Mitt redundante produktivitetssystem

Sikkerhetskopiering av data er en viktig del av det digitale livet og beskytter deg mot å miste viktig informasjon. Men når noe går galt med et av systemene dine, kan det bety at du må sile gjennom tusenvis, til og med hundretusener av filer for hvert prosjekt du er involvert i.

I løpet av de siste månedene har jeg satt opp et redundant produktivitetssystem. Mens jeg sikrer at dataene mine er sikkerhetskopiert på alle de tradisjonelle måtene, er det enda viktigere for meg å ha overflødige operativsystemer som betyr at jeg kan fortsette å jobbe som om ingenting skjedde mens reparasjoner pågår.

For eksempel, hvis datamaskinen min feiler og jeg bare har klonet dataene mine, må jeg søke gjennom biblioteksmapper for Firefox bokmerker og adressebokkontakter. Mens du kan klone en oppstartbar stasjon i tilfelle en harddisk mislykkes, kan systemfeil som ikke involverer harddisken din, bety at problemet er mer omfattende, og det er umulig å laste opp klonen. Ditt hovedkort dør er et eksempel på en slik situasjon.

Min laptop har vært i en verksted i fire uker, og de er bare akkurat nå “diagnostisere problemet” - men jeg har ikke hatt noen problemer med arbeidsflytforstyrrelser. Selv om denne uken jeg kommer til å være ute av hjemmekontoret oftere og vil trenge noe kraftigere enn en PDA, men like bærbar, er et fire ukers vindu uten alvorlige kinks ganske bra å kjøre i bøkene mine. Reklame

Det er ganske enkelt å sette opp et slikt system, men det er avhengig av å ha forskjellige biter av maskinvare. Når det er sagt, blir alt min maskinvare utdatert, og det fungerer fortsatt, det er ikke nødvendig å ha det nyeste og det beste.

Maskinvareoppsett

Jeg klassifiserer maskinvaren i dette systemet i to kategorier: styresystemer og lagringsløsninger. Dette skyldes at et back-up-system bare krever at du har lagringsløsninger, men for å være overflødig når systemene feiler, trenger du ulike måter å få tilgang til og manipulere dataene på.

Kontrollsystemer

Jeg har et skrivebord (Mac mini), bærbar PC (iBook) og en PDA-telefon (O2 XDA II Mini som sjelden har mottak). Noen mennesker kan få det til å fungere med mer eller mindre, men det er nok maskinvare for meg å fungere med redundans. Dine behov vil generelt variere basert på din arbeidslinje. En filmredaktør trenger noe mer avansert - og ditt behov for bærbarhet.

Jeg bruker skrivebordssystemet som nav. Dette er ikke å si det er hvor jeg gjør det meste av arbeidet mitt, og faktisk når min bærbare datamaskin er i orden, bruker jeg mesteparten av tiden på det. Men med tanke på større utvidbarhet, generelt større lagringskapasitet og det faktum at du kan knytte en mengde ikke-bærbare eksterne enheter til den, som store eksterne stasjoner, sørger jeg for at dataene mine alltid er sentraliserte og mest oppdaterte på skrivebordet. Min PDA synkroniserer med den, og det gjør også min bærbare. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

En annen god grunn til å bruke et skrivebord som ditt sentrale hub er at jo mer du bære noe rundt deg, desto større er sjansen for at du vil skade det. Skrivebordet forblir på ett sted. De er også vanligvis perifert drevet, så når et tastatur, en mus eller en skjerm er problemet, er det lettere å bare plugge inn en annen. Min bærbar PCs problem er død av tastaturet og strømsystemet takket være kaffespill, noe som ville vært enklere å komme seg rundt hadde det vært skrivebordet mitt som drakk fra koppen.

XDA har blitt litt dodgy, som de to siste O2-produktene jeg eide før den, så jeg holder en gammel iPaq lastet med nåværende informasjon og klar til å gå i en nødsituasjon. Overkill? Sikkert. Redundans er poenget når alt kommer til alt.

Lagringsløsninger

Mens jeg sikkerhetskopierer regelmessig, er det langt fra en perfekt sikkerhetskopiering, for det meste fordi jeg ikke har penger til å utvide interne og eksterne harddisker til full kapasitet. For eksempel blir OS X-systemmapper ikke alltid sikkerhetskopiert, selv om systemmapper i brukerhierarkiet alltid er. Jeg gjør mitt beste for å holde noe viktig på så mange steder som mulig. Jeg er en musiker, og dette blir veldig vanskelig med masteropptak, som kan tygge opp plass som gal.

Når det gjelder maskinvare, består mitt lokale lagringsplass av to eksterne harddisker. Jeg har en 320 GB festet til skrivebordet mitt ganske mye hele tiden og en liten 20 GB som jeg bærer rundt med meg. Går tilbake til musikkingen (som jeg er sikker på at andre fagfolk som håndterer store prosjektfiler sympatiserer), noen ganger kjører 20GB med Pro Tools eller Logic Pro-økter, men når prisen på 2,5” stasjoner kommer ned det kan være verdt å oppgradere. Jeg er ikke veldig opptatt av å bære 3,5” 320 GB stasjon med strømforsyning hele tiden! Reklame

Annet lagring

Min egen maskinvare er bare en del av lagringssystemet. Jeg bruker Gmail (og Google Dokumenter, i mindre grad) som en sikkerhetskopi for kritiske filer, og min delte hosting-løsning for $ 6,99 per måned tar vare på et bredere spekter av ting, både kritiske og ikke-kritiske. Alt som kan lastes opp til skyen i anstendig tid er sikkerhetskopiert på denne måten.

Cloud storage systemer har meg dekket for de fleste ting under 100 megabyte.

programvare

Jeg er en Mac-bruker, så det er noen gode alternativer for å holde informasjonen nødvendig for redundans sikkerhetskopiert.

To av disse programmene kommer fra Mark / Space, som lager utmerket PDA-synkroniseringsprogramvare, kalt manglende synkronisering, og SyncTogether som synkroniserer informasjon mellom Macer. Kontakter, kalendere, bokmerker, e-postinnstillinger, notater og lignende kan synkroniseres mellom maskiner som bruker denne programvaren, og annen informasjon som dokumenter kan nås via eksterne stasjoner, Gmail, delte vertsregnskap og lignende. Reklame

En god praksis er å Gmail eller FTP-dokumenter når du lukker dem, enten de er ufullstendige eller komplette. Du kan opprette FTP-dråper ved hjelp av programvare som Panic Transmit for å gjøre dra-og-slipp-FTP-backup helt smertefri.

Mappesystemer

En uvanlig bit av råd er å benytte standardiserte mappestrukturer på tvers av datamaskinene dine og eksterne stasjoner. I løpet av minimal forstyrrelse kan du fortsette å jobbe med stasjoner du vanligvis ikke bruker uten å måtte tilpasse seg til varierende mappestrukturer.

Dette vil variere avhengig av hva slags arbeid du gjør, men en balanse mellom intuitiv (begge, slik at du ikke trenger å tenke på navigasjonen for mye, og så du kan enkelt sette det på nye stasjoner og maskiner) organisert er viktig. Hvis du favoriserer den ene eller den andre for mye, er det vanskelig å flytte mellom systemene.

Rådene i denne artikkelen er ganske enkle, men jeg er overrasket over antall obsessive back-up-geeks som ikke trener noe lignende. Med dette systemet kan selv min PDA-telefon fylle ut for en dags arbeid - mens det kanskje ikke er den mest effektive måten å jobbe på, systemene feiler hele tiden og har et vanskelig lite tastatur og en pekepinne er mye bedre enn ingenting i det hele tatt.

Hvis du har et eget redundant system, eller forbedringer og forslag til min, gi oss beskjed i kommentarene.