaldt arkivering: No Filers, Frequent Filers, og Spring Cleaning Filers. Hvilken er du?

Ikke svare på e-post når vi skal

37% av e-postene brukerne åpnet skulle ha blitt besvart, men ikke. Vi kaller dette på “E-poststrussel”. Noen som åpner e-post, vinner og lukker dem igjen. Jeg vedder på at du aldri har gjort det;) Reklame

Opprette mapper for å forstå hva vi trenger å gjøre

Vi lager mapper fordi vi tror vi ønsker å sette våre e-postadresser unna for oppbevaring til vi trenger dem igjen. Forskning tyder på at over 80% av e-postene vi sender bort, aldri blir sett på igjen. Det vi virkelig engasjerer i, er en “for sikkerhets skyld” respons. “Vel, jeg må kanskje dekke min rumpe på XYZ-prosjektet, så jeg skal sende dette,” vi sier. Guruerens svar? Bli god til å bruke avansert søk, fordi du alltid vil vite noe om e-posten du vil refindere. Du kommer til å huske hvem det er fra, et nøkkelord, den grove datoen - noe som vil hjelpe deg med å finne på e-posten. Legg til det faktum at de fleste bedrifter arkiverer e-post i 7 år, og du vil se at det ikke er fare for å miste e-posten.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Grunnen til at vi lager mapper til venstre for innboksen vår er å forstå de e-postrelaterte oppgavene vi trenger å gjøre. Det er litt som å gå gjennom skogen med en machete, hakke på underveksten. Når vi hugger bort, legger e-post i mapper, kan vi se veien fremover, som om vi rydder buskene og går bort for å se veien fremover. Den grunnliggende grunnen til at vi gjør dette er at vi bruker innboksen vår som vår oppgaveliste, og vi tror at å se på denne oppgavelisten er viktig hvis vi skal gjøre fremgang. Reklame

Men her er den virkelige gni ...

Vi har laget en flott struktur av mapper, bred og dyp, som har vokst med oss ​​etter hvert som vi har vokst inn i vår jobb. Det mest ødeleggende innsiktet fra forskningen er at de som filen tar så lenge som de som ikke arkiverer for å refindere en e-post! Dette skyldes at mappene ble opprettet som et middel til å rydde innboksen, ikke som et middel til å organisere dem for å refundere. Derfor, når den hyppige filen ser etter en e-post, kan de ikke følge en logisk sekvens for å finne den e-posten fordi det ikke er en. I tillegg er deres arkiveringsstruktur på deres e-postsystem forskjellig fra den på harddisken, så de har i hovedsak to arkivskap. Hver har en annen struktur i henhold til formatet, det vil si en arkivskap for e-post og en for alt annet. Det legger til et dårlig strukturert arkiveringssystem. Reklame

Så, hva er svaret?

1. Stopp innlevering av e-postene dine umiddelbart.
2. Sett alle mappene dine med e-postene inn i arkivet.
3. Bli god til å bruke avansert søk for å finne e-postene dine i Outlook, Gmail eller Apple Mail.
4. Avansert handling: Ikke bruk innboksen som en oppgaveliste. Lag en hver dag for deg selv. Denne tidsbehandlingsmalen vil hjelpe.

Utvalgt fotokredit: Jeremy Bishop via unsplash.com