Hvordan være mer produktiv ved å bruke Eisenhower-boksen

Dwight Eisenhower bodde et av de mest produktive livene du kan forestille deg.

Eisenhower var den 34. president i USA, og betjente to vilkår fra 1953 til 1961. I sin tid på kontoret lanserte han programmer som direkte førte til utviklingen av Interstate Highway System i USA, lanseringen av internett (DARPA ), utforskningen av rom (NASA) og den fredelige bruken av alternative energikilder (Atomenergiloven).

Før han ble president, var Eisenhower en femstjerner general i USAs hær, tjent som øverstkommanderende for de allierte styrker i Europa under andre verdenskrig, og var ansvarlig for planlegging og gjennomføring av invasjoner i Nord-Afrika, Frankrike og Tyskland.

På andre punkter underveis fungerte han som president for Columbia University, ble NATOs øverste øverstekommanderende, og på en eller annen måte fant han tid til å forfølge hobbyer som golf og oljemaleri.

Eisenhower hadde en utrolig evne til å opprettholde sin produktivitet, ikke bare i uker eller måneder, men i flere tiår. Og derfor er det ikke overraskende at hans metoder for tidsstyring, oppgavebehandling og produktivitet har blitt studert av mange mennesker. Reklame

Hans mest kjente produktivitetsstrategi er kjent som Eisenhower-boksen, og det er et enkelt beslutningsprosessverktøy som du kan bruke akkurat nå. La oss snakke om hvordan du skal være mer produktiv og hvordan Eisenhowers strategi fungerer.

Eisenhower-boksen: Hvordan bli mer produktiv

Eisenhowers strategi for å handle og organisere oppgaver er enkel. Ved å bruke beslutningsmatrisen nedenfor, vil du skille dine handlinger basert på fire muligheter:

1. Haster og viktig (oppgaver du vil gjøre umiddelbart)
2. Viktig, men ikke presserende (oppgaver du planlegger å gjøre senere)
3. Haster, men ikke viktig (oppgaver du vil delegere til noen andre)
4. Verken uheldig eller viktig (oppgaver som du vil eliminere)

Den gode tingen om denne matrisen er at den kan brukes til brede produktivitetsplaner (“Hvordan skal jeg bruke tiden min hver uke?”) og for mindre, daglige planer (“Hva skal jeg gjøre i dag?”).

Her er et eksempel på hva min Eisenhower Box ser ut til i dag:

Reklame

Merk: Jeg har laget en regnearksmal på Eisenhower-boksen. Du kan laste ned denne regnearkmalen til eget bruk nederst i denne artikkelen.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Forskjellen mellom presserende og viktig

Krevende oppgaver er ting du føler du trenger å reagere på: e-post, telefonsamtaler, tekster, nyhetshistorier. I mellomtiden, i form av Brett McKay, “Viktige oppgaver er ting som bidrar til vårt langsiktige oppdrag, verdier og mål.”

Å skille disse forskjellene er enkelt nok til å gjøre en gang, men det kan være tøft å gjøre det hele tiden. Grunnen til at jeg liker Eisenhowers metode er at den gir et klart rammeverk for å ta avgjørelsene om og om igjen. Og, som noe i livet, er konsistens den harde delen.

Her er noen andre observasjoner jeg har gjort fra å bruke denne metoden.

Eliminering før optimalisering

For noen år siden leste jeg om dataprogrammering da jeg kom over et interessant tilbud fra Kevlin Henney: “Det er ingen kode raskere enn ingen kode.” Reklame

Med andre ord, den raskeste måten å få noe gjort på - om det er å ha en datamaskin som leser en linje med kode eller krysser en oppgave fra oppgavelisten - er å eliminere oppgaven helt. Det er ingen raskere måte å gjøre noe på enn ikke å gjøre det i det hele tatt. Det bør ikke sees som en grunn til å være lat, men heller et forslag om å tvinge deg til å ta vanskelige beslutninger og slette noen oppgave som ikke leder deg mot ditt oppdrag, dine verdier og dine mål.

Altfor ofte bruker vi produktivitet, tidsstyring og optimalisering som en unnskyldning for å unngå det veldig vanskelige spørsmålet: “Må jeg faktisk gjøre dette?” Det er mye lettere å forbli opptatt og fortelle deg at du bare trenger å være litt mer effektiv eller til “arbeid litt senere i kveld” enn å tåle smerten ved å eliminere en oppgave du er komfortabel med å gjøre, men det er ikke den beste bruken av tiden din.

Som Tim Ferriss sier, “Å være opptatt er en form for latskap og lat tankegang og diskriminerende handling.”

Jeg finner ut at Eisenhower-boksen er spesielt nyttig fordi den presser meg til å spørre om en handling er virkelig nødvendig, noe som betyr at jeg er mer sannsynlig å flytte oppgaver til “Slett” kvadrant i stedet for å tankeløst gjenta dem. Og for å være ærlig, hvis du bare eliminerte alle de tingene du sliter bort tid på hver dag, vil du sannsynligvis ikke trenge noen tips om hvordan du skal være mer produktiv på de tingene som betyr noe.

Hjelper dette meg med å nå mitt mål?

En siste notat: det kan være vanskelig å eliminere tidsmessig aktivitet hvis du ikke er sikker på hva du jobber med. Etter min erfaring er det to spørsmål som kan bidra til å klargjøre hele prosessen bak Eisenhower-metoden: Reklame

1. Hva jobber jeg med?
2. Hva er kjerneverdiene som kjører livet mitt?

Dette er spørsmål jeg har spurt meg selv i årlig gjennomgang og integritetsrapport. Å svare på disse spørsmålene har hjulpet meg med å klargjøre kategoriene for bestemte oppgaver i mitt liv. Bestemme hvilken oppgave å gjøre og hvilke oppgaver som skal slettes, blir mye lettere når du er klar over hva som er viktig for deg.

Eisenhower-boksen er ikke en perfekt strategi, men jeg har funnet det å være et nyttig beslutningsverktøy for å øke produktiviteten min og eliminere atferdene som tar opp mental energi, sløsingstid og sjelden beveger meg mot mine mål. Jeg håper du finner det nyttig også.

Gratis nedlasting: Jeg opprettet en regnearkmal av Eisenhower-boksen som du kan laste ned og bruke når du vil forbedre produktiviteten din og eliminere tidsspillende aktiviteter. Klikk her for å laste ned regnearket nå.

kilder

1. Takk til Brett McKay på The Art of Manliness for hans innlegg på Eisenhower Box.
2. Begrepet “høyeste og beste bruk” er et eiendomsbegrep for å finne den mest verdifulle bruken av et stykke eiendom. Min venn Mark Heckmann er fan av å bruke uttrykket for personlig tidshåndtering, og jeg liker det også. Takk Mark!
3. For andre nyttige produktivitetstips, sjekk ut denne artikkelen, som oppsummerer Scott Hanslemans arbeid.

Denne artikkelen ble opprinnelig publisert på JamesClear.com.

Utvalgt fotokreditt: US Embassy New Delhi via flickr.com