GTD Refresh, Del 4 Komme sortert

I forrige uke snakket jeg om endelig å få mine prosjekter i orden. Selvfølgelig er det ikke en gangs ting, men jeg er ikke helt klar til å snakke om prosessen med å bringe nye prosjekter inn i mine lister ennå, enten “on-the-fly” eller som en del av min ukentlige gjennomgang.

Men å få tak i prosjektene mine, begge store (det er et bokforslag jeg vil skrive) og små (jeg trenger å finne en anstendig tannlege) er en to-trinns prosess. Det første er det jeg beskrev forrige uke: identifisere alle mine aktive prosjekter og få noen tiltak som er tildelt hver av dem. Den andre delen av prosessen er å sette meg opp til faktisk gjøre dem. Reklame

I noen tilfeller kan jeg selvfølgelig bare finne ut hva som må gjøres og gå videre og gjøre det. Men for de større prosjektene trenger jeg materialer, og det betyr filer.

Vedlikehold av filer er et svakt område for meg, ikke fordi jeg, som enhver annen fullblodig produktivitetsgeek, ikke har en sunn, lustfull takknemlighet for filmapper og min standardutgave GTD label maker, men fordi det er minst interessant og masete del av å gjøre noe. Men jeg er 1800 miles hjemmefra - hvis jeg skal få noe gjort i denne 5-ukers oppholdet, har jeg ikke noe rom å glemme noe avgjørende, eller for å være uorganisert.

Jeg kan ikke tenke på noe mindre interessant enn å snakke om å sette papir i mapper (bortsett fra kanskje faktisk sette papir i mapper) og jeg har skrevet om arkivering før, så jeg kommer ikke inn i mekanikken til det hele her, bortsett fra å si at hvert prosjekt får en mappe (eller noen ganger en hardbundet notatbok, hvis den skal utfolde seg over en lang periode) og hver mappe er pent merket. Mens et prosjekt er aktivt, er jeg forsiktig med å beholde hvert papirskrap som er relatert til det - Jeg vil helst ha litt ekstra rengjøring å gjøre på et prosjekt er nær enn å finne meg selv uten noe jeg ikke visste ville være viktig nedover linjen. Reklame

Les neste

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Det jeg vil snakke om her er den staude kastanje av personlig produktivitetslitteratur: papir vs teknologi.

Nå er jeg en stor gammel geek, ikke å komme seg rundt det. Jeg er den typen fyr som sannsynligvis har nesen sitt fast i sin Blackberry som ikke, som fantaserer om nye hjemmenettverkskonfigurasjoner (jeg har to gamle PCer under kjøkkenbordet mitt og venter på å bli repurposed ...), og hvem reiser med ikke en, men to bærbare datamaskiner. Jeg elsker godt utformet programvare som gjør en jobb vakkert og elsker søkbarheten og sikkerheten til å holde viktig informasjon i elektronisk form, foretrukket sikkerhetskopiert på flere steder.

Når det er sagt, er jeg så langt fra papirløs som mulig. Min produktivitetssystem, faktisk mitt kontor som helhet, er “papir fullt”. For alle argumenter mot det - og tro meg, påvirker miljøpåvirkningen meg alene, selv om jeg prøver å bruke resirkulert papir når jeg kan få det - jeg finner papir er viktig. Ingen papir, ingen produktivitet. Reklame

For en ting er jeg forfatter. Og mens jeg er ganske komfortabel å la ord flyte fra fingrene gjennom tastaturet til skjermen, kan jeg ikke redigere den måten. Jeg er bare ikke komfortabel nok med skjermen til å lese for lengre tid på det, og spesielt ikke for å gjøre den slags finaktige tenkning involvert med en revisjon for publisering.

Men det er bare for å skrive. Min preferanse for papir går langt utover bare å redigere og revidere. Og her er der, jeg håper, det blir interessant for GTD'ere overalt.

Det er noe veldig fysisk om GTD, eller kanskje om å jobbe generelt. Noe om å skrive ting ned med penn eller blyant på faktisk papir, om å holde ting i hendene, det virker som en utløser for handling. E-post, Evernote notater, oppgaver på nettet Todo lister - Jeg synes det er altfor enkelt å bla gjennom dem, for å se på dem og tenke “ja det er noe som må gjøres” og egentlig ikke gjøre den. Reklame

Men papir, noe jeg holder i hendene mine, noe jeg fysisk manipulerer ... Det er som om fysisk interaksjon med arbeidet mitt på en materiell måte utløser den dyre delen av meg som føler at solen beveger seg over himmelen og vet at arbeid må gjøres, og hvis ikke nå, blir det for sent.

Så mens jeg bruker alle slags virtuelle teknologiske verktøy for å få ting gjort, til slutt trekker de fleste ting til en papirfil - en fin, tung filmappe fylt med papirer. Jeg kjøper dekorative filmapper av to grunner: a) De har en tendens til å være laget av kraftigere aksjer enn vanlige mapper, og holder seg dermed bedre til bruk, og b) de er lett differensierte fra hverandre, noe som gjør jobben min bare litt enklere for å få til.

Når jeg er klar til å gå på jobb, kommer mappen ut, innholdet blir skannet, og på en eller annen måte, nesten som i magi, går jeg ned til jobb. Og ting blir gjort.