8 Time Management Strategies for travle mennesker

I løpet av de 25 årene jeg har jobbet i bedriftsmiljøer og trente entreprenører, har folk alltid sett på å forbedre deres tidshåndteringsferdigheter.

Som trener kommer folk ofte til meg fordi de føler at de ikke har nok tid til å oppnå alt de vil ha hver dag. De er opptatt, men jobber ikke med de tingene som gir dem stor glede eller har en reell innvirkning på deres virksomhet og liv.

Å være i konstant handling hele dagen er normen. De sitter fast i en uendelig syklus av busyness og fyller opp tid med oppgaver.

En av tingene jeg har lagt merke til på opptatt arbeid er at det ikke gjør folk mer produktive eller kreative. Faktisk skaper det mer komplikasjon og kompleksitet.

Å håndtere e-post, gå til mange møter, multi-tasking og arbeide med aktiviteter med lav verdi, er ofte ikke den beste bruken av tiden din.

Hva om det var en annen måte å tenke på hvordan du klarte din tid? Ønsker du at du kan klare din tid mer effektivt og fullføre hver dag med å være fornøyd med det du har oppnådd?

Det er noen enkle tidsstyringsstrategier som travle mennesker kan bruke til å bli mer effektive, produktive og få flere av de viktigste tingene gjort.

Nedenfor er 8 tidshåndteringsstrategier som travle mennesker kan implementere akkurat nå for å forenkle sine liv og endre hvordan de tenker på å administrere sin tid.

1. Ta en tidskontroll

Hvis du vil ta kontroll over din tid, er det første trinnet å forstå hvordan du bruker tiden din akkurat nå.

Du kan ikke endre før du har klarhet om hvor du er og hva som fungerer og hva som ikke fungerer?

Denne revisjonen gir deg et stort bilde av verdien du oppretter og resultatene du leverer V den tiden du investerer i hvert prosjekt eller oppgave. Det vil hjelpe deg med å forenkle alt, så du kan forstå veldig raskt om du bruker tiden din produktivt eller ikke.

Når min coaching-klienter utfører en tidsrevisjon, gjør de vanligvis dette i syv dager, og jeg vil anbefale det samme for deg.

Hvordan gjennomføre en tidsrevisjon

1. Få et tomt stykke papir
2. Sett en dato øverst
3. Tegn tre linjer ned på siden
4. Tittel første kolonne 'High Value Work'
5. Tittel andre kolonne 'godt arbeid'
6. Tittel den tredje kolonnen "Lav verdi arbeid”

Høy verdi arbeid er arbeid som du elsker å gjøre, det er du flott på. Det er arbeid som gir de største resultatene.

Godt jobba er arbeid som du liker. Det gir gode resultater, men er arbeid som ofte er repeterende og noen andre kan gjøre like bra eller bedre

Lav verdi arbeid Ikke opphisser deg og sannsynligvis frustrerer deg. Det gir ikke gode resultater, senker energinivåene og kan stoppes eller gis til noen andre.

For hvert prosjekt eller en oppgave du forplikter tilordne den til en av de tre kolonnene med navnet på arbeidet og hvor mye tid du har brukt.

På slutten av de 7 dagene, summere opp mengden tid brukt i hver kolonne og på hvert prosjekt.

Jeg foretrekker papir, men du kan også bruke et verktøy som bytte eller høst. Reklame

Dette kan være en øyeåpningsøvelse. På slutten av revisjonen, se etter måter å forbedre hvordan du bruker tiden din. Spør deg selv hvordan kan du bruke mer tid på å gjøre høy verdi arbeid som skaper størst effekt, gir mer glede og leverer de resultatene du vil ha.

2. Angi Time Management Goals

Uten en klar visjon eller mål, kan det bli enkelt å drive, miste fokus og bli distrahert.

Ved å skape klarhet om hvor du er nå og hvor du vil komme til, blir det mye lettere å fokusere tiden på høyverdighetsaktivitetene som vil hjelpe deg med å nå dine mål.

Gjennom å angi bestemte målbare mål, kan du tydelig identifisere hva den ideelle fremtiden ser ut og lage en plan og vei for å komme dit.

Med denne klarheten kan du forenkle alt. Du er klar på reisemålet ditt og vet den beste måten å administrere din tid, ressurser og folk til å komme seg dit,

Ved å forstå hva du gjør best og hva som kan skape størst effekt, får du større klarhet om hvordan du best kan bruke tiden din, og hvem som ellers kan hjelpe deg med å nå dine mål.

Mastering din tid er delvis om hvilke endringer du kan gjøre. Det handler også om hvem som kan hjelpe deg med å bli enda mer effektive.

Innstilling av mål kan gi deg viljestyrken og motivasjonen til å bevege seg fremover i riktig retning, og sparer tid og reduserer forretningsfullhet og utsettelse.

Angi mål for hver 90-dagers periode og vurder deretter resultatene dine på slutten av denne syklusen. Se gjennom hva som fungerte og hvilke gjennombrudd du oppnådde. Sett deretter opp dine neste 90-dagers mål.

Lær mer om innstilling av mål for å få ting gjort i denne artikkelen: 17 Smarte tips om å sette mål for å få mer gjort

3. Delegere og Outsource

Når du fullfører en tidsrevisjon, forstår du nøyaktig hvor du for tiden bruker tid og på hvilke aktiviteter.

Nøkkelen til effektiv delegering er å forstå dine unike styrker og den største verdien du lager, og finne ut hvordan du kan bruke mer og mer tid på å gjøre det arbeidet.

Noen ganger føler vi at vi er de eneste som kan få jobben, så vi holder fast på oppgaver som vi ikke liker og forteller oss bort fra de tingene vi har best.

Vi kan alle få tilbake timer ved å gjøre bedre, mer produktivt arbeid. Arbeid vi faktisk elsker å gjøre.

Snarere enn å tenke på hvordan du kan passe alt inn i din tidsplan, bør du vurdere hvem som er de som kan ta på seg prosjekter og oppgaver.

Tenk på hvor din kreative energi og unike ferdigheter best kunne utnyttes.

En administrerende direktør i et reisebyrå jeg jobbet med kom tilbake 15 timer i uken, ganske enkelt ved å ansette en assistent for å jobbe med henne. Hun var i stand til å bruke mer tid på å gjøre det hun gjorde best og elsket å gjøre. Dette inkluderte å vinne ny virksomhet, tilbringe tid med sine kunder, og få flere henvisninger.

Prøv dette tipset: Annonsering

Hver 90-dagers tenk på hvordan du kan eliminere 3 ting fra listen over lavverdig arbeidsliste som for øyeblikket frustrerer deg, irriterer deg eller du finner leverer ingen reell verdi.

Tenk på 3 ting fra din gode arbeidsliste som du kan delegere eller outsource.

Tenk på 3 ting fra din høyverdighetsliste som du vil bruke mer tid på å gjøre.

Fortsett å følge denne prosessen hver 90 dag for å frigjøre deg selv enda mer for å fokusere mer tid på de tingene du gjør best og gi resultater på høyeste nivå.

Denne veiledningen om hvordan du skal delegere vil være nyttig for deg:

Har du falt inn i "travle" fellen? Her er din vei ut

4. Start prioritering

Når du er klar og opptatt av hvordan du vil bruke din tid og dine fremtidige mål, er nøkkelen å begynne å prioritere tiden din for å gjøre disse målene til virkelighet.

Hvis du ikke angir prioriteringer, kan du miste fokus, bli distrahert og begynne å forkaste. Tiden din vil bli fylt med aktiviteter med lav verdi og perfeksjonisme kan krype inn.

Hvis du har 20 ting på oppgavelisten din hver dag, prioriterer du ikke. Når du har en uendelig liste over gjøremål og utbuling, vil arbeidsbelastningen din hele tiden strekke seg, noe som fører til overvelde og tap av klarhet og fokus.

Hvis du er super opptatt, er nøkkelen til tidsstyring fokus og prioritering rundt aktivitetene som vil hjelpe deg med å nå dine mål.

En enkel tidsstyringsstrategi er å angi maksimalt fem ting du vil oppnå hver dag. Det er dine prioriteringer.

Les neste

Slik delegerer du arbeidet effektivt (Den Definitive Guide for Leaders)

Den Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better og Wake Up Productive

Har du falt inn i "travle" fellen? Her er din vei ut

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hvis du klarer å fullføre dem, kan du jobbe med andre ting, men de fem du har identifisert prioriterer.

Denne intentionality vil sikre at du ikke blir distrahert og gå videre til elementer og oppgaver som ikke er på prioriteringslisten din.

Sjekk ut denne artikkelen om hvordan du prioriterer bedre: Slik prioriterer du rett på 10 minutter og jobber 10X raskere

5. Gjør det viktigste først

Denne strategien er en av nøklene til effektiv tidsstyring.

Start dagen med å spørre deg selv:

“Hva er nummer én ting jeg absolutt må oppnå i dag?”

Når du er klar over det, og du forplikter deg til å oppnå det, er det sjansene for at du egentlig vil gjøre jobben. Reklame

Denne teknikken vil stoppe uorden, distraksjoner og kaos fra å påvirke dagen din.

Grunnen? Du har tatt en bevisst beslutning i begynnelsen av dagen, når viljestyrken din er sterk.

Har du lagt merke til at når dagen har på deg, har du mindre og mindre viljestyrke og energi til å fokusere?

Så gjør det viktigste eller ting først.

Hvis du har satt opp samtaler med potensielle kunder, gjør du dette om morgenen.

Hvis du har en viktig presentasjon å skrive, gjør du det igjen om morgenen.

Ikke multitask. Fokuser på ett prosjekt om gangen og arbeid på det til det er fullført.

Uansett hva din viktigste ting er, hvis du gjør det først, da får du aldri en dag da du ikke fikk noe viktig gjort.

Ved å følge denne enkle tidsstyringsstrategien vil du vanligvis ende opp med å ha en veldig produktiv dag.

Noen ganger kan det hende du må begynne å si ikke oftere om ting ikke er en prioritet eller ikke passer inn i målene dine. Hvordan? Lær å si nei fra denne artikkelen: Den milde kunsten å si nei

6. Lag perfekt morgen og kveldsrutine

Hvis du opererer på toppen fysisk og mentalt, skal du være langt mer fokusert og produktiv.

Å lage din perfekte morgenrutine kan gi deg klarhetens fokus og energi for å fullføre dine viktigste prioriteringer for dagen.

Hvis du kan, kan du bruke 60-90 minutter til å opprette en dag med høy ytelse hver dag ved å fokusere på hva du vil oppnå.

Ha en sunn frokost, les, meditere, gå en tur - det som fungerer best for deg. Så legg deg ut og vær tydelig på dine prioriteringer for dagen.

Hva er One Thing du vil fokusere på - gjør det først før du er ferdig. Dette tar engasjement og konsistens.

Det kan være vanskelig å begynne med, men akkurat som å gå på treningsstudioet, kan det bli lettere med tiden, hvis du begynner å oppnå de resultatene du vil ha.

Hvis du ønsker å doble produktiviteten og maksimere din tid, opprett en kveldsrutine for å støtte morgenrutinen din.

På slutten av hver dag, gi deg selv 15 minutter å reflektere om dagen. Skriv ned 3 ting som var gode om den dagen. Dette kan få en ny klient, et godt møte du hadde, positive kommentarer til arbeidet ditt. Alt som gjør at du føler deg positiv og trygg. Denne strategien gjør at du føler deg takknemlig for det du har oppnådd. Reklame

Skriv deretter ned de 3-5 tingene du vil oppnå neste dag, oppført i prioriteringsordre. Dette vil sikre at alt er frisk i tankene dine neste morgen og vil skape en trygg tankegang.

For å legge til et ytterligere lag i denne strategien, tilbringer du 30 minutter på en søndag som setter opp dine hovedprioriteter for uken fremover.

7. Arbeid i klokkeslett

Hvis du er seriøs om å få mer kontroll over tiden din, opplever mer frihet og erobrer noen følelser av stress og overvelder så må du ikke multi-oppgave.

I stedet jobber du i biter av fokusert tid på dine prioriterte prosjekter. Ikke skift mellom oppgaver eller prosjekter.

Jeg jobber med 60/60/30 prinsippet, arbeider i biter av 50 minutter, og tar en 10 minutters pause for de to første bitene før tiden tar 30 minutter til å lese, gå eller meditere.

Denne strategien kan bidra til å holde energien din oppe gjennom hele dagen, og gi deg en virkelig følelse av prestasjon da prosjektene blir fullført.

Mange bruker Pomodoro-teknikken for å spore tid, men du kan bare bruke timerfunksjonen på telefonen.

8. Ta deg tid til deg selv

Hvor ofte tar du tid for deg selv eller feirer små eller store prestasjoner hver dag?

For noen er det et merke til prestasjon å jobbe hardere og jobbe lengre timer for å få så mange ting som mulig.

Hvis du fortsetter å gjøre dette konsekvent, kan du være i fare for utbrenthet.

Ved å maksimere bruken av tiden din, strømlinjeforme arbeidsflyten din og fokusere på aktiviteter med høy verdi som vil hjelpe deg med å nå dine mål, vil du ha mer tid til å bruke på deg selv og med de som har betydning.

Du må gi deg selv tillatelse til å ta deg tid utenom din bedrift, om du vil bruke denne tiden på personlig utvikling eller med familien eller vennene, det er opp til deg, men gi deg den tiden.

Dan Sullivan, grunnlegger av strategisk coach har skapt et unikt tidsstyringssystem for å hjelpe deg med å fokusere tid, energi og kreativitet o produsere dine beste resultater.^[1]

En del av dette tidsstyringssystemet er et fokus på å ta Free Days, som er en 24-timers dag, fra midnatt til midnatt, der det ikke er noen arbeidsrelaterte aktiviteter.

Målet med denne dagen er å hjelpe folk til å forynge og øke energi for å sikre at de opprettholder høye produktivitetsnivåer og kreativitet.

Bunnlinjen

Når opptatt folk snakker om å ikke ha nok tid, er det vanligvis fordi de ikke har forstått verdien av sin egen tid og prioritert det på riktig måte.

Hvordan vi bruker vår tid er ofte et valg. Vi har faktisk stor kontroll over vår tid. Ikke fullstendig kontroll, men mer kontroll enn vi tror.

Prøv en eller flere av disse strategiene for tidsstyring. Hvis du finner en eller flere som fungerer for deg, hold deg i den i 90 dager og se forskjellen det gjør i både din forretning og ditt personlige liv.

Mer ressurser om produktivitet

• Kan ikke fokusere? Hvorfor har du gjort det feil og hvordan du skal fokusere bedre
• Lett distrahert og vanskelig å fokusere på? Prøv å gjøre dette
• 7 Effektive Time Management Tips for å maksimere produktiviteten din
• 18 Best Time Management Apps og verktøy

Utvalgt fotokreditt: Alvaro Reyes via unsplash.com

Henvisning

[1]

^

Strategisk coach: Hvilke frie dager er, og hvordan vet du når du trenger dem.