Se hvor enkelt du kan minimere distraksjoner og maksimere effektivitet

Hvis du maksimerer effektiviteten, vil du gi mer verdi til deg selv og andre. Du vil møte mål raskere og mer konsekvent. Du vil leve et fyldigere liv, enten det betyr å øke rikdom, fritid eller tid med familien. Heldigvis kan du maksimere effektiviteten din, eller “kom inn i sonen,” ved å følge tre enkle regler: etablere et befordrende miljø, forfølge forsettlig fokus og eliminere uunngåelig distraksjoner. Disse sentrale handlingene retter fokuset på oppgaven ved hånden og minimerer oppmerksomheten mot distraksjoner.

Jeg underviser og foreleser ved et stort universitet, skriver vitenskapelige artikler og dataprogrammer, og tar doktorgrad. nivå klasser. Det er bare min “dag jobb.” Om natten liker jeg å tilbringe tid med min kone og våre familier, les, skriv til bloggen min og delta i utendørsaktiviteter. Akkurat som deg, jeg har store drømmer og må jobbe effektivt for å møte mine mål. Men jeg har ikke viljestyrken til ubarmhjertig å jobbe lenge, tankeløse dager. Kanskje gjør du heller ikke. Hvis jeg ønsker å oppfylle målene mine, må jeg jobbe effektivt.

Jeg har ikke alltid innsett dette - det er egentlig et nytt innblikk for meg. Tidligere trodde jeg nonsens om “setter i timene.” Standardrådene gjør noe slikt: “Skriv ned alt du trenger å gjøre og gjør det!” Dette er mest unhelpful fordi jeg ikke kan gjøre det. Jeg er for lett distrahert.

Jeg skjønte at gjøremålslister, mens de har plass, er ikke nøkkelen til effektiv produksjon. I stedet trengte jeg bare å ødelegge fiendens produktivitet: distraksjoner. Jeg visste at hvis jeg fjernet distraksjoner, da ville jeg oppnå mine mål og ha mer tid til å forfølge andre interesser. Reklame

Siden dette innsiktet har jeg redusert den ideen om å forintre distraksjoner til tre enkle nøkler. Hvis du gjør disse tingene, vil du maksimere effektiviteten.

Etablere et miljø som bidrar til produktivitet

Først må du etablere et miljø som bidrar til produktivitet ved å fjerne potensielle distraksjoner. Dette betyr at skrivebordet ditt ikke skal ha noe annet enn det du trenger, inkludert skrivebordet og skrivebordet. Enhver unødvendig gjenstand i arbeidsområdet gjør deg mindre effektiv. Det kan fysisk, psykisk og følelsesmessig hindre produktiviteten din. Du må flytte boken du ikke trenger å gjøre plass til et nødvendig dokument. Det uferdige regnearket på skrivebordet på datamaskinen avhenger oppmerksomheten din, og du trenger et par sekunder for å gjenopprette din fart. Din rotete skrivebordslåse gjør det vanskeligere for deg å finne det du trenger og legger til mer stress til morgenen.

Decluttering arbeidsområdet ditt er enkelt. Bare ta alt inn i, på og rundt skrivebordet ditt, legg det inn i en stor haug, og legg tilbake bare de tingene som kreves for dine daglige oppgaver. Kast bort alt annet eller lagre det et annet sted. Det er så enkelt.

Applikasjon: Skrivebordet mitt har en datamaskin, lampe og hva jeg jobber med i det øyeblikket. Det er det. Jeg holder også skrivebordet mykt ryddig. Jeg har ingen permanente ikoner på skrivebordet mitt. Når jeg begynner å jobbe med et bestemt prosjekt, lager jeg snarveisikoner til viktige filer og legger disse til skrivebordet. Når jeg er ferdig, sletter jeg dem. Skrivebordskuffen inneholder bare de forsyningene jeg trenger på en vanlig arbeidsdag (penn, stifter, etiketter, stiftemaskin, papirclips, krokodiller og gummibånd). Jeg holder en juridisk pute og “samling” kurv på en hylle under skrivebordet og ute av syne. Min søppelkurv sitter ved siden av skrivebordet mitt. Reklame

Fjern rotet fra arbeidsområdet ditt. Dette frigjør deg, slik at du kan være mer kreativ og produktiv ved å eliminere mange potensielle distraksjoner før arbeidet ditt begynner.

Oppnå et forsettlig fokus

Fokus ser sjelden ut uventet. I stedet er det forsettlig. Du kan oppnå fokus gjennom en forsiktig innsats, men bare for en begrenset periode. Heldigvis “begrenset tid” er nok.

Parkinsons lov forteller oss det “Arbeidet utvides for å fylle tiden tilgjengelig for fullføring.” Denne loven er en konsekvens av distraksjoner, som kontinuerlig stjeler verdi fra våre liv. Hva kunne ha vært to timer å skrive et blogginnlegg og to timer å spille Frisbee sammen med min kone, blir til fire timer med blogging. Du må bevisst motvirke denne tendensen.

I motsetning til noen som anbefaler strenge frister for arbeid (dvs. jeg slutter å jobbe med dette prosjektet klokken 3), anbefaler jeg at du jobber med prosjekter så lenge du vil, men jobber intenst. Dette gir deg nødvendig fleksibilitet for å gjøre intuitive vurderinger av tiden din, mens arbeidet beveger seg fremover, men eliminerer føttransportering. Arbeider i korte intense utbrudd og tar hyppige pauser, kjent som “pulse,” gjør det mulig å jobbe effektivt samtidig som du opprettholder din mentale energi. Du må beseire Parkinsons lov ikke gjennom strenge tidsfrister, men ved å arbeide intensivt eller ikke i det hele tatt. Forbind deg til å jobbe intensivt for en overkommelig periode, ta en kort pause, og start deretter over. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Applikasjon: Jeg bruker Pomodora teknikken, arbeider 25 minutter, tar en fem minutters pause, og deretter gjentas. Under min korte pause kan jeg få en drink med vann, sjekke e-post eller Twitter-feed, eller gå utenfor. Jeg har bare fem minutter, så jeg er ikke bekymret for at disse aktivitetene kommer ut av hånden. Disse pausene er forfriskende og tillater meg å starte en annen 25 minutters økt med fornyet fokus. Jeg bruker Tomate Timer for Ubuntu til å administrere mine økter; CherryTomato timer er tilgjengelig for Windows og Mac. Men det spiller ingen rolle hvilken programvare du bruker, bare finn et system som fungerer for deg.

Mens du arbeider, sørg for at du maksimerer fokuset ditt ved å jobbe i intense, korte økter med forsettlige pauser. Dette fører til enorm effektivitet, gir deg mer tid til å forfølge andre interesser, og legger til verdi for livet og andres '.

Utvikle et system for å håndtere uunngåelige distraksjoner

Til tross for din innsats for å bygge et distraheringsfritt arbeidsområde og jobbe i korte, fokuserte økter, oppstår distraksjoner som du må håndtere. Du tenker på en ide for et annet prosjekt, eller noen avbryter med litt viktig informasjon. Du må samle inn denne informasjonen for senere, men på en måte som ikke forstyrrer din nåværende effektivitet. Jeg finner innsamlingssystemet foreslått av David Allen nyttig for dette.

Når en viktig distraksjon opptrer, må du raskt få den informasjonen, men sørg for at du håndterer den senere. Jeg skyter raskt ned disse distraksjonene og kaster dem inn i kolleksjonskurven som sitter på en hylle under skrivebordet mitt. Jeg går gjennom kolleksjonskurven mitt et par ganger hver dag, pålitelig, effektivt og bevisst takler disse potensielt forstyrrende distraksjoner. Reklame

Applikasjon: Mens du skrev dette blogginnlegget, kom noen andre gode ideer til tankene. Jeg skjønte ganske enkelt disse ideene og kastet dem inn i min samlingskurv under skrivebordet mitt. Siden da har jeg lagt dem til som postideer i min Nevernote-programvare. Fordi jeg satte ideene inn i et system som jeg stolte på, frigjorde jeg tankene mine for å fortsette å jobbe med den nåværende oppgaven uten å prøve å huske det senere eller ta vare på det nå.

Distraksjoner er uunngåelige. Du må bygge et system som lar deg raskt fortsette din nåværende arbeidsøkt, men sørger for at informasjonen blir lagret og brukt senere. En enkel samling kurv lar deg gjøre dette.

Du kan maksimere effektiviteten og tilby mer verdi til deg selv og andre.

Du kan og bør jobbe mer effektivt. Du fortjener mer enn å dra føttene dine i åtte timer hver dag. Heldigvis krever effektiv arbeid ikke supermanns viljestyrke. Det krever bare å sette deg opp for suksess. Du må ta tre trinn for å maksimere effektiviteten din. Ingen trinn er vanskelig, men alle krever bevisst handling. Først må du fjerne potensielle distraksjoner fra arbeidsområdet. Du må håndtere disse distraksjonene før de senker deg. For det andre må du jobbe i intense utbrudd. Hvis du ikke gjør det, utvides arbeidet ditt for å fylle ledig plass, krenkende i tide for familie-, fritids- og entreprenørskaps-prosjekter. Til slutt må du planlegge for å håndtere uunngåelige forstyrrelser som kan forstyrre dine ellers produktive økter. Raskt å skrive ned informasjonen og kaste den inn i en samlingskorg gjør at du kan komme tilbake på sporet mens du stoler på at du tar de nødvendige tiltakene senere. Ta disse trinnene, maksimere effektiviteten din og skape ubarmhjertig verdi.

Hva tror du? Har jeg savnet noen viktige nøkler? Hvordan har du implementert disse ideene? Hvordan øker du effektiviteten ytterligere?

Utvalgt foto kreditt: sjakk via Shutterstock