Easy Project Organization i 10 minutter flat

En av de enkleste tingene du kan gjøre når du starter et nytt prosjekt, er å lage en mengde ideer. Disse ideene kommer naturlig fordi du er så begeistret med tanken på noe nytt og potensielt gunstig for deg eller dine forretningsforetak. Men du ser snart at alle disse ideene blir utrolig vanskelig å sile gjennom og organisere inn i et prosjekt.

Prosjektorganisasjon kan virke som det tar evig, spesielt hvis du blir fanget “i ugresset” av detaljene i prosjektet ditt. Faktum er at den første prosjektorganisasjonen, for nesten alle størrelsesprosjekter, kan ta så lite som 10 minutter hvis du følger disse enkle trinnene. Reklame

2 minutter - Definer

Ta de første 2 minuttene av dine planleggingsøkter for å skrive ut prosjektets mål. Svar på disse spørsmålene for å stivne målet ytterligere:

1. Hva er formålet med prosjektet og hva vil det oppnå?
2. Hvordan vil du vite når du er ferdig med dette prosjektet?

Å svare på disse to spørsmålene er viktig for å organisere ethvert prosjekt. Uten å vite hva du prøver å oppnå, og hva som ser ut som det, vil du ikke kunne identifisere de rette oppgaver og handlinger fremover.

1 Minute - Identifiser

Ta det neste 1 minuttet for å identifisere enkelt neste, fysisk handling av prosjektet ditt. Hvis du er en GTD nerd, vet du alt om kraften i den neste handlingen, og hvordan den kan drive deg til å få form “Jeg vet ikke hva jeg gjør” til “ett skritt nærmere ferdig.”

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Når jeg sier “Den neste fysiske handlingen”, Jeg mener det akkurat. Hvis du trenger å ringe noen til å få et tilbud på et nytt sett med dekk, men du ikke vet nummeret på dekkmannen, så vil du bli den neste handlingen “Google dekk fyrens nummer”. Det virker åpenbart, men det kan også være ganske subtilt. Reklame

Snarere enn å si, min neste handling er å “tenk på 'x'”, 'x' er noe under solen, gjør min neste handling “utkast 10 grunner til at jeg vil 'x'”. Dette gir deg en neste handling som er fysisk og noe som er gjennomførbart.

Det kan virke ekstremt, men å identifisere din neste handling gir deg en innsats i bakken for å starte fra. Siden du har identifisert hva prosjektet vil se ut når det er gjort, har du nå startpunktet og sluttpunktet.

5 minutter - Organiser

De neste 5 minuttene blir brukt til å organisere de neste trinnene i prosjektet. Det er her du kan bli for detaljert hvis du ikke er forsiktig; ikke la det skje med deg. I stedet for å analysere hvorfor en bestemt oppgave vil være den beste til å gjøre etter en viss oppgave, hvilke oppgaver kan være parallelle med hverandre, eller hva er alle de store og mindre avhengighetene til oppgaver og delprosjekter, bare finn de oppgavene som kan gjøres når som helst eller har en naturlig ordre til dem. Reklame

Du trenger ikke å planlegge hele prosjektet i løpet av 5 minutter. Det du trenger å gjøre er å organisere en liste over oppgaver i naturlig rekkefølge for å flytte prosjektet forbi neste fysiske tiltak. Du kan alltid komme tilbake og gjøre en annen 10 minutters prosjektplanlegging for å fullføre prosjektorganisasjonen.

2 minutter - gjennomgang

Nå som du har størstedelen av prosjektorganisasjonen din ute av veien, ta de siste 2 minuttene for å gå tilbake og gå gjennom prosjektet ditt. Hvis du ser noen skarpe ting som må endres før du dykker inn eller sender den bort til en kollega, ta vare på dem nå. Pass på at du neste handling er virkelig a neste handling. Sørg for at listen over påfølgende handlinger er lagt ut naturlig og ikke er full av vanskelige avhengigheter.

Til slutt går du raskt over prosjektets mål og hva som vil være sant i din verden når prosjektet er fullført. Reklame

Det er ikke noe som å være i stand til å ta en stor mengde ideer og utdrag av handlinger og raskt sette dem sammen i et full fledge-prosjekt på 10 minutter. Det bidrar til å holde momentumene i ideene flyter og reduserer motstanden mellom ide og handling sterkt. Selv om denne enkle planen kanskje ikke fungerer for et prosjekt som “bygge en kopi av Taj Mahal”, mange av prosjektene som vi trenger for å utføre vårt arbeid og liv, kan organiseres i løpet av 4 trinn og 10 minutter.

(Fotokreditt: Et bilde av en hånd med en penn som tegner en skisse via Shutterstock)