Er du Sabotaging Your Project Deadlines ved å gjøre denne vanlige feilen?

Noen ganger skjer det uunngåelige: Uansett hvor hardt du har jobbet med på prosjektet, kan du ikke møte tidsfristen din. Når du analyserer årsakene til dette, merker du at det er en ekstern avhengighet som forårsaket forsinkelsen. Spesielt hvis du har forsøkt å levere dette prosjektet til en kunde, kan han / hun føle seg unappreciated på grunn av den savnede fristen.

Det som gjør denne situasjonen enda mer frustrerende, er at du visste at du gjorde din del riktig, men forsinkelsen skyldtes en ekstern faktor. Det er ikke rart at du blir sint når denne situasjonen oppstår. Likevel må du gjøre en virkelighetskontroll og gå i fronten av speilet.

Å miste øyeblikket

Når du arbeider på egen hånd og det ikke er noen interaksjoner eller avhengigheter på andre mennesker, er det ganske enkelt: du er bare ansvarlig for å svare på deg selv hvis du savner fristen du satte for å fullføre prosjektet. Reklame

Det er imidlertid et helt annet ballspill når prosjektet ditt har avhengighet på andre mennesker. Da handler det ikke bare om deg, og hvis du klarer å gjøre jobben din i tide - Andres bidrag påvirker også prosjektet og om det er eller ikke er ferdig i tide for å møte den angitte fristen.

Den største årsaken til frustrasjon i denne situasjonen er at avtalt bidrag ikke leveres i tide. Eller, hvis de kommer tilbake til deg, respekterer de ikke de opprinnelige avtalte tidsfrister. Dette kan få alvorlige konsekvenser for prosjektets fremgang. I verste fall kan prosjektet ditt til og med stoppe helt, til det eksterne bidraget er gjort.

Ikke bare klandre andre

Til slutt er slike problemer forårsaket av ineffektiv delegering og kommunikasjon. Og uansett hvor mye du vil klandre andre for å bremse prosjektet, må du også ta en titt på deg selv ved speilet.

Spør deg selv: Har du delegert effektivt? Var det delegerte arbeidet prioritert riktig? Var kommunikasjonen din klar? Når forventer du at andre skal komme tilbake til deg? Har du fulgt opp fremdriften? Reklame

Så selv om andre kan gjøre en del av arbeidet, er det i siste instans deg som er ansvarlig for å være ansvarlig og forhindre potensielle forsinkelser så mye som mulig.

Fokus på riktig delegasjon

For å forstå prosjektets avhengigheter bedre, sett deg et øyeblikk og gå gjennom alle mulige scenarier hvor en outsider trenger hjelp: Er det grafisk design? Er det korrekturlesing? Er det å sette opp ditt WordPress-nettsted?

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Samle alle avhengighetene i en liste og få bedre forståelse av hva som er nødvendig når, slik at prosjektet fortsetter å rulle pent sammen.

Neste, prioritere delegasjonene dine. Å få delegert arbeid gjort så tidlig som mulig forhindrer mest uventede forsinkelser i prosjektet. Reklame

Når du begynner å delegere, er kommunikasjon også en nøkkel. Å uttrykke klart hva du vil og når du kutter ned alle unødvendige forutsetninger, og alle er på samme linje når det gjelder oppgaver og frister.

Også, prøv å jobbe med pålitelige partnere. Noen ganger må du kanskje jobbe med noen som du ikke visste før. Men hvis det er mulig, velg noen som du allerede er kjent med og hvem du stoler på. Dette reduserer de potensielle situasjonene der arbeid ikke utføres innenfor avtalt tidsramme.

Endelig ha en sikkerhetskopieringsplan for arbeidet ditt hvis alt ikke går som forventet. På denne måten kan du fokusere på å gjøre noe annet, til det eksterne bidraget er gjort.

Få prosjektet ditt til å flytte uten forsinkelser

Her er trinnene for å unngå forsinkelser i prosjektet og delegere arbeidsbelastningen på riktig måte. Målet her er å minimere tapt tid og delegere så effektivt som mulig. Reklame

1. Sitt ned. Lag en avtale med deg selv og lag en liste over alle avhengighetene (til andre personer) som finnes i ditt prosjekt. Dette hjelper deg med å bygge riktig marcheringsordre for prosjektoppgaver.
2. Ha en plan B. Skriv ut planen din B hvis du har forsinkelser i prosjektet ditt. For eksempel, hvis grafisk designeren som arbeider med firmalogen din blir syk og skal ha sykefravær i de neste seks månedene, hva vil du gjøre i den situasjonen? Det er av største viktighet å planlegge fremover slik at du er bedre forberedt på uventede tilbakeslag.
3. Velg pålitelige partnere. Hvem har du jobbet med før? Er det en god og pålitelig webdesigner som kan gjøre designarbeidet for deg? Har du en foretrukket person som gjør korrekturlesingen din? Prøv å jobbe med disse personene om mulig. Faktisk, prøv å ha en sentral plassering for dine betrodde eksterne ansatte (for eksempel: lagret i Evernote). På den måten kan du enkelt finne den rette personen for jobben. På den annen side, hvis du må finne noen nye til å jobbe med (for eksempel gjennom Elance, Fiverr eller oDesk), prøv å lete etter brukeropplevelser og anmeldelser først før du velger din profesjonelle.
4. Prioritere avhengighetsarbeid. Når du er klar over avhengighetene, er det på tide å prioritere dem på prosjektoppgavelisten. Hvis det er mulig, prøv å få de delegerte oppgaver ut av veien så snart det er mulig. Hvis innspillet ditt er nødvendig før oppgaven kan delegeres, må du passe på at du tar vare på de oppgavene som du finner øverst i oppgavelisten.
5. Kommunisere klart. Når du tilordner arbeidet ditt, gi nok informasjon på en gang til din ansatt arbeidstaker. Ingenting er mer ineffektivt enn å gi for få detaljer for å veilede de du jobber med, noe som fører til unødvendig e-post korrespondanse. Dette fører igjen til forsinkelsene, da den andre personen ikke kan fortsette med sitt arbeid. Gi også den nødvendige informasjonen på en tydelig artikulert måte. For eksempel, hvis det er en frist som skal oppfylles, kommuniser det klart, slik at den andre personen ikke må gjøre falske antagelser når arbeidet skal returneres.
6. Gjør riktig oppfølging. Delegasjonen er så mye mer enn bare å tildele oppgaven - det handler også om oppfølging. Kjenner du virkelig den siste statusen til oppgaven din? Skal det virkelig gjøres innen tid? For å automatisere følgende, bruk tjenester som follow-up.cc eller FollowupThen å administrere oppfølgingene på den enkle måten. Du kan også bruke kalenderen eller oppgavelisten din (hvis du bruker en) for å sette påminnelsene.
7. Kjenn eskaleringskanaler. Vet du hva du skal gjøre når du ikke mottar arbeidet i tide? Vet du hvem du eskalerer problemet til hvis arbeidet ikke er ferdig? For eksempel er det i Elance forskjellige nivåer for håndtering av tvister. Prøv å finne ut disse kanalene på forhånd - bare hvis ting blir komplisert.

Konklusjon

Som du kan se, er forsinkelsene i arbeidet ditt knyttet til andre som arbeider med prosjektet ditt ved siden av deg. De fleste av disse forsinkelsene kan forebygges ved å gjøre noen planlegging på forhånd, og prioritere oppgaver og med tydelig artikulasjon. Selv om andre kan ha forårsaket forsinkelsene, er det til slutt jobben din for å minimere forsinkelsene så mye som mulig.

Det er din tur nå: Hvordan håndterer du avhengigheter til andre som jobber med prosjektet ditt? Hvordan sørger du for at oppgavene andre gjør, gjøres i tide?

Del dine kommentarer og tips nedenfor.

(Foto kreditt: Computer Sabotage med Grenade via Shutterstock)