Hvordan skrive et formelt brev

De fleste daglige skriving er uformell. Tweets, Facebook-oppdateringer, feriekort, vennlige e-postmeldinger - disse har sin egen enkle etikett, og vi bruker ikke mye tid på å tenke på dem før vi slår det stempelet eller hit send.

Noen ganger, men anledningen krever noe mer formelt. Enten det er et brev til din politiske representant om et viktig problem, et følgebrev til en potensiell sjef, eller et forretningsforslagstavle, krever disse litt mer omsorg hvis du skal bli tatt seriøst. Som advokat skriver jeg mange formelle brev hver uke, og det er kunst å gjøre det bra. Her er noen poeng å huske på når du skriver ditt eget formelle brev, om det vil gå gjennom posten eller via cyberspace. Reklame

1. Forstå din hensikt.

Hvorfor skriver du? Hva vil du ha leseren til gjøre etter å ha lest brevet ditt? Ønsker du å forandre henne eller overbevise ham om å ta en bestemt handling? Søker du tilgivelse? Mår du å klage på dårlig service eller feil produkt? Prøver du å bli ansatt? Hva er det “spørre”?

Når du vet dette, kan du - og burde - kutte alt ut som ikke tjener det formålet.

2. Identifiser publikum.

Å vite publikum hjelper deg å velge språk og målrette dine ideer mer presist. Jeg skriver annerledes i et brev til en annen advokat enn jeg gjør når adressaten er en advokat eller en eldre “pro bono” klient. I et brev til redaktøren er ditt reelle publikum publikumsleserne - hvem er de? (Husk at de fleste aviser skrives på en 8^th eller 9^th klasse.) Ikke bruk sjargong som leseren din ikke forstår. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

3. Hold det kort.

De fleste av oss utholder en konstant oversvømmelse av skriftlig kommunikasjon, og vi har begrenset tid til å bruke å lese det. Du har derfor en bedre sjanse til å bli lest om du holder brevet til en side. Et flersidet brev med lange avsnitt og komplekse setninger utseende overveldende. Den travle leseren vil bli fristet til å sette den til side for når hun har mer tid - og hun kan aldri komme seg rundt for å plukke den opp igjen. Bruk korte avsnitt, korte setninger, korte ord.

4. Bruk enkelt språk.

Det er forfatterens jobb å bli forstått. Selv om publikum er høyt utdannet, bør du unngå store ord og lange, komplekse setninger. Folk er ikke dumme; de er opptatt. Gjør jobben enklere, og vi er mer sannsynlig å gi brevet ditt den oppmerksomheten det fortjener. Formell skriving krever ikke bruk av store ord. Ikke prøv å høres sofistikert; prøv å være klar. Bruk “spørre” i stedet for “be om.” Si “kjøpe” i stedet for “Kjøp.” I stedet for “vedlagt her finner du,” bare si, “Jeg har vedlagt” eller “Her er… ”

5. Led med det viktigste punktet.

Som journalister sier, ikke begrave ledelsen. Finn en måte å åpne med ideen eller informasjonen som du mest vil at leseren skal fokusere eller handle på. Det første avsnittet kan være det eneste han leser, så skjul ikke “spørre” i siste avsnitt. Reklame

6. Følg reglene.

Det er regler for formatering av et forretningsbrev. Du ignorerer dem etter din fare.

7. Proofread. Så korrekturles igjen.

Uansett hvor grammatisk begavet du er, kan feil og skrivefeil krype inn. Når du tror du er ferdig med å skrive, les din brikke sakte og omhyggelig og se etter de typene. Ikke stol på stavekontroll. Hvis det er mulig, skriv ut en kopi av brevet og les det høyt - med en penn i hånden, markerer de typene, ubehagelige setninger, forvirrende linjer. Hvis det er veldig viktig, har noen andre lest det og fortell om du har gått glipp av noe.

8. La det avkjøles før du sender det.

Spesielt hvis du skriver for å overtale eller klage, er du sannsynligvis motivert av noen ganske sterke følelser. Skriv absolutt ditt første utkast i lidenskapens hvite varme varme. Uttrykke dine følelser Få alt på papir. Men så ... før du skriver ut og logger, eller klikker send, gå bort for en stund. Gå gjør noe annet. La den varmen av lidenskap være kul. Kom så tilbake og les det du har skrevet. Er det rettferdig? Er det smart? Er det sant? Er den snill? Ville du angre å ha det lest på tv, foran sjefen din og bestemoren din? Gjør de endringene som synes hensiktsmessige etter at dine følelser har avgjort. Reklame

Deretter, og bare da, trykk send.

Hva har jeg savnet? Hva er din stakkeste kommunikasjonsutfordring? Dine spørsmål og forslag er invitert.

(Fotokreditt: Signatur via Shutterstock)