Produktivitet gjort enkelt Valg av hva som skal gjøres neste gang med GTD

I den forrige episoden av Produktivitet gjort enkelt (ved hjelp av GTD for å forbedre produktiviteten) serien snakket vi om hvor du skal begynne med GTD - hjernedumpingen. I dag er det på tide å ta din massive liste over ting, og skape en handlingsplan som gjør at du velger hva du skal gjøre neste meget lett.

Hvis du ikke bruker noen metodikk i arbeidet ditt, kan det være vanskelig å velge neste oppgave. Det er så mange ting å gjøre, men så liten tid. Du kan prøve å gjøre de viktigste oppgavene først, men hvordan bestemmer du hva som virkelig er viktig og hva som bare virker som om det er? Videre er noe faktisk viktig eller bare presserende?

Å løse utfordringer som dette er hvor GTD virkelig skinner. Du kan bruke metoden til å ta hjernedumplisten din og dele den i handlingsseksjoner, på minst forvirrende måte.

Dele listen din til prosjekter

Hjernedumplisten din er ikke noe du kan jobbe med effektivt. Hvis du vil være produktiv, trenger du noe mindre og mer overkommelig.

Det første skrittet mot å skape en slik ting er å gjøre listen over oppgaver til en liste over prosjekter. Nå hvordan gjør du det??

Ta listen din og samle alle lignende oppgaver sammen. Ved lignende mener jeg oppgavene som i hovedsak berører det samme området.

La oss bare si at du er freelance designer, og en blogger, bare som et eksempel. På hovedlisten din kan det være oppgaver som: forbedre menyen for klient X, designe tilpassede knapper for klient X, gjør noen etterbehandling på klientens Y-side, skriv et nytt innlegg for bloggen min, oppdater WordPress. Reklame

Du kan ta slike oppgaver og dele dem i grupper av: klient X-oppgaver, klient Y-oppgaver, mine bloggoppgaver - Dette er dine prosjekter.

Jeg bruker et bestemt eksempel fordi det er den enkleste måten å forklare de fleste ting på, men konseptet kan enkelt brukes til andre områder og ulike typer oppgaver. Hovedregelen for å gjenkjenne et prosjekt er å finn minst to oppgaver som er nært beslektet med hverandre.

Dette er den første tilnærmingen - tar oppgavene og samler dem inn i prosjekter. Det er også den andre tilnærmingen - plukke komplekse oppgaver og skape prosjekter rundt dem. Med komplisert mener jeg alt det krever at du tar mer enn én handling å fullføre dem.

Her er et annet eksempel. Noe som “Ha bilen fast” vil sannsynligvis vises på listen din. Dette høres ut som en enkelt oppgave, men det er det ikke. For å faktisk få dette gjort må du ta vare på en rekke oppgaver. I dette tilfellet: velg en mekaniker, ring dem og gjør en avtale, få bilen til mekanikeren, velg bilen. Til slutt har en tilsynelatende enkel oppgave å ha bilen fast blitt til et prosjekt. Og det er ok.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Til slutt, det du vil ende med er en rekke prosjekter, hvor hvert prosjekt består av minst to oppgaver. Herfra kan du gå videre til neste trinn.

Neste oppgave liste

Dette er hvor du bruker mesteparten av tiden din når du jobber med GTD.

Fra nå har du listen over prosjekter, men vet ikke helt hva jeg skal gjøre med det ennå. Begynn med å velge bare en oppgave fra hvert prosjekt, og deretter sette den på en egen liste.

Denne ene oppgaven skal være neste rimelig ting du kan gjøre for å få et gitt prosjekt å gå. Hvert prosjekt har en slik oppgave, så det bør ikke være et problem å velge det. Reklame

For vårt bilfikseringseksempel vil neste oppgave være å velge en mekaniker.

Men ikke prøv å velge mer enn en. Jeg vet at for noen prosjekter kan det virke som flere oppgaver må gjøres samtidig, men det er ikke sant. Selv når du har to oppgaver du tror du må gjøre på samme tid, skal du fremdeles begynne med en og deretter gjøre den andre. Det er ikke mulig å gjøre en oppgave med venstre hånd og den andre med høyre hånd. Hold deg til en enkelt neste oppgave for hvert enkelt prosjekt.

Listen du lager nå (en som bare inneholder en enkelt oppgave fra hvert prosjekt) kalles neste oppgave liste. Navnet forklarer det godt nok. Det er listen som inneholder alle oppgavene du trenger å ta vare på neste; ikke noe mer.

Velger ting å gjøre fra den neste oppgavelisten

Selve listen er fortsatt et sett med mange forskjellige oppgaver, så du må finne en måte å bestemme hvilken du bør gjøre først.

Det er fire hovedfaktorer som kan hjelpe deg med å bestemme hva du skal gjøre når du ser på din neste oppgaveliste.

1. Konteksten din.

Dette lyder fancy, men hva det egentlig betyr er miljøet du er inne i. Noen mulige sammenhenger kan være: på kontoret, hjemme, på min telefon, kjøpesenter, og så videre.

Det er åpenbart at noen oppgaver kun kan gjøres når du er i riktig sammenheng. Hvis du har en kontorsjobb, kan du ikke gjøre noen jobbrelaterte oppgaver hvis du ikke er på kontoret, så ikke engang rot deg med dem når du er hjemme. Reklame

Dette kontekstprinsippet er ganske opplagt, men det er fortsatt godt å huske på å kunne snakke ut av uproduktiv tenkning som noen ganger tar oss av vakt.

2. Tilgjengelig tid.

Ulike oppgaver forbruker forskjellige tidsmengder. Hvis du bare har 30 minutter til å spare, er det ikke noe poeng i å begynne å jobbe med den nye markedsføringsstrategien for din bedrift ...

Når du velger en oppgave, prøv alltid å forutsi hvor mye tid det kan ta, og sammenlign det med hvor mye tid du faktisk har.

3. Tilgjengelig energi.

Kanskje du bare ikke liker å gjøre noe kreativt arbeid ... Kanskje noe enkelt fysisk arbeid ville være mer hensiktsmessig akkurat nå ... som å vaske bilen eller noe.

Dette er ok, du trenger ikke å være på din 100% mentale styrke døgnet rundt. Noen ganger er det godt å bruke de andre øyeblikkene til å gjøre annet arbeid.

4. Prioriteter. Reklame

Det er her moroa starter. Det siste elementet i å bestemme hva du skal gjøre neste.

I utgangspunktet er jeg sikker på at du har en ide om hvilke prioriteringer som er. Enten er noe viktig for deg for øyeblikket, eller det er det ikke.

For eksempel, i går følte du deg fint, men i dag føler du deg dårlig, så det er høyest prioritet å gå til en lege, selv om det i går ikke var prioritert.

Prioriteter kan endres daglig; dette er normalt. Det betyr ikke at du er en uorganisert person. Jeg vil si det motsatte: Hvis du har de samme prioritetene de siste 10 årene, er det kanskje på tide å tenke på dem.

Dette er bare en forenklet prioritetsmodell, og for nå vil det gjøre det. Men GTD tar ideen om prioriteringer mye lenger, og gjør det til noe mye mer nyttig. Vi skal snakke om prioriteringer i ett av de neste innleggene, men for tiden bare tenk på dem som svaret på spørsmålet om “Hva er den viktigste oppgaven for meg på dette nøyaktige tidspunktet?”

Det er egentlig det når det gjelder å velge hva du skal gjøre neste. Bare for å samle:

1. Opprett prosjektlisten din.
2. Ta en oppgave fra hvert prosjekt, og legg det inn i din neste oppgaveliste.
3. Velg hva du skal gjøre neste basert på konteksten, ledig tid, tilgjengelig energi og prioriteringer (i den rekkefølge).
4. Gjør oppgaven.
5. Sett en annen oppgave fra det samme prosjektet på neste oppgaverliste.
6. Gå tilbake til punkt # 3.

Et spørsmål til deg. Finner du GTD kompleks og utfordrende å implementere? For å være ærlig, det var mitt første inntrykk. Men jeg er glad jeg endte med å implementere det uansett, det er sikkert.

(Fotokreditt: Ditt neste trinn via Shutterstock)