Et prosjektstyringsverktøy for lag som du ikke visste eksisterte

Noen av de første problemene opptatt frilansere og gründere går inn i, er en tidshåndteringskamp. Når de tar på seg mer arbeid, blir jobbsøking av oppgavene for hver klient mer krevende. Å ha en sentralisert knutepunkt for å kommunisere og dele filer med lagmedlemmer blir raskt en nødvendighet når du blir opptatt: det er å bestemme den beste prosjektstyringsprogramvaren for å bruke som stopper de fleste i å døde sporene sine.

Administrere flere jobber og virtuelle lagmedlemmer

Reklame

Så hvordan administrerer du flere jobber med mange andre lagmedlemmer som trenger tilgang til klientinformasjon og filer? Et flott verktøy for å begynne med er Viewpath. Viewpath er et online prosjektledelsesprogramvare med en gratis utgave som ikke utløper. Dette kraftige programmet får ikke nok tid i spotlighten og fortjener en lang forsinket introduksjon. Denne forfatteren bruker den hver dag.

Selv om den frie versjonen har noen begrensninger, er det et flott sted å starte og se om du faktisk kan få prosessen din ned til repeterbare trinn. Å få hjernen din på papir kan være veldig avslørende. Du kan forvente å endre prosessen mange ganger mens du vokser. Opplevelsen vil også vise deg hvilken god prosjektstyringsprogramvare som er i stand til, uten at du skynder deg gjennom prosessen, slik at du kan lære og prøve i ditt eget tempo. Reklame

Med alle teammedlemmene ombord er det enkelt å spore hvilke oppgaver som er på tide og sent med enkle røde prikker som markerer de sentrale oppgavene. Forlengelse av forfallsdato eller flytting av prosjektets startdatoer kan gjøres ved å dra prosjektet visuelt eller angi ønsket dato i riktig oppgave.

Alt dette knytter seg godt til ressursstyringsaspektet i Gantt-diagrammet, hvor du kan ta en rask titt på hvem som er overbooket og hvem som kan godta mer arbeid. Du kan lage ubegrensede prosjekter og invitere ubegrensede gjester. “gjester” vil være de virtuelle gruppemedlemmene dine og kan se oppgaver som har blitt tildelt dem i et prosjekt for å få tilgang til filer, markere dem komplette eller en prosentandel fullført, samt legge til notater og linker. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Prosjektledelse for nybegynnere

Skjønnheten med å starte med prosjektstyringsprogramvare tidlig i spillet er at du kan få en ide om hvor mye tid det tar bare å skissere jobber og spore fremgang, slik at du ikke blir overrasket over det senere. Du kan til og med finne ut at du ikke liker dette aspektet av arbeidet, og å vite at det vil hjelpe deg å leie den riktige typen folk senere på veien. Reklame

Hvis du er ny på prosjektstyringsprogramvare, er det noen ting du bør vite. Disse programmene er store. De kan se enkle ut, men de er i stand til å løpe hundrevis av jobber og spore hundrevis av ansatte. Det er en malopprettingsprosess, rapporteringsfunksjon, separate visninger, flere kategorier og personlige pålogginger.

Å være stor betyr at de kan vokse med deg, men de krever også mer oppmerksomhet ved starten. Mange frilansere dykker inn og finner ut raskt det for å virkelig utnytte alle funksjonene det tar timer med læring og enda mer tidsplanlegging. Denne gangen kan investeringen føles som en avslag først, men å stille hardt spørsmål strømlinerer bare prosessen for senere. Selvfølgelig er det alltid muligheten til å bruke den til oppgavene du trenger umiddelbart og lære mens du går, men ikke forvent en rask “slutt” til læringskurven.

15 Hacks for Viewpath som vil spare deg tid:

1. Når du velger flere rader om gangen, hold skift og ikke klikk inne i avmerkingsboksene - klikk til venstre for å gjøre et stort utvalg.
2. Du kan endre flere datoer eller ressursnavn på en gang ved å velge alle linjene du vil ha, og du skriver inn første bokstav i navnet eller datoen.
3. Forvirret om å lage maler? Bare skape en jobb, opprett alle oppgavene, og neste gang du vil lage en lignende jobb, bare velg å “opprett fra eksisterende” jobb i stedet for malalternativet.
4. Tidsporingsklokke virker ikke i fri utgave, så slutte å klikke på den.
5. Mangler en jobb? Du har sannsynligvis lukket fanen. Gå hjem, deretter til prosjektfanen og dobbeltklikk på den.
6. Arkiveringsjobber er bedre enn å slette.
7. Ressurser ikke vises på en jobb? Gå til en annen jobb med ressurser i den, velg dem alle, klikk rediger kopi og rediger deretter lim inn i ny jobb.
8. De små pilene beveger seg rundt alt du velger, ikke bare en oppgave. Pass på at bare en oppgave er valgt, og plasser den i hierarkiet.
9. Ikke hopp over opplæringen. Det er super enkelt og tar omtrent 3 minutter.
10. Oppgaver som viser, men kan ikke finne dem på tidslinjen? Sjekk året i datakolonnen. Noen ganger jobber jobber inn for feil år og poof! De forsvinner.
11. “Varighet” betyr hvor mange dager eller timer du vil la noen forsøke å fullføre oppgaven. “arbeid” er hvor lenge du forventer at de skal ta og kan finnes i rullegardinmenyen til hver overskrift.
12. Hjemmeskjermen krever at du trykker på Fortsett-knappen midt på skjermen før du avslører programmet når du logger inn. Ja, du er på rett sted.
13. Den gratis versjonen utløper ikke, men hvis du ikke logger inn i over 4 måneder, kan du ikke ha en konto når du kommer tilbake.
14. Hvis du angir en oppgave (flytt den til høyre med en piltast), vil oppgaven over den bli en dristig header. Du kan ikke merke overskriftene komplett. De blir ferdige når alle oppgavene under dem er fullført.
15. Opprett en oppgave på slutten av hvert prosjekt som sier “klar for fakturering”, Hvis faktureringsdatoen går forfalt, fungerer den som en fin påminnelse.