Timothy Sherman
0 
5137
113
Det papirløse kontorkonseptet har eksistert siden 1960- eller 70-tallet, akkurat som den flygende bilen. For mange har dette vært lite mer enn en myte. Hvordan kan vi kvitte seg med papiret mens kontorene våre er fylt med kopimaskiner og faksmaskiner, og postbærerne og kurirene fortsetter å ta med reams av ting daglig? Hva med behovet for å beholde kvitteringer for regnskapsmessige og skattemessige formål? Og hva med kontrakter og andre juridiske dokumenter? Det er vanskelig, men blir lettere å gjøre hver dag.
Vel, det korte svaret er at i et normalt kontormiljø i dag, kan vi egentlig ikke gjøre det 100%, absolutt ikke i ett enkelt trinn uten å brenne ned bygningen. Men det er noen enkle skritt som vi kan ta i mot målet om ikke å måtte hele tiden styre hauger med papir hjemme eller på kontoret. Noen få avgjørende skritt brukt over nok tid kan dramatisk redusere hvis ikke eliminere papiret. Reklame
Før vi går gjennom de konkrete trinnene, må vi vurdere å ha to typer papirdokumenter: de vi må beholde til lengre sikt (la oss kalle dem oppføringer) og de som er forbigående i naturen (kaller dem arbeidsfiler). Ulike tilnærminger virker for disse to grunnleggende typer papirer eller dokumenter. Arten av kontoret og arbeidet har mye å gjøre med hvilken type papir du kan redusere eller eliminere mest mulig. En juridisk, regnskap eller medisinsk kontor vil sannsynligvis ha en vanskeligere tid å gjøre sine poster papirløse enn et reklamebyrå eller politisk kampanjekontor ville. Bestem hvilken av papirreduksjonstrinnene du tar, og i hvilken rekkefølge du tar dem basert på hva du gjør og betydningen av de forskjellige registre og arbeidsfiler. Reklame
Ti trinn mot å konvertere kontoret til en papirløs en: Annonsering
- Begynn med slutten i tankene. Vær klar over målene dine slik at du kan målrette konverteringen din mest effektivt. For eksempel, hvis effektivitet er et viktigere mål enn miljø, ikke prøv å kutte papirvolumet ditt i halvparten ved å resirkulere papir gjennom kopimaskinene for å skrive ut på baksiden. Dobbeltsidig kopiering gjør det mulig å syltet automatisk ved maskinen og forveksler ofte den som får utleverte ting på begge sider. Vi fant å øke effektiviteten av arkivstyringssystemet mye viktigere enn å redusere antall arbeidspapirer. Ved å målrette oppføringsadministrasjonen fulgte arbeidspapirreduksjonene naturlig.
- Bestem på en dato for en bytte fra papirbasert til papirløs for alt som går framover. Velg en dato langt nok foran at alle kan jobbe mot. Ikke alt må byttes på en gang. Ikke bekymre deg for å konvertere gamle poster til du har tid til å komme deg rundt for å gjøre noe med å konvertere dem. Mange av dem kan sannsynligvis holdes uten endringer og kasseres når de kommer til en viss alder.
- Opprett et elektronisk oppbevaringssystem og bli komfortabel ved å bruke det før du blir forpliktet til det. Vi gikk ikke ut og fikk et dyrt eller komplisert system installert og gjør en hard konvertering. Det vi gjorde tidlig var å lage et filnavnssystem som automatisk sorterer seg kronologisk i de fleste filkataloger. Akkurat som filnavnet for denne artikkelen som begynner 20071106_1600 ... Dette er bare det metriske systemet av år, måned, dag og klokkeslett til nærmeste minutt eller time basert på en 24-timers klokke. Hvis vi lagrer en versjon av denne filen på en persons bærbare og sender den til kontoret, blir den automatisk arkivert av hvem som mottar den. Revisjoner håndteres enkelt ved ganske enkelt å overføre en ny dato / tid på begynnelsen av filnavnet. Vi begynte å gjøre dette lenge før bryterdatoen.
- Legg et filnavn på hvert dokument som er verdt å holde. På vårt kontor, hvis et dokument ikke har et filnavn, blir det navngitt eller kastet ut. Dette er sant om det er et papir eller et elektronisk dokument.
- Behold en papirfil som hovedoppgave for noe før bryteren og den elektroniske posten som hovedopptak for noe etter byttedato. Dette er ikke en komplisert ting. På kontoret, som de fleste kontorer, er det ofte mer enn en kopi av de viktige tingene rundt. Vi ble vant til å vite hvor posten deretter kastet ut eller slette duplikater en gang gjort med dem, spesielt for papirtyper. Vi blir komfortable å vite at alt før 1. januar 2005 verdt å ha oversikt over, har en papirversjon someplace og alt etterpå kan bli funnet på en server.
- Informer dine kunder og leverandører om din papirløse orientering. Kom ut av skapet og la alle vite det fordi de fleste finner det bra. Dette betyr ikke at du skal slå opp en klient som ønsker at du skal sende hardcopy-bevis eller en signert original i stedet for en elektronisk versjon. Vi pleier å gi kunder hva de vil. Vi slår imidlertid opp våre leverandører. Våre advokater var noen av de tøffeste holdouts, men de lærte til slutt å sende alt elektronisk og skanne dokumenter som måtte ha signaturer på dem.
- Hold teknologien og systemene enkle og kompatible med det de fleste bruker. Den gode nyheten er at PC og MAC bruker filsystemer som ikke lenger er i konflikt med hverandre. Det er fortsatt problemer med å bruke forskjellige typer grafikk og multimedieformater, men disse er avtagende. Hvis vi holder fast i grunnformatene, kan de fleste håndtere dem. Vær forsiktig med å bruke fringy formater, spesielt for poster som må beholdes på lang sikt.
- Sjekk og oppgrader dine eldre filer fra tid til annen for å sikre at de forblir brukbare. CDer eller kassetter er et problem. De forverres, og noen av de tidligere formatene støttes ikke lenger. Vi beholder våre poster i liveformater. Opprettholde en backup server er ikke vanskeligere eller dyrere enn å holde en oversikt over off-line lagringsmedier. Papiroppføringer forverres også hvis de skrives ut på syrepapir eller lagres i dårlig miljø.
- Vedta en “Hvis du er i tvil, kast den ut” Politikk. Vi pleier å være litt raskere enn de fleste til å kaste ut ting vi ikke er sikre på. Oddsen er at siden vi bare har en tendens til å se på kanskje 1% av de rekordene vi lagrer, er det stor sannsynlighet at tingene vi bestemmer oss for å beholde er ikke verdt å holde.
- Kjenne og belønne de som hjelper til med å nå målene. Om noen blir i stand til elektronisk å redigere eller levere dokumenter i fly eller til slutt erstatter en gammel Remington manuell skrivemaskin med en datamaskin, forsøk å vise hvordan dette gir positive effekter, enten i bunnlinjen eller i miljøet.
Dette var noen grunnleggende trinn vi brukte og anbefaler som kan hjelpe deg med å gjøre skiftet. Vi har redusert papirforbruket ca 95% de siste fem årene. Hvis du allerede har gjort skift mot et papirløst kontor og har noen andre ideer, vennligst gi oss beskjed ved å legge inn en kommentar. Eller gi oss beskjed hvis du hadde problemer med å prøve å lage et papirløst kontor. Reklame
Les neste
10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
