Papirstøping, horisontal arkivering og andre arkiveringsalternativer

Har du noen gang lagt merke til at noen har hauger av papir over hele kontoret deres? Hvis du ikke organiserer ved å pile, kan du se på disse haugene med nysgjerrighet, avsky eller forbauselse. Hvorfor ønsker noen å være omgitt av hauger, spesielt “dysfunksjonell” hauger av papir som tar opp hele deler av deres kontorgulv? Reklame

Etter mange runder av haugbusting for mine klienter, har jeg lært at mange "pilere" deler visse egenskaper: Reklame

• de er visuelt orienterte og bekymrer seg på at hvis papirene ikke er synlige, vil de være ute av tankene;
• de foretrekker å organisere horisontalt; i stedet for vertikalt (tradisjonell arkivering);
• de har problemer med å kaste papirer unna fordi de er redde for at de enten vil gjøre en feil eller savner en mulighet;
• de har problemer med å ta avgjørelser fordi de pleier å prøve å vurdere alle mulighetene for bruk av papirene;
• de er lett overveldet av papir; når de får enda litt bak på papirhåndtering de stenger ned og slutter å håndtere det;
• de vet egentlig ikke hvordan sette opp mer effektive systemer for å håndtere papir på en effektiv måte.

Hva å gjøre? Selvfølgelig er det et alternativ å fortsette å bruke hauger av papir for å spore prosjekter pågår. Men du vil sørge for at de er funksjonelle piller - de som inneholder papirer som gjelder bare ett emne eller prosjekt. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Andre muligheter for å unngå helling:

• Gjør en forpliktelse til å GØRE EN BESLUTNING OM hva du skal gjøre med papir første gang du berører det. 1) Er det et handlingsobjekt? 2) Skal det bli arkivert? 3) Skal det bli rutet til noen andre? 4) Er det søppel? 5) Er det noe å lese? 6) Eller er det noe du er usikret på? Lag enkelt å nå steder for hver av disse typene. Deretter legger du det på riktig sted.
• Gjør en forpliktelse til å stoppe SETTING PAPER ASIDE av en eller annen grunn.
• Bruk et trinn sorterer på skrivebordet for å gjøre filene synlige. Ha disse filene inneholder aktive prosjekter eller dokumenter og skjemaer du bruker ofte. Pass på å merke filene i mørk blekk. Eller, enda bedre, bruk en etikettmaker (tilgjengelig på kontorforsyningsbutikker for rundt $ 50).
• Bruk et åpent arkivskap (tilgjengelig på hjul), skrivebordsarkiv eller kasse slik at du kan fortsette å nyte et horisontalt format, men har fordelene ved et vertikalt arkivsystem.

Hvorfor lære å bli en funksjonell piler?

• Du kan legge hendene på papirer du trenger mye raskere. Du kan ikke raskt finne papirer i en dysfunksjonell haug (en som inneholder papirer knyttet til mange forskjellige typer emner eller aktiviteter).
• Din plass vil føles mye mer fredelig. Dysfunksjonelle hauger er veldig støyende. Siden alt er levende med energi, har hvert stykke papir en annen type energi. Sett dem alle sammen, og du har en skrikende mengde. Sammenlignet med en haug med bare en type papir, f.eks. skatterelaterte papirer, en blandet haug er en jumble av energi som du vil ha en tendens til å unngå. Hvis du har en rekke dysfunksjonelle hauger i samme rom, vil du sannsynligvis føle deg overveldet av opprør av energi og synligheten av så mye papir.
• Du vil føle deg mer kompetent og mindre engstelig i å håndtere papir. Et rom fylt med papirpiller ser ut til å skrike, “Du slob! Vet du virkelig hva du gjør?” eller “Du er virkelig bak. Hvorfor jobber du ikke med dette rotet?” Papir sortert i hauger etter kategori eller arkivert i et trinn sorterer eller åpent arkiveringssystem har en ordnet og bekreftende energi som er mye roligere og roligere enn blandede hauger uten spesifikke identiteter.

Hvis du er en piler, forplikte deg til å lære mer effektive måter å holde papirene synlige og tilgjengelige mens du reduserer den negative energien som kommer fra flere hauger. To funksjonelle hauger er mye roligere enn to blandede hauger. Et åpent arkiveringssystem er roligere enn noe pilesystem. Husk at det er tilgjengelige alternativer som vil tilfredsstille behovene dine for synlighet og hjelpe deg med å hente papirene du trenger i løpet av sekunder. Ta deg tid til å organisere dine hauger til et system som virkelig fungerer for deg.

Reklame