9 tips om multitasking management som vil forbedre produktiviteten din

Når du er sulten til å vokse, utvide og drikke dypt av livet, vil du være så produktiv som mulig. Og med så mange valg om hvordan du drikker dypt av livet, kan vi legge mye til vår tallerken. Skriv inn multitasking-ledelse som vil forbedre produktiviteten din.

Det starter, uskyldig nok, med inspirert handling og en vilje til å oppnå, bygge og oppfylle det som er i vårt hjerte eller sinn å skape. Men hvis vi ikke er forsiktige, blir det raskt å bli begravet i arbeid og forsinkede utfall i stedet for produktiviteten vi trodde vi skaper.

La oss være klare på hva vi mener ved multitasking før vi kommer inn i tipsene om hvordan du kan forbedre produktiviteten. Administrere flere oppgaver samtidig forringer produktiviteten faktisk. Og din oppgave å være mer produktiv vil komme ned til hvor godt du kan fokusere på oppgaven ved hånden. For å avlede oppmerksomheten vekk fra oppgaven ved hånden, vil det bare ta lengre tid.

I Den ene tingen av milliardær Gary Keller, sier han

“Ekstraordinær suksess er sekvensiell, ikke samtidig.”

Du må fokusere på de viktige få oppgavene, ikke de trivielle mange, som får deg til målet ditt.

Så la oss være enige om at av “multitasking”, vi mener de mange oppgavene du må gjøre, ikke gjør dem samtidig. Denne artikkelen handler om hvordan vi håndterer de mange oppgaver vi må gjøre på en slik måte at vi forbedrer vår produktivitet i både kvantitet og kvalitet, slik at vi kan leve livet vi har tenkt å leve.

1. Juster forventningene dine

Jeg har funnet ut at jo flere prosjekter jeg tar på, jo flere oppgaver jeg må klare. Det høres opplagt ut, men det er et kritisk skille. De fleste tar alt for mye og har umulige forventninger om at de kan få alt gjort.

Med hvert prosjekt kommer mer detaljer enn vi kan forutsi. Hvis du ikke er forsiktig, tar du for mange prosjekter som begraver deg i oppgaver du ikke har håp om å administrere.

Jeg gjorde dette et ton i tjueårene mine. Det var spennende å drømme om alt jeg ønsket. Jeg ville dabble i en håndfull ideer og deretter gå videre til neste da jeg ikke så resultatene jeg ønsket. Fra utsiden kunne det ha sett ut som jeg var “multitasking”, men jeg kom ikke der jeg ønsket å gå.

Ulempen med å dabble med alle disse ideene var at jeg begynte å se meg selv som noen som ikke kunne produsere et resultat. Det eroderer din selvtillit når du tar på massevis av prosjekter og deretter ikke kan flytte noen av dem til stedet du hadde i tankene dine for å ta dem.

Så dette første tipset er stort, fordi det vil påvirke din evne til å håndtere alle andre oppgaver du velger å sette på tallerkenen din. Velg smart. Reklame

2. Velg klokt

Du kan ikke gjøre alt. Du vet det. Men hva er terskelen for hva du kan gjøre? Det er mye mindre enn du tror, ​​noe som betyr at du må velge klokt de oppgavene du tar på for å produsere det meste du kan i tiden du gir den.

Ved lanseringen av markedsføringsbureauet måtte jeg gjøre de fleste oppgavene. Og som våre kunder vokste så gjorde oppgavene jeg måtte klare. Jeg ventet lenger enn jeg måtte finne hjelp, og dette kostet meg et vekst i løpet av tiden jeg holdt på alle oppgavene. Det forårsaket også stress som påvirket min evne til å fokusere og dukke opp som den beste versjonen av meg selv. Jeg måtte finne de viktige få oppgaver som ville vokse mitt firma. Jeg måtte velge klokt hva jeg ville bruke tiden min på.

Når du har valgt de viktige få oppgavene du vil klare, må du enten gjøre fred med å la de andre oppgavene gå eller outsource dem til noen andre.

3. Outsource

Fokusert på de få få, begynte selskapet å vokse igjen, og jeg fant meg selv begravet i flere oppgaver enn jeg kunne håndtere. Dette er karakteren av suksess.

Etter hvert som produktiviteten din vokser, gjør din gjøremålsliste. Det var klart at jeg ikke kunne multitask min vei ut av denne og fortsette å vokse. Så jeg begynte å bygge mitt team av entreprenører jeg kunne outsource min voksende liste over detaljer til.

Dette er et viktig tips fordi mange av oss aldri ber om hjelp. Hvis vi jobber for noen andre, er det lett å tro at vi er en bedre lagspiller hvis vi kan vise at vi kan gjøre alt.

Hvis du eier din egen bedrift, er det lett å tro at du ikke har råd til den hjelpen du trenger. Og så blir vi begravet i detaljene og leser artikler om multitasking, håper de vil gi noen svar eller lettelse om hvordan vi kan bli mer ferdige i vår allerede overbelastede tidsplan.

Delegering og outsourcing til gode entreprenører har blitt så mye lettere som flere og mer talentfulle mennesker går inn i konsertøkonomien. På firmaet mitt bruker vi Upwork.com daglig. Vi har også brukt Fiverr.com og de mange ressursene som er tilgjengelige på Envato-markedet. I denne dag og alder trenger du ikke å gjøre alt selv. Det er et helt økosystem du kan outsource til, og det koster mye mindre enn du tror.

Videre koster det deg mye mer i tapt produktivitet for å ta det hele og ikke outsource. Ved outsourcing kan du fokusere på å administrere listen over vitale oppgaver som beveger nålen mot ønsket utfall.

4. Listeadministrasjon

Jeg har alltid båret handlingsobjektene i hodet mitt til det var så fullt at jeg måtte skrive det på sider i min journal eller nærliggende notater. Men disse ideene og gjøremålene har mistet seg over tid, og tvang meg til et mønster for å reagere på det som dukket opp i min tid. Reacting er ikke et flott sted å produsere fra.

Jeg trengte en bedre måte å håndtere min voksende liste over oppgaver slik at de var alt på ett sted. Mitt byrå hadde brukt Trello til å håndtere våre klientprosjekter, og jeg bestemte meg for å prøve det for å bo på min liste over to-dos.

Reklame

Trello fungerer bra fordi det er fleksibelt. Du kan opprette det de kaller “styrene”. Vi har et Trello-styre for våre klient 1-klienter og et eget styre for våre klient 2 klienter. Vi har et Trello bord for alle våre Leads og en Trello styret for Operations. Jeg har også laget et brett for min egen liste over to-dos.

Inne i et brett, oppretter du “lister”. Noen av teamet mitt lager lister for oppgaver rundt prioritetsnivå som “Høy prioritet”, “Midt prioritet”, og “Lav prioritet”.

Jeg fant det som virket best for meg, å lage lister basert på tid. Mine lister er merket “I dag”, “Denne uka”, “Denne måneden”, “Dette kvartalet”, “I år”, og “Fremtiden”. Jeg flytter produkter og oppgaver inn og ut av disse forskjellige lister basert på når jeg må fokusere på dem.

Les neste

Er minneforbedring mulig? 12 måter som faktisk fungerer

Slik delegerer du arbeidet effektivt (Den Definitive Guide for Leaders)

Har du falt inn i "travle" fellen? Her er din vei ut

Jeg har også opprettet en liste i styret mitt som sier “Brain Dump” hvor jeg raskt kan åpne min Trello-app, åpner den brettet og bare dumper ideer eller oppgaver raskt og deretter dra dem til den aktuelle listen senere.

Innsiden lister, kan du opprette “kort”. Kort gir deg mulighet til å lage sjekklister, forfallsdato, beskrivelser og kommentarer. Du kan merke teammedlemmer og legge til fargekodede etiketter. Selv om jeg ikke bruker alle disse funksjonene i kort, finner jeg at det tillater meg å organisere tankene mine om en bestemt oppgave og fortsette å legge til som flere ideer eller ting kommer opp for den oppgaven.

Å ha ett sted å samle inn, organisere og administrere alle dine ideer og å gjøre er kritisk hvis du vil administrere flere oppgaver.

Når du administrerer listen over å gjøre, ser du lignende aktiviteter du kan klumpe sammen og slå ut i en “parti”.

5. Batching

I begynnelsen av månedene jeg startet, ville jeg gjøre alt hele tiden. Jeg prøvde bare å finne ut alle de bevegelige stykkene og svare på det som var presserende. Men etter hvert som arbeidet stakk på, fant jeg visse typer arbeid som krevde visse typer fokus og energi. Å svare på e-post, var annerledes enn å skape meningsfulle sosiale innlegg og oppdatering av Trello-kort var annerledes enn å ta tid for visjon og planlegging.

Skriv inn batching. Batching klumpet lignende oppgaver inn i en kondensert tidsramme som tillot meg å bli mer utført på de spesifikke oppgavene ved å bruke energien de oppgavene som kreves.

Mit firma gjør ferdig markedsføring når vi intervjuer våre kunder for sine egne podcaster. Hvert intervju vi gjør, har en hel sjekkliste over oppgaver for å fullføre.

I begynnelsen ville jeg registrere et intervju med en klient for deres podcast. Så snart intervjuet var over, ville jeg stå opp fra min datamaskin og gå bort bare for å få annen energi, forlot episoden tittelen, beskrivelsen vi brukte for YouTube-kanalen deres, og oppdatere vår Trello-liste for senere.

Det tok så mye lengre tid å komme tilbake til oppgavene, å huske hva vi snakket om og komme tilbake i tankegangen for å fullføre den episoden. Så begynte jeg å batching alle oppgavene i slutten av intervjuet. Ikke bare ble arbeidet gjort raskere, jeg følte lettere uten å bære rundt alle de utførte oppgavene i hodet mitt. Reklame

Batching er en kraftig praksis. Du kan begynne med å bare batching en slags oppgave med en annen. Ta det rolig. Se hvordan det føles. Lek med den. Hele målet er å øke produksjonen og minimere avbrudd

6. Avbruddsstyring

Avbrudd er en av de største drapene i produktiviteten. Multitasking er ingen kamp for konstant avbrudd, og kommunikasjon kan være en av de primære skyldige i denne tapte produktiviteten. Dette gjelder om du jobber på et kontor med andre, hjemme alene eller ha et virtuelt team.

Etter hvert som vårt virtuelle team vokste, måtte vi finne måter å kommunisere daglig rundt prosjekter, oppfyllelse og ideer. Snakk om å bli trukket bort fra produktivitet. Jeg ville tilbringe en time til to timer om dagen, bare svare på kommunikasjon i e-post, tekst, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer og Slack.

Vi har lagt til verktøy som Slack og Trello for å strømlinjeforme kommunikasjonen, men jeg fant meg selv å bli trukket inn i chat-tråder hver time med meldinger som belyser telefonen min. Å realisere at jeg ikke kunne fokusere på de viktige få hvis jeg stadig ble trukket inn i ugresset i min virksomhet, måtte jeg lage noen grenser for meg selv og med teamet mitt om hvordan og når jeg ville bruke disse kommunikasjonsverktøyene.

Sett grenser med menneskene i ditt liv ved å la dem få vite når du er tilgjengelig, og når du svarer på kommunikasjonen. Slå av push-varslene på telefonen eller sett telefonen i flymodus i produktive tider. Du trenger ikke å være unreachable hele dagen. Du trenger bare å beskytte fokuset ditt under oppgaver som krever det.

7. Forbered deg

En av hackene som tillot meg å samle alt arbeidet på slutten av et klientintervju, var å ha alle verktøyene og fanene åpne på datamaskinen min at jeg trengte å fullføre oppgavene raskt. Det høres tydelig ut i ettertid, men noen ganger når vi er begravet i alle oppgavene vi prøver å håndtere, beveger vi oss fra oppgave til oppgave i et uheldig tempo og tillater ikke tid til å forberede verktøyene, vår plass eller vår tankene for det arbeidet vi skal komme inn på.

Det som tok et ekstra par minutter under forberedelse, reddet meg lett tjue minutter i rydde opp slik jeg pleide å gjøre det.

Hvis du skal klare flere oppgaver, vil du forberede disse oppgavene på forhånd, effektivisere effektiviteten og dermed øke produktiviteten.

8. Ernæring

I en tidligere artikkel skrev jeg på Lifehack, jeg snakket om viktigheten av ernæring på minneforbedring. På samme måte kan næring påvirke ytelse og produktivitet.

Da oppstarten min vokste og tiden min ble presset, fant jeg meg selv å drikke mer kaffe, spise usunn snacks og mindre næringsrik mat. Jeg har også funnet meg selv å starte happy hour tidligere bare for å gjemme seg fra alle detaljer i hodet mitt.

Over tid ble kroppen min bundet i knuter. Min søvnplan var av, og mitt fokus var hit og savner. Bare slippe kaffe, happy hour og gjøre mer proaktivt måltid prep sette meg tilbake i kroppen min og tankene mine som hjalp meg til å være mer til stede for oppgavene jeg måtte klare hver dag.

Ernæring er ikke et vanlig tips for multitasking management, men det er viktig at du vil være produktiv. Reklame

Dette er noen sunne spisevaner som hjelper deg med å holde deg produktiv: 15 Spisevaner for at du skal være produktiv på jobben

9. Ta en pause

Når du er investert i arbeidet ditt, er det enkelt å ta med deg overalt.

Jeg befinner meg hele tiden jobber. Min virksomhet er viktig for meg fordi jeg føler at vi har viktig arbeid å gjøre i verden. Men jeg har funnet ut at hvis jeg ikke tar en pause, begynner jeg å bli sliten av den rene lasten av det hele.

Jeg legger også merke til at når jeg tar en pause fra jobb, slapper tankene mine og en plass åpner opp for ny inspirasjon og energi, noe som gir meg fornyet fokus på de viktige få oppgavene jeg trenger å klare når jeg går tilbake til arbeidet.

Derfor er det viktig å planlegge nedetid. Igjen, dette er ikke vanlig multitasking råd, men for de av oss som ønsker å hacke liv, forstår vi og setter pris på en helhetlig tilnærming til produktivitet.

Bunnlinjen

Målet er et rikt og produktivt liv, ikke å spinne en haug med plater bare for å se opp år fra nå og lurer på hvorfor du ikke lenger er i livet enn du er.

Fra boken Den ene tingen,

“Aktiviteten er ofte uavhengig av produktivitet, og forretninger tar sjelden omsorg for virksomheten.”

Multitasking, som de fleste tenker på det, er egentlig bare busyness. Men å håndtere de viktige få oppgaver i rekkefølge, ikke samtidig, vil lede deg til den type produktivitet som vil ta deg der du ønsker å gå.

Flere ressurser for å øke produktiviteten

• Glem læring Slik multitask: Øk produktiviteten 10X Mer med fokus
• Delegations forsiktige kunst
• Kan ikke fokusere? Hvorfor har du gjort det feil og hvordan du skal fokusere bedre
• Er det mulig å multitask? 12 grunner til at du ikke vil
• 7 Effektive Time Management Tips for å maksimere produktiviteten din

Utvalgt fotokreditt: Green Chameleon via unsplash.com