Den mest effektive måten å måle lagets produktivitet på

Har du noen gang sett deg rundt på kontoret ditt og tenkt: teamet mitt er travelt, men er de produktivt?

Du kan se hvor mye tid teamet ditt legger inn i sitt arbeid. De kommer tidlig, eller arbeider sent. De fyller kalendere med møter, og svarer på hver e-post som kommer. Du vet at laget ditt har de beste hensikter. Men hva gjør de egentlig? Og er det å produsere resultatene du trenger? Du trenger en effektiv måte å måle lagets produktivitet på.

En måte å vite at hele den tiden de bruker til å jobbe, er å flytte firmaet fremover, og ikke bare å spinne hjulene sine.

Den mest effektive måten er å svare på spørsmålene nedenfor:

1. Vet ditt team hvor du går?

En av de beste måtene teamet ditt kan forbedre produktiviteten, er for alle å forstå hvor du skal - ha godt definerte bedriftsmål, og fokusere på bare noen få om gangen. Ifølge John Doerr i sin bok Mål hvilke saker:

I en undersøkelse av elleve tusen toppledere og ledere kunne et flertall ikke nevne selskapets topprioriteter. Bare halvparten av kunne også nevne en.

Hvis teamet ditt ikke vet selskapets retning, vil de ikke ane hvordan de skal gjøre de tingene som vil gi mer verdi. Bob Senior Manager kan snakke med 10 viktige kontakter per dag, men han vet kanskje ikke at ingen av disse kontaktene har kjøpt noe fra firmaet ditt i det siste året. Han vet ikke at økt salg fra teamet ditt er viktig, noe som er en måte for deg å bidra til selskapets hovedmål. Reklame

Så den første måten å måle lagets produktivitet på er å spørre om de forstår hva som er viktig.

2. Er du forpliktet til dine spesifikke mål?

Da jeg var finansdirektør ved en liten oppstart, jobbet vi hardt for å klargjøre en håndfull viktige mål. Selskapet var tidlig, så våre tre mål var: fundraising, bedriftspartnerskap og produktutvikling av rørledninger.

Men konsernsjefen hadde skinnende objektsyndrom. Hver gang noen nevnte en interessant idé i bransjen, ville han prøve. Vi fant oss selv å vurdere flere produktoppkjøpsmuligheter som ville kreve en komplisert gjeldsavtale. Som CFO ble jeg trukket inn i arbeidstid på disse sideprosjektene.

Som et resultat av dette gikk fremdriften vår på fundraising og bedriftspartnerskap, som skapte en brannøvelse etter hvert som tiden gikk. Vi klarte å skaffe penger i løpet av tiden, men savnet våre bedriftspartnerskapsmål.

Det var umulig å være produktiv som et lag da vi kjørte i så mange forskjellige retninger. Vi ville svinge hver gang konsernsjefen fant noe nytt og interessant.

Leksjonen er, mens det er kritisk å ha definerte mål, vil de ikke skape et mer produktivt lag, med mindre du forplikter deg til dem.

3. Har du en ledende indikator for ytelse?

Når du har bestemt de få viktige målene for bedriften din, kommuniserer du dem til teamet ditt, og forplikter deg til disse målene (uten å jage ned hvert skinnende objekt). Det neste trinnet er å se om du har en indikator som måler lagets ytelse. Reklame

Mange selskaper bruker et resultatregnskap (P & L) for å måle ytelsen. Og det er et viktig stykke av puslespillet. Men når du ser tilbake på måneden, kvartalet eller året, har alle aktivitetene som gikk inn i P & L allerede skjedd, og alt du kan gjøre er å svare på dem. Men som Geno Wickman skriver i Traction: Få tak i din bedrift:

Ifølge en gammel forretningsmast, er alt som måles og sett, forbedret.

Så i stedet for å se bakover, tenk på hva du kan måle for å se frem i din bedrift.

La oss se Bob Senior Manager, som snakker til 10 viktige kontakter per dag. Å snakke med kontakter kan være en hovedindikator, men det er ikke nok. Å snakke med de 10 kontaktene genererer ikke salget, og alle i teamet ditt forstår nå er et viktig mål. Men hvis du følger trinnene i prosessen, kan du bestemme hva som fungerer og hva som ikke er. Og bedre optimalisere lagets produktivitet.

Så for Bob kunne han spore antall innkommende versus utgående anrop, antall personer i forhold til telefonsamtaler, antall ganger han trenger å snakke med en kontakt før de kjøper, og deretter antall salg per uke / måned / kvartal.

Les neste

Slik prioriterer du rett på 10 minutter og jobber 10X raskere

7 Kraftige skritt for å oppnå karriere suksess

9 ting som de mest tilfredsstillende jobber har til felles

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Å holde oversikt over hvert trinn vil gi en mye bedre beregning av hva som fungerer og hvor ting bryter ned. Det vil også fortelle deg det mest produktive trinnet.

For eksempel, etter å ha sporet alle trinnene, kunne Bob innse at han gjør 3 ganger mer salg etter personlig møter enn han gjør etter telefonsamtaler. Så måten å måle Bobs produktivitet er å holde styr på sin prosentandel av personlige møter. Reklame

4. Vet alle hvem som eier hva?

Så bedriftens mål er satt. Alle forstår hvilken retning bedriften trenger å gå, men det betyr ikke at alle på laget ditt vet nøyaktig hva de skal gjøre. Hvordan bidrar de individuelt.

Ansvarlighet er en viktig komponent for å måle lagets produktivitet. Det er kritisk at alle vet, forstår og eier sine selvstendige handlinger som bidrar til organisasjonen som helhet.

Når alle er ansvarlige for sitt bidrag, er laget ditt mer produktivt. De vet hva andre søker i dem. Og når lagmedlemmer viser både eierskap og ansvarlighet, utvikler teamet sitt tillit til hverandre.

Tillit betyr mindre folk som sjekker eller dupliserer andre lagmedlemmers arbeid, eller sparer tid for mikromanagement; og en mye mer effektiv arbeidsplass.

5. Er ditt lag å gjøre beslutninger?

Evnen til å ta beslutninger er en effektiv måte å måle lagets produktivitet på. Beslutningen er vanskelig for nesten alle. Folk ønsker ikke å begå, hvis ideen er feil eller noe bedre kommer med, spesielt i et lagmiljø.

Men i Napoleon Hills klassiske bok Tenk og bli rik, han nevnte en studie som analyserte 25.000 mennesker som hadde opplevd feil. I den studien, mangel på beslutningsprosesser, eller utsettelse, var en av de viktigste årsakene til svikt.

Hvis du finner ut at laget ditt bruker mye tid på å sparke en boks nedover veien, i stedet for å velge en retning, er det sannsynlig at laget ditt ikke er så produktivt som du kanskje håper. Sparking som kan ta opp mye tid og energi, og kan ofte ta mer tid enn å bare velge retning og deretter svinge senere. Reklame

6. Er ditt team fokusert på hva som er presserende, eller hva som er viktig?

Så du har satt og kommunisert noen få, klare mål. Du har funnet dine ledende indikatorer, og laget ditt har kraft og evne til å ta avgjørelser. Men de nå fremdeles ikke sine mål. Du føler fortsatt at de jobber hardt, men deres resultater er ikke reflekterende av deres handlinger ...

Ta en dypere dykk inn i det som senker dem ned. Enkelte produktivitetsdempinger kommer fra en lagkultur som krever umiddelbare svar på e-post og dager fylt med møter. Det er enkelt å bruke disse handlingene som en proxy for produktivitet. Men de er egentlig ikke produserende hva som helst.

Så ta en titt på de daglige handlingene til teamet ditt. Finn ut hva de gjør som ikke er direkte relatert til de kommuniserte målene.

Hjelp dem å prioritere viktige oppgaver i forhold til de som føler seg presserende fordi de viste seg ut av det blå. Påminn dem om at det er greit å ta opp uventede oppgaver, men som David Allen anbefaler:

Gjør uventet arbeid som det viser seg, ikke fordi det er den minste motstandens vei, men fordi det er det du må gjøre vis-à-vis resten.

Bunnlinjen

Det er mange måter å måle og forbedre lagets produktivitet på. Men selv om du finner at laget ditt sliter med flere av disse problemene samtidig, må du ikke endre alt på en gang. Velg noen ting som skiller seg ut mest. Se hva som fungerer på din unike arbeidsplass og hva som ikke gjør det.

Ta noen oppmerksomt skritt mot et mer effektivt miljø og være konsistent. Produktivitet er alltid forsettlig.

Husk, det betyr ikke at alle i teamet ditt må forvaltes perfekt hver eneste dag i hver dag. Målet er å fokusere på handlinger som skaper resultatene du vil ha og minimere de som ikke gjør det.

Utvalgt fotokreditt: Annie Spratt via unsplash.com