Tilbake til Grunnleggende referanse arkivering

En av de største kildene til rot i omtrent alle kontormiljøer er ufiltrert papirarbeid. Jeg tror at alle lider minst fra Keep-It-syndromet, den fryktelige lidelsen som får oss til å bøye hvert eneste papirskrot som krysser våre skrivebord med en mystisk kraft som gjør det nesten umulig å kaste bort noe.

Minst en del av problemet er ubesluttsomhet. Mange av papirene vi beholder er ikke virkelig nødvendige, men vi holder da “for sikkerhets skyld” Vi trenger dem nedover veien. Siden de ikke er spesielt nyttige, er de vanskelig å organisere på noen meningsfylt måte, slik at de stabler opp eller blir klemt inn i en skoboks eller krammet inn i et urokkelig arkivskap uten spesiell rekkefølge.

Men det er bare en del av problemet. Et dypere problem er å vite at vi trenger noe, men ikke vite hvordan å arkivere det på en måte som holder det ut av veien når vi ikke trenger det, men gjør det enkelt å hente i et øyeblikk da vi gjøre trenger det. Frykten for å miste noe viktig, eller glemme det, kan være lammende, noe som ofte fører oss til å forlate flere ting enn vi arkiverer. Reklame

Filing er trolig den enkleste og minst tankevekkende oppgaven du kan gjøre på et kontor, men fordi så mye er i fare, skaper det stor angst - og i nesten alle kontormiljøer jeg noen gang har jobbet med, har denne angsten bidratt sterkt til at feilen i søknaden ble gjort.

Så, hva gjør vi?

Først av alt må vi skille mellom flere forskjellige typer papirer. Den første er prosjektfiler, som jeg har diskutert før - disse må være nært hånden, og er vanligvis det enkleste å finne ut. Den andre er offisielle dokumenter - fakturaer, regninger, kvitteringer, skjemaer, rapporter, møtemåter osv. Disse har også en tendens til å falle i naturlige kategorier som tyder på seg selv og er lett å utvikle et arkiveringssystem rundt.

Det virkelige problemområdet når det gjelder arkivering er referansemateriale. Referansemateriale er noe som inneholder informasjon som vi trenger eller vil trenge på et tidspunkt, og som vil ha en søknad utover deres umiddelbare bruk. For meg er en stor del referansemateriale - vi snakker kanskje 10.000 sider her - akademiske artikler og notater som jeg har samlet inn siden jeg begynte å oppgradere skolen for over tiår siden. Som akademiker bruker jeg dette materialet til å skrive papirer, forske på emner for presentasjon i klassen, og provosere nye ideer - men ingen av det gjør meg bra hvis jeg ikke finner det jeg leter etter når jeg leter etter den. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Systemet som umiddelbart antyder seg er alfabetisk, og i mange år var det slik jeg organiserte de fleste av mine papirer: Alfabetisk av forfatterens etternavn, akkurat som bøkene mine. Problemet med dette systemet er at mens det er lett å finne ut hvor nye papirer går - bare se på forfatterens etternavn - filhenting er en smerte. Hvis jeg vil ha informasjon om mat tabuer i Sør-Stillehavet, for eksempel, må jeg huske at Margaret Mead skrev om det emnet. Mead er lett å huske - hun er trolig den mest berømte av alle antropologer - men hva om papiret jeg vil ha er noe jeg så på av en forfatter hvis navn jeg ikke kan huske, kanskje en kandidatstudent ved et uklar universitet?

For å løse problemet med gjenfinning, reorganiserte jeg mange av mine filer i henhold til hovedfaget. Dette er systemet som David Allen anbefaler i Få ting gjort, og det hjelper sterkt med gjenfinning. Etter flere år med emnebasert arkivering hadde jeg flere pent organisert skuffer med mapper arrangert alfabetisk etter emne: “kolonialisme” etter “Kald krig” og før “Counter-Insurgency”. Å finne en mappe full av referanser på et bestemt emne var en bris.

På toppen av arkivskapet var det imidlertid en voksende haug med ufiltrerte papirer. Un-fil-stand papirer. Papirer som behandles likt med to eller flere emner, papirer som ikke lånet seg til noen enkelt huskede emneoverskrift, og så videre. Som Allen notater, hvis det tar mer enn noen få sekunder å arkivere noe, vil sjansene for at du gjør det, falle drastisk - arkivering må være rask, enkel og til og med moro, eller vi vil motstå å gjøre det. Som betyr at jeg ble mer og mer motstandsdyktig mot å arkivere helt og holdent som min haug med arbeid som jeg ikke kunne kategorisere, merke og fil om noen få sekunder,.

Og dermed falt mitt imperium av papir. Reklame

Skriv inn papirdraken

Systemet jeg begynner å implementere, er inspirert av systemet som brukes av Paper Tiger-dokumentstyringsprogramvaren. I Paper Tiger-systemet er filene nummerert og arkivert lavt til høyt. Hvert nytt dokument eller en gruppe dokumenter går inn i neste ledige tomme mappe, og en beskrivelse av innholdet og søkeordene blir oppgitt under den aktuelle mappens nummer i programvarens database. Dermed kan mappen min full av ressurser på motopprør være i mappe 08174; for å finne det, søker jeg bare i databasen for “mot opprør”, som vil fortelle meg nøyaktig hvor dokumentene jeg trenger er.

Paper Tiger-programvaren er ikke billig - den fullverdige versjonen av individuelle sluttbrukere er rundt $ 170. I stedet lager jeg et enkelt regneark, med kolonner som følger:

Mappe # | Tittel | Forfatter | Nøkkelord | Merknader

Mappenummerkolonnen er allerede nummerert til 1000 (eller 01000, faktisk - jeg kan legge til flere tall opptil 99.999 hvis jeg trenger det. Jeg tenker lang tid, her!). Tanken er at for å finne noe, kan jeg søke CTRL-F. Senere kan jeg lage spørsmål mot bordet, men for nå, en enkel “finn på side” Søket skal være tilstrekkelig. Senere kan jeg importere hele shebang til Access eller en annen database - kanskje jeg blir gal en helg og importerer den til MySQL og skriver en Ruby on Rails front end! (Jeg har alltid ønsket å lære Ruby on Rails ...) Annonsering

Paper Tiger er i hovedsak et merkingssystem for fysiske dokumenter (selv om det teknisk sett kan bli utvidet til å dekke digitale dokumenter på PCen min eller faktisk noe som helst jeg var villig til å katalogisere. Men det viktigste er at det løser både problemet av arkivering - uten å være begrenset til en emneoverskrift, trenger jeg ikke lenger å bekymre meg for ikke å kunne finne noe fordi jeg arkiverte det under “Imperialisme” og så etter det under “kolonialisme” - og problemet med gjenfinning - den eneste ferdigheten jeg trenger for å finne en fil teller.

Hva med deg? Hvordan har du løst dine innleveringsproblemer - eller har du det? Hva har ikke jobbet for deg tidligere (eller nåtiden), og hva har det? Gi oss beskjed om dine tanker i kommentarene.