Ronald Chapman
0 
1955
200
I forbindelse med det siste innlegget fant jeg ut at Jeffrey Phillips har lignende brainstorming innlegg på dokument organisasjon. Han sa: 'Men mens vi genererer alle disse dokumentene, vurderer vi svært sjelden hvordan de vil bli lagret, tilbakekalt og / eller gjenbrukt.' - Veldig sant, eller vi vurderer ikke hvordan vi lagrer dokumentet vår fordi sortering trenger enorm innsats - et forsøk på å optimalisere bedre vellykket hastighet ved å gjenbruke dokumentet i fremtiden. Ja, det er alltid vanskelig å planlegge og bruke innsats på forhånd for fremtiden. Ikke desto mindre foreslo han for alle som ser fordelene med dokumenthåndtering at vi burde stille disse spørsmålene for å øke sjansen for å finne og gjenbruke dokumentet senere:
1. Hva er formålet med dette dokumentet?
2. Er det sannsynlig at noen ønsker å hente og gjenbruk hele eller deler av dette dokumentet?
3. Hvilke navnekonvensjoner eksisterer for å hjelpe folk å hente det?
4. Hvilket arkiveringssystem eller metadata finnes for å hjelpe deg med henting?
5. Hvordan kan vi angi hvem forfatter dokumentet for ytterligere informasjon?
6. Hvilke andre søkeord eller søkeord kan brukes på dette dokumentet - prosjektnummer, klientnavn, geografi, tidsramme osv?
Dokumenthåndtering forenklet - [tenker raskere]