Hvordan gjøre en enkel produktivitetsrevisjon

En enkel produktivitetsrevisjon

Føler du deg aldri overveldet eller har for mye å gjøre? Har du vært kjent for å bevege deg som en hodeløs kylling? I så fall er det kanskje på tide å gjøre en Produktivitetsrevisjon.

Her er noen spørsmål som vil hjelpe deg med å avgjøre om det er på tide å kontrollere effektiviteten din:

Føler du kontroll over din arbeidsbelastning? Reklame

Er e-postboksen jevnlig tømt?

Er du en distraksjon fri sone?

Er du så effektiv og produktiv som du vet du burde være? Reklame

Hvis du svarte “Nei” til et av disse spørsmålene kan det være lurt å stoppe og ta et upartisk blikk på dagens systemer. Ved å ta et objektivt utseende og ta informerte beslutninger om din personlige effektivitet, vil du være ett skritt nærmere å stressfri produktivitet.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Her er noen enkle måter du kan vurdere dine nåværende systemer for å se om du jobber så effektivt som mulig.

Sjekk maskinvaren din

Er din PC eller Mac bremset deg ned eller holder deg tilbake? Kanskje en større skjerm eller et dobbelt skjermoppsett vil gjøre det mulig for deg å jobbe raskere. Hvis ditt nåværende system er tregere enn du vil at det skal være, ta en titt på å øke ytelsen. Det er mange måter å gjøre dette på, for eksempel å gjøre en defragmentering på harddisken eller ved å kjøpe mer RAM. Det andre alternativet er å erstatte det helt. Hvis du kjøpte datamaskinen din for 10 år siden, og du er motvillig til å si farvel, ta vare på hvor lenge det tar PCen å starte opp. Tenk på sekunder, minutter og timer over et år som du bruker og venter på programmene dine for å laste og gå bort uten å se tilbake. Reklame

Reassess programvareprogrammer

Er programmene du bruker de beste for hva du trenger å gjøre? Bruker du et spreadsheet program for å lagre kundedatabasen din? Bruker du e-postprogrammet ditt til sitt beste? Bruker du en kalender og synkroniserer den med telefonen din? Det er mange måter å gjøre ting på, men å revurdere dine mål og krav er et godt sted å begynne å se om du har alle programmene du trenger for å gjøre jobben din godt. Programvaren som møtte dine behov for fem år siden, kan ikke lenger være den rette som passer dine behov i dag.

Del Dokumenter

Det er et par løsninger når det gjelder å dele dokumenter. Du kan enten installere et kablet eller trådløst nettverk eller du kan benytte deg av mange av “Sky” løsninger som Google Apps eller Dropbox for å dele vanlige filer. Uten disse typer løsninger risikerer du å ha forskjellige versjoner av samme fil på forskjellige steder. Dropbox og Google Apps er nyttige selv om du vil dele filene dine med deg selv. Hvis du vil få tilgang til filene dine på veien, kan disse løsningene være ideelle.

Gjør en tidsrevisjon

Hvordan bruker du arbeidsdagen din? Fungerer du flatt ut fra 9 til 5 eller roter du rundt og hopper fra oppgave til oppgave? Vet du hvordan timene på dagen din blir brukt eller gjør du lur deg selv i å tenke at du bare brukte en time i går mellom Facebook og Twitter? Det er mange programmer som kan brukes til å registrere hvordan du bruker tiden på PCen din, eller hvis du er ærlig mot deg selv, kan du ta et ark og skrive ned nøyaktig hva du gjør og hvor lenge du har brukt på ulike oppgaver. Bevissthet er en kraftig egenskap å ha på din side; bare når du vet hvordan du bruker tid, kan du vite om ting du “opptatt med deg” får deg nærmere dine mål. Reklame

Eliminere

Fra din tidsrevisjon vil du sannsynligvis identifisere tid brukt på tidsspillende aktiviteter. Når du har identifisert tidslasterne, kan du eliminere dem. Forenkle å bli mer produktiv. Det kan også være arbeid du gjør som du synes er av verdi, for eksempel å surfe på Linkedin, Twitter eller andre sosiale nettverk. Igjen er en objektiv visning nødvendig. Er disse aktivitetene verdiskapende til det du prøver å oppnå, eller hjelper de deg bare med å unngå de store stygge oppgavene på listen din som du forkynner på?

Konklusjon

En enkel produktivitetsrevisjon kan hjelpe deg med å gjøre systemene dine mer effektive - og spare deg for mye tid og stress. Gi det en prøve ... og gi meg beskjed i kommentarene du oppdaget.