Få 'Er gjort og øke produktiviteten med Google Dokumenter

Har du slitt med flere arbeidsstasjoner, bærbare datamaskiner, mobile enheter og har tilgang til et bestemt dokument? Deler du dokumenter og regneark med lag av mennesker? Be om tilbakemelding på prosjekter fra mennesker over hele verden?

Hvis du har det, har jeg løsning for deg som ikke engang koster en krone å bruke. Reklame

google Dokumenter

Ok, ok, jeg hørte groans selv over Internett. Google Docs har ikke hatt et godt omdømme som en erstatning for Microsoft Office eller Open Office. Jeg snakker ikke om bruk av Google Dokumenter som tekstbehandlingsprogramvare. Jeg bruker både MS Office og Open Office til å lage og redigere dokumenter, regneark og presentasjoner. Hvis du er en tung bruker av kontor type applikasjoner, må du virkelig ha en slags desktop programvare.

Det jeg snakker om, er å bruke Google Dokumenter som et supplement til dine stasjonære applikasjoner. Brukes på riktig måte, kan Google Dokumenter gi en vurdering av dokumentene dine hjemme, på kontoret, på reise, hvor som helst med en Internett-tilkobling. Det er også en fin måte å samarbeide med folk, dele ting, få tilbakemelding.

Det finnes andre samarbeidsverktøy der ute. Dropbox, Syncplicity er noen. De er gode for techie folk som forstår hva som forventes av dem. Jeg har funnet når jeg vil dele med ikke-techies, de har problemer med verktøy som disse. De har også en gratis og profesjonell versjon. Hvis du bruker dem til alt som handler om en bedrift, bør du vurdere å betale for det slik at det ikke kommer til å følge av vilkårene. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Starter

Selvfølgelig trenger du en Google-konto for å bruke Google Dokumenter. Hvis du ikke allerede har en, bare gå til google.com og registrer deg. Når du har kontoen din, kan du få tilgang til Dokumenter ved å klikke på fanen øverst på skjermen. Dette tar deg til startskjermbildet.

samlinger

Nøkkelen til å bruke Google Dokumenter i forståelse av samlinger. Samlinger er de samme som filmapper i Google Dokumenter. Hver samling inneholder en rekke andre ting. En samling kan inneholde flere dokumenter, regneark, presentasjoner eller til og med andre samlinger. En samling kan inneholde flere typer elementer, et par dokumenter, et regneark og noen andre samlinger. Dette er akkurat som filmapper i et operativsystem.

Jeg bruker samlinger til å holde som elementer slik at de er gruppert sammen, og jeg kan dele dem med den jeg vil ha. Du vil samle på ditt Google Docs-skjermbilde på venstre side. Det vil bli en oversikt over samlingene dine og samlingene som er delt med deg. Reklame

Få gjort det enkelt

Jeg oppdaget at den beste måten å få dokumentene dine på i Google Dokumenter, er å opprette mapper på arbeidsstasjonen, legge inn elementene du vil ha tilgang til, og last deretter opp dem som samlinger til Google Dokumenter. Jeg har lenge prøvd å laste opp dokumentene en om gangen, opprett samlingene på Google Dokumenter, og deretter sette elementene inn i samlingene. Ikke gjør det. Det er veldig clunky. Du kan gjøre alt på arbeidsstasjonen i løpet av få minutter, laste det opp og få tilgang til dem hvor som helst du går.

Deling og tilbakemelding

Den andre kule bruken for Google Dokumenter er å dele ting med mennesker. Du kan enten dele samlinger eller individuelle elementer. Den enkle måten jeg bruker til å dele, er å høyreklikke på elementet. Dette vil tillate deg å velge Del og deretter klikke på Del igjen. Dette åpner boksen Delingsinnstillinger. På dette punktet har du et par valg. Du kan dele direkte med folk som bruker e-postadressen sin. Bare skriv inn adressen i boksen “Legg til personer”. De vil få en e-post som gir dem tilgang til varen. En annen måte er å bruke en lenke. Øverst i Deling-innstillingsboksen klikker du Endre for å endre type tilgang. Velg noen med linken for å få tilgang til en lenke som vil ta noen til varen din. Du har også mulighet til å gi dem muligheten til å redigere dokumentet.

Ved å bruke en kobling med redigeringstillatelse, kan du dele et dokument på Facebook, Twitter, etc og be om kommentarer til hva du jobber med. Hva en fin måte å få tilbakemelding på! Folk kan bruke innsettingsfunksjonen for å gi deg all tilbakemelding du vil ha. Bare vær sikker på at du har en sikkerhetskopi hvis noen endrer dokumentet uten anerkjennelse. Reklame

Renhold

Til slutt, for å holde rotet ned, bruk samlinger for å holde enkelte elementer fra å tette opp hjemmesiden din i Google Dokumenter. Velg de enkelte elementene, og klikk deretter Mer øverst. Velg Ikke vis i Hjem for å skjule dem fra hjemmesiden din. Du vil fortsatt finne elementene i samlingene, og det gjør hjemmesiden din mye mer håndterlig.

Enkel, rask, fri

Bruke Google Dokumenter på den måten jeg har beskrevet, oppfyller mine forutsetninger for en topp av produktivitetsverktøyet for linjer - enkelt, raskt og billig (gratis). Det er et flott verktøy å ha i verktøykassen din. Jeg ser bare bruken av Gmail og Google Dokumenter som vokser.

Hvorfor ikke begynne å bruke den og dra nytte av økt produktivitet?

(Fotokreditt: Electonic News på Internett via Shutterstock)