Organiser Dokumenter Online

Hvis du er en til å jobbe borte fra hjemmet og liker ting som er tilgjengelig mens du er mobil, har du allerede endret seg til en e-postklient som Gmail, og er på vei til å lage et helt nettkontor.

Arkivering og organisering av papirdokumenter er en oppgave og tar opp plass, slik at du kanskje digitaliserer dem allerede via skanneren din. På denne måten må du ikke skrive ut dokumenter som du mottar online. selv om du sikkert vil ha kopier av alle dine viktige dokumenter et sted.

Sett disse sammen, og du leter etter en måte å organisere dokumentene dine på nettet. Her er tre måter og hvordan de er forskjellige.

Box.net

En utmerket online lagringsløsning gir Box.net 1 gb gratis med muligheten til å dele med andre Box.net-brukere. Reklame

Det er en enkel og flink app som gjør det enkelt å laste opp i bulk, dokumenter og andre filtyper, organisere i mapper og taggfiler. Box.nets søk er utmerket med sortering etter dato og størrelse også tilgjengelig.

Hvis du vil øke lagringsplassen din, ubegrenset gratis, og fortsatt ha tilgang til filer fra en logg inn her er hvordan du gjør det.

• 1. Finn en e-postklient som støtter sending av e-post fra forskjellige kontoer, for eksempel Gmail.
• 2. Lag noen nye e-postkontoer og få dem tilgjengelige gjennom din viktigste.
• 3. Opprett nye Box.net-kontoer med disse e-postene.
• 4. For hver konto, legg til din viktigste Box.net-konto til nettverket og Dele mappen "Last opp fra e-post" med den.
• 5. Send e-post til [email protected]

Hvis du sender fra hovedmeldingen din, vises filene i mappen Last opp fra e-post i hovedboksen din. Hvis du sender fra dine ekstra e-postkontoer, vil de gå til dine ekstra Box.net-kontoer, men vær delt med hovedkontoen din under oppdateringer tab.

Der kan du ikke søke eller merke filer, men du kan laste ned eller legge dem til din konto.

Pros Reklame

• Flott grensesnitt
• Enhver filtype kan lastes opp
• Kan lage filer offentlig og vise på en offentlig side, der RSS er tilgjengelig
• Last opp fra e-post
• Embed widget

Ulemper

• Kan ikke vise dokumenter i nettleseren
• Lagring i forhold til antall e-postkontoer tilgjengelig [1 = 1gb]

Scribd.com

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Dette er et relativt nytt tillegg til scenen "YouTube for dokumenter". Her kan du laste opp dokumentene som om du vil ha en video eller et fotografi på et sosialt nettverk. Deling og å finne dokumenter er enkelt og enkelt.

Grensesnittet er litt klumpet, men du kan fortsatt merke alt for å holde orden på ting, og My Collections-funksjonen lar deg organisere ting videre i mapper. Hvis du vil beholde bestemte dokumenter unna nysgjerrige øyne, kan hvert element byttes til Privat.

Med hele Scribd-betjeningen ligger styrken i kompatibilitet. Du kan laste opp alt fra Microsoft Word-dokumenter og PDF-filer til Excel- og Powerpoint-filer. Reklame

Etter at dokumentet er opp, kan du laste det ned som enten en PDF, en doc, en tekstfil eller en MP3. Uansett hvilket format du laster opp i, så lenge det er lesbar tekst, er utdataene gode. Og jeg trodde OCR var død.
Hver fil kan vises i en attraktiv [og innebygd] Flash-holder hvor du kan bla, zoome og skrive ut dokumentet fra.

Pros

• Øyeblikkelig filkonvertering - inkludert lyd
• Les dokumenter i nettleseren
• Finn interessante dokumenter fra sosiale nettverk
• Embed widget

Ulemper

• Buggy og uattraktivt grensesnitt
• Søke i dine egne dokumenter krever avanserte felt
• Bare dokument filtyper akseptert
• Kan ikke laste opp fra e-post

Gmail + G-Drive

Vi har tidligere nevnt å bruke filtre i Gmail for å organisere alt du lastet opp via Gmail Disk. Dette fungerer bare for dokumenter. Reklame

• 1. Last ned Gmail Drive
• 2. Opprett og organiser mapper i Gmail-stasjonen på datamaskinen
• 3. Lag Gmail-filtre med spørsmål som GMAILFS: / kontrakter / og GMAILFS: / kvitteringer / i feltet Emne. Dette vil opprette etiketter i Gmail for å gjenspeile mappene dine.

Alt du legger til Gmail-stasjonen på datamaskinen, blir sendt til Gmail-kontoen din som en e-post. Med bestemte filtre lagt til, flyttes hver fil til den tilhørende etiketten / mappen i Gmail.

Pros

• Flytt dokumenter til mapper fra datamaskinen din som vanlig
• Nesten 3gig lagringsplass
• Enhver filtype kan lastes opp
• Nye filer [eller vanlige e-poster] kan merkes i Gmail i systemet
• Del enkelt filer via e-post videresending
• Last opp via e-post
• Gmail-søk
• Kan integrere dokumenter med kalender, Google Dokumenter osv

Ulemper

• Ingen innfødt sub-label-funksjon
• Når du søker, krever Label: -felt for å utelukke søkemail

Så mye som det kan alltid være dokumenter du aldri vil ha tilgjengelig online, for sikkerhetskopier og tilgjengelighet, er disse alternativene ikke halvparten dårlige. Vet noe bedre?