Produktivitet gjort enkel Nøkkelen til GTD - Din daglige graf over aktivitet

Høres seriøst ut, ikke sant? Heldigvis, hele ideen viser seg å være ganske lett å forstå.

Men først…

På dette punktet vet du allerede hva de viktigste produktivitetselementene er og hvor du skal begynne med GTD. Dette er alt bra, men vi mangler fortsatt en viktig del av informasjonen ...

Hva i helvete å gjøre med alt dette?!

Og i dag skal vi dekke akkurat det.

Forstå handlingsplanen

Når du jobber med GTD, gjør du i utgangspunktet en av tre ting: Reklame

• Ta vare på definerte oppgaver.
• Ta vare på udefinerte oppgaver.
• Planlegg (definer) oppgavene dine.

Disse tingene kommer i en løkke, og gjentar seg gjennom dagen, uken, måneden og så videre.

Planleggingen av oppgavene dine vil være temaet for neste innlegg i denne serien, så la oss forlate det for nå og fokusere på de to første tingene.

• Definerte oppgaver / aktiviteter er alt som står i prosjektlisten, neste oppgaveoversikt, fremtid / kanskje liste og kalender. Du vet alt du har planlagt å gjøre etter hvert.
• Udefinerte oppgaver / aktiviteter er alt som kommer til deg på overraskelse, og tvinger deg til å ta noen form for handling. Som når din ektefelle ringer deg og roper at huset ditt er i brann. (Det er et ekstremt eksempel, men jeg prøver bare å få poenget mitt på tvers.)

Definert og udefinert er de eneste mulige typer oppgaver du kan snuble på på vei gjennom livet. Alt er enten kjent for deg (ting du har planlagt for), eller nye og uventede (ting du ikke forutslo ville skje).

Så definerte oppgaver vi har dekket. Når du er i humør for arbeid, velger du bare en fra din neste oppgaveliste og utfører den. Men hva skal man gjøre når udefinerte oppgaver skjer? Gjør vi bare dem, eller hva?

Det er her den daglige grafen for aktivitet kommer inn i spill.

Bli kjent med din daglige graf over aktivitet

Først, selve grafen. Ikke bli motløs helt fra starten fordi det er faktisk ganske enkelt å forstå - som jeg forklarer nedenfor.

Reklame

Det er en ting som heter tingene på toppen av grafen. Tingene er alt som krysser veien din i løpet av dagen - alt livet ditt rammer deg med (de udefinerte oppgavene). Å få en e-post er en ting. Å komme opp med en ny ide for noe er en ting. Å motta en telefonsamtale er en ting. Å få en direkte ordre fra sjefen din er også en ting. I en setning - alt som krever noen form for reaksjon fra din side er en ting.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Så tingene går inn i innboksen din. Innboksen trenger ikke å være en faktisk innboks, for eksempel en e-postboks eller en tradisjonell postboks på forsiden din. Dette er bare et sted der alle innkommende ting lander.

Du kan for eksempel lage en mappe på datamaskinens skrivebord. Eller skriv alt ned på klebrig notater og fest dem til datamaskinens skjerm. Eller ha en spesiell beholder ved siden av skrivebordet ditt. Valget er virkelig opp til deg. Det som gir mest mening til deg, kan brukes som en innboks.

Så lander alt der og venter til noen ytterligere handlinger fra din side. Hva du gjør er å plukke opp noe fra innboksen og svare på det første spørsmålet: Hva er det? Må jeg (eller vil) gjøre noe med det?

Hvis svaret er Nei da har du fire hovedalternativer du kan gjøre neste.

• Trashing ting. Ganske selvforklarende.
• Setter det i fremtiden / kanskje liste. Hvis du tror at du kanskje vil jobbe med denne tingen i fremtiden.
• Planlegger det i kalenderen din. Hvis du må gjøre noe på det på en eksakt dato og klokkeslett (husk, din kalender er hellig).
• Setter det i referansefilene dine. Hvis det bare er litt informasjon du vil beholde, men det er ikke tiltak på noen måte.

Hvis svaret er ja så oppstår et annet spørsmål: Er det neste mulige tiltak?

De udefinerte tingene du har truffet med dagen kan bygges veldig annerledes. De kan være enkle en-handling aktiviteter (som et e-postordtak, “Gå ut med søpla”, eller de kan like godt starte massive prosjekter (som, “Start markedsføringskampanjen for Coca-Cola”). Så spørsmålet ovenfor er hvor du bestemmer om det er den tidligere eller sistnevnte. Reklame

Hvis det egentlig er noe som høres ut som et nytt prosjekt, må du sette det inn i prosjektlisten din, og så planlegger du det for å komme opp med en liste over mulige oppgaver for det (jeg vil dekke dette mer i neste post i serien).

Men hvis det bare er en enkel enaktivitetsaktivitet / -oppgave, bør du vurdere å ta vare på det umiddelbart. Derav det tredje spørsmålet på grafen: Kan jeg gjøre det på mindre enn 2 minutter?

Hvorfor 2 minutters begrensning? Fordi hvis du skulle ta vare på hver eneste handlingsoppgave, sender noen deg rett på stedet, ville du ikke kunne gjøre noe annet om dagen. GTD beskytter deg enkelt mot en situasjon når innkommende oppgaver saboterer din arbeidsform.

Så, hvis du faktisk kan gjøre det på mindre enn 2 minutter da bare gjør det. Et eksempel på en slik oppgave er en jeg ga deg et par avsnitt over - noen forteller deg å ta ut søppelet.

Dessverre kan de fleste udefinerte oppgaver ikke gjøres på mindre enn 2 minutter. Det er bare livet.

Det er to valg for deg i et slikt tilfelle. Du kan enten delegere dem eller utsette dem.

• delegere noe betyr å bare sende det til noen andre. Din assistent, din entreprenør, eller den andre du må spare eller finne saken å være en passende oppgave for. Når du sender oppgaven til dem, bare sett den i din “Venter på” Liste så du ikke glemmer å komme tilbake til den personen og spørre om deres fremgang.
• utsette noe betyr å plassere det på ett av to mulige steder: enten din kalender eller din neste oppgaveliste.

Sett det i kalenderen din dersom det absolutt må gjøres på en bestemt dato, ellers sett den i din neste oppgaveliste slik at du kan komme tilbake til det når du bestemmer deg for å jobbe med dine definerte oppgaver. Reklame

Det er alt der er til grafen. Følgende gjør det ærlig at du kan håndtere hver udefinert oppgave veldig effektivt.

Udefinerte oppgaver er de som helt kan ødelegge din perfekt planlagte dag ute; GTD kan hjelpe deg med å forhindre en slik situasjon.

Hva nå?

Vi vet hva du skal gjøre med våre definerte oppgaver (bare gjør dem når du har tid), og vi vet også hva du skal gjøre med våre udefinerte oppgaver (definer dem som forklart ovenfor). Men det er en raskere ting jeg vil dele med deg i dag. Og det er hvordan du vurderer arbeidet ditt hver dag / uke, og faktisk være klar over hva som skjer.

Her er det jeg personlig gjør.

1. Hver dag jeg begynn med min kalender. Fordi jeg vet at de viktigste oppgavene for en bestemt dag er der. Oppgaver som ikke kan overses. Jeg anbefaler deg å gjøre det samme og starte dagen med å sjekke ut din kalender også.
2. Når jeg er ferdig med kalenderen, tar jeg neste oppgaverliste, velg en oppgave og begynn å utføre den. Da velger jeg en annen oppgave, så en annen og så videre.
3. I tillegg gjør jeg en større gjennomgang en gang i uken, og se på alle mine lister: Prosjektliste, Fremtid / Kanskje liste, Venter på liste, og jeg sørger for at mine prioriteringer fortsatt er de samme og at jeg fremdeles vil utføre alle de tingene som er der. Jeg planlegger også neste uke og oppdaterer alt slik at det stemmer helt overens med mine nåværende mål og saker. Dette er også på tide for å lage nye prosjekter og å slette gamle - du vet, rengjør ting opp.

Og det er det. Hele denne metoden kommer ned til disse enkle aktivitetene:

1. Ta vare på din kalender.
2. Ta vare på din neste oppgaveliste.
3. Se gjennom alt.
4. Gjenta.

Og det er derfor GTD er så effektivt i et ekte miljø.

(Fotokreditt: Decision Making Phrase via Shutterstock)