Tilbakevendende produktivitet Hvordan personlighet påvirker produktivitet (og hvorfor ingen har fortalt deg det)

(Redaktørens merknad: Vi starter en ny serie denne uken med den nye Lifehack-bidragsyteren Kirsten Simmons “Rethinking Productivity”. Håpet er at våre lesere vil spørre Kirsten spørsmål om produktivitet, organisering og tidsstyring slik at hun kan gi svar som vil få folk til å ta et skritt tilbake og “revurdere” produktivitet. Nyt.)

Kjære Kirsten,

Det er morsomt at du nevner Getting Things Done, fordi min krasj med det systemet er det som opprinnelig spurte meg om å skrive. Jeg har hørt så mange raver om det og leser så mange gode anmeldelser, og da jeg plukket opp boken var det det mest forvirrende jeg noensinne hadde lest! Jeg måtte trekke ut skisseboken for å prøve å visualisere alle trinnene og selv nå er jeg ikke sikker på at jeg fikk dem riktig.

Jeg startet med samlingen av fremragende ting å gjøre, og endte opp med en innboks minst en fot høy. Da prøvde jeg å sortere gjennom alt og gjøre de to minuttene oppgavene. Etter tre timer hodet mitt pounding og jeg hadde bare fått halvveis gjennom! Minst en tredjedel av min “to minutter” Oppgaver endte opp med å ta mye mer tid, og jeg følte meg revet mellom å prøve å fullføre dem eller gå tilbake og forlate enda et element som hang i limbo. Jeg tok en annen stab neste dag og klarte å komme hele veien gjennom, og la meg ha mange stabler av korte og langsiktige prosjekter, delt mellom personlige og inntektsgivende. Reklame

Men nå er det saken - jeg vil virkelig grave inn i noen av mine langsiktige prosjekter nå! Kortene burde ha prioritet, men å gå gjennom materialene jeg hadde samlet for langsiktige prosjekter, har bare gjenopplatt mitt ønske og spenning for dem.

Jeg presset forbi det og begynte å prøve å holde GTD i dag. Jeg tilbrakte minst en time hver dag og prøvde å holde alt rett og flytte oppgaver frem og tilbake når jeg fullførte dem, fortsatte med noe annet, kom tilbake med en ny ide for en ferdig oppgave og gjenåpnet den igjen. På dager hvor jeg lærte workshops, ble innboksen høyt oppe med oppgaver, og jeg måtte jobbe to ganger så lenge neste dag for å hente opp. Jeg begynte å gjette meg selv og miste oversikt over oppgaver i systemet, spesielt når de hadde blitt flyttet frem og tilbake et par ganger. Endelig krasjet jeg etter et 3-dagers verksted da innboksen min var full av minst 5 timers sortering, kategorisering og nettverksoppgaver. Haugen var tilbake til 12 + tommer jeg hadde hatt da jeg først startet, og det hadde bare vært en måned!

Leser nå, det føles så dumt - hvorfor kunne jeg ikke bare ha gjort arbeidet? Klart andre mennesker bruker dette systemet til stor effekt, men synet på den høye innboksen var bare så demoraliserende! Jeg kastet hele saken inn i resirkuleringsbeholderen, og følte meg litt bedre, men mitt inneboende problem forblir fortsatt. Jeg er ditzy og flakey og jeg mener ikke å stå folk opp med jobb og lek, men på en eller annen måte ender det opp i det hele tatt, og jeg hater å skuffe folk. Noen ideer hvordan jeg kan forhindre det?

signert, Reklame

G - (aaaah!)

Kjære G,

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Din børste med GTD høres ut som min egen, bortsett fra at jeg tror at innboksen min hadde nådd rundt 3 meter i høyden før jeg bailed. Jeg husker tydelig tingen som faller over i et skred av papir, visittkort og post-it notater, og mine hunder rushing inn for å undersøke og gledelig å få sider å rive fra hverandre. Jeg burde ha skjørt dem, men det var en lettelse å se restene av det jeg burde ha gjort! Reklame

Som jeg nevnte sist, må produktiviteten passe i ditt eget personlige økosystem. At økosystemet inkluderer dine mål, din personlighet, dine sterke og svake sider, vaner og livsforpliktelser. I GTD er produktiviteten den eneste og ender alt, et stumt instrument som kan være effektivt i de rette hendene, men som kan være overveldende eller til og med ødeleggende i andre. La oss si at du hadde en tomat og trengte å kutte den i to. http://www.lifehack.org/articles/communication/when-to-use-email-when-not-to.htmlVil du velge motorsag, en slakterkniv, en paringkniv eller en smørkniv? Du må ha det riktige verktøyet for jobben!

Du nevner ikke mye om dine mål, vaner eller styrker / svakheter i brevet, men du har gitt meg noen hint om din personlighet. Med tanke på den fysiske høyden til innboksen din, trenger du å visualisere trinnene i GTD og omtale av å hate å skuffe folk, jeg kommer til å gjette deg Miljø eller Fantastisk, og jeg kommer ut på en lem for å si det Miljø er din primære og Fantastical din sekundære. Alle har en primær type som kommer mest naturlig til dem og plukker opp sekundære typer basert på styrken av påvirkningen rundt dem vokser opp.

• Miljøtypen er en fantastisk person person. De har misunnelsesverdig evne til å kunne føle og tolke kroppsspråket og følelsen av folket rundt dem, og de er lykkeligste når de de elsker og tilbringer tid med, er lykkelige. Dette er et dobbeltkantet sverd, og jeg har sett mange miljøvernere forsømmer seg selv til det punktet å ødelegge helsen til fordel for å støtte dem rundt dem i stedet. Din rutinemessige overføringsboksen er en indikasjon på et klassisk miljøkonsert - som sparer alt som kan ha verdi for noen, en dag. La meg gjette - din e-postboks er på samme måte, er det ikke?
• Den fantastiske typen er en visuell tenker, og de gir en imponerende problemløsende evne til enhver oppgave de påtar seg. De har en tendens til å gå seg vill i det de gjør og forbli tapt i timer på slutten, uansett hva som skjer rundt dem. Dette er forfatteren som holder seg oppe i de små timene til morgenskriften og forskeren som dykker inn i labben sin med en idé og dukker opp timer senere etter å ha glemt å spise, drikke eller gjøre noe annet på kalenderen i mellomtiden.

Det er to tilleggstyper, Analytisk og Strukturell.

• Analytisk Type er en strålende stor bilde tenker, og er i stand til å internalisere og behandle informasjon raskt. Dette er personen som kan se på et diagram eller en figur, forstå hva som skjer og hvordan det passer inn i hennes mål, og snakk intelligent om betydningen av dataene og de neste trinnene. De er også svært ambisiøse, noen ganger til skade for andre deler av sitt liv når de er på jakt etter et mål.
• Den strukturelle typen er den naturlig begavede systempersonen - de kan se en situasjon, forstå stykkene, og tenke gjennom potensielle mulige utfall for å sette sammen en repeterbar prosess. Mens jeg ikke kjenner David Allen personlig, forteller den enkle eksistensen av Getting Things Done Empire meg at han er en strukturell. Og systemer som GTD kan fungere bra - for andre strukturer. Det er derfor du ser så mange strukturelle systemer i produktivitetsarenaen - det er et naturlig svar når du ser andre som sliter med å ønske å hjelpe, og hvis du har et produktivitetssystem som fungerer for deg, så vil du naturligvis fortelle andre om det når du ser dem sliter med produktivitet. Men når en miljømessig eller en fantastisk forsøker å bruke et strukturelt system, ser vi frustrasjonen, stresset og den endelige oppgivelsen som du beskriver, G - (aaah!). Når en analytiker bruker et strukturelt system, kan de klare det, men det er ikke best mulig bruk av tid og evner.

Så hva er løsningen for de av oss som har forskjellig styrke enn våre strukturelle kolleger? Vel, det avhenger av de andre elementene i økosystemet - dine mål, vaner og livsforpliktelser. Hvorfor skriver du ikke tilbake og forteller meg om det første og det tredje, G - (aaah!)? Da kan vi begynne å teste ut ideer som har større sjanse til å jobbe for deg. Reklame

Med kjærlighet,
Kirsten

Nå er det din tur - gitt disse typebeskrivelsene, hvilken tror du du er?

Har du et produktivitetsproblem? Fortell Kirsten alt om det og få en løsning!

Utvalgt fotokredit: En grønn bil blant mange andre biler via Shutterstock og inline bilde av Johannes Kleske via Flickr (CC BY 2.0)