7 uventede måter å maksimere produktiviteten din

Du har en digital notatbok, og du bruker det beste oppgavestyringssystemet. Du vet hvordan du lager en tidsplan. Du er fantastisk på sporingsdetaljer. Du reagerer raskt på e-postmeldinger. Men du er fortsatt på utkikk etter måter å få det til, fordi du vet at du kan gjøre enda bedre.

1. Sov mer, ikke mindre.

For lite søvn, dårlig søvn, avbrutt søvn og / eller helseproblemer som forstyrrer søvn, legger opp til en negativ: tretthet. Og tretthet har stor, dårlig effekt på produktiviteten din. En studie, ferdigstilt i 2010, anslår årlig kostnad for tretthetsrelatert produktivitetstap på nesten $ 2000 per ansatt. Kronisk søvnmangel har noen ganske alvorlige resultater, som økt angst, dårlig minne og til slutt nedsatt kognitiv funksjon.

Med andre ord, uten tilstrekkelig søvn, vil hjernen din bare ikke fungere så godt. Så selv om du har en flott plan, en velordnet gjøremålsliste, og alle verktøyene du trenger, uten nok søvn, er du tilbøyelig til å være svak og ufokusert. Alle triksene i boken vil ikke bidra til å maksimere produktiviteten hvis hjernen din - den ultimate produktivitetsmaskinen - virkelig trenger en lur.

2. Gjør mindre, ikke mer.

Produktivitet handler ikke om å gjøre mer på kort tid. Hva god gjør mer hvis det du gjør er ikke det virkelige arbeidet som trengs? Faktisk prøver vi å gjøre mer, ofte hvor vi kaster bort tid. Vitenskapen har vist at multitasking ikke er noe menneskelig hjerne er koblet til å gjøre.

Jo mer du hoper på tallerkenen din (eller kalender, eller notatbok eller oppgaveliste eller oppgavebehandling), desto mer tid du må bruke, bestemmer hva du skal gjøre neste gang. Og ved å ta avgjørelser spiser ikke bare verdifull tid, det ødelegger din evig viktige reserve av viljestyrke.

En enkel løsning vil løse begge disse produktivitetsmordene: prøv å gjøre mindre. Reklame

Begrens antall åpne prosjekter du er involvert i til enhver tid. Jeg skjønner at det ikke alltid er mulig: Noen ganger er prosjektlisten din avhengig av sjefen din eller din signifikante andre, mer enn den gjør på deg.

Hvis du finner deg selv overbelastet, kan det imidlertid være en klage: “Jeg vil gjerne takle dette prosjektet; vil du være ok hvis jeg først fullfører XYZ-prosjektet, så jeg får den tiden og oppmerksomheten jeg må bruke til denne nye ideen?”

Begrens grenser for hva du tillater deg å sette på dine daglige og ukentlige gjøremålslister. I begynnelsen av uken velger du de øverste få tingene du vil oppnå. På begynnelsen av hver dag, bestem på tre oppgaver du vil fullføre som vil flytte deg mot å treffe denne ukens ønskede resultater.

3. Bli mindre tilgjengelig.

Å være den som alltid er pålitelig, kommer med en viss fordel: folk ser opp til deg. De respekterer deg. De vet at du får jobben gjort.

Det kommer også med et visst problem: folk vil spørre mer om deg hvis de vet at de kan stole på deg.

Det er godt å hjelpe venner, og det er noe du bør gjøre. Men det er ikke noe du bør gjøre hele tiden. Å velge å være mindre umiddelbart tilgjengelig, setter opp et automatisk filter. Reklame

Ikke vær den personen med telefonen limt til hånden sin til enhver tid. Ikke vær gal som svarer hver tekst, samtale eller e-post om fem minutter eller mindre. Folk kan vente, og hvis det er viktig at du Vær den som er involvert, de vil vente på ditt svar.

4. Begrens møter.

Møter er beryktede sorte hull og spiser produktivitet i retur for, vel ingenting. Et vakuum. Mens du kan finne mange gode råd om hvordan du får mer ut av møter, hold møter kort, hold dem fokusert, møt mål og så videre - her er en enkel, men ekstremt effektiv tilnærming: begrense møter helt og holdent.

Hvis du er sjefen, kan du bare slutte å sette dem på skjemaet eller gjøre deg tilgjengelig for hver møteforespørsel som kommer over skrivebordet ditt (se nr. 3 ovenfor, Bli mindre tilgjengelig). Hvis du ikke har denne myndigheten, må du begynne å gjøre klager. Før du bare gir inn og dukker opp, kraler du en annen ettermiddag som er tapt til den våte produktivitets-spisemaskinen som er et møte, ta kontakt med arrangøren og still spørsmålene:

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

• Hva er på dagsordenen for dette møtet?
• Hva er dine mål for dette møtet??
• Hvorfor vil du at jeg skal være der?
• Hva forventer du at jeg skal bidra?
• Er det noen måte jeg kan bidra uten å være til stede på møtet?

Hvis møterrangøren også er veileder eller kollega, appellerer på grunnlag av tapt produktivitet. Spør noe slik: “Vil du heller, jeg gjør noe kjedelig fantastisk fremgang på dette prosjektet vi gjør, eller sett deg på dette møtet i 2 timer og oppnå ingenting?”

5. Mål produksjonen din.

Vi vet ofte ikke hvordan man måler produktiviteten på prosjektene vi er involvert i. Kanskje det er et pågående prosjekt, eller noe stort og komplekst, eller noe kreativt og immaterielt. I alle fall kan det være vanskelig å finne ut hvilken produksjon som ser ut.

Problemet er imidlertid at hvis du ikke vet hvordan produksjonen ser ut, kan du ikke fortelle om du er produktiv. Reklame

Løs dette problemet med fuzzy produktivitet ved å hamre ut en måte å måle produksjonen med hvert prosjekt du har på vei. Dette kan være noe som en tidslinje, med milepæler for bestemte prestasjoner i prosjektet mens du er på vei: du måler fremdriften din ved å se hvor tett du kan holde deg i takt med den projiserte tidslinjen.

Eller det kan være noe som en kvote, enten daglig eller ukentlig, av de viktigste oppgaver eller leveranser som må gjøres.

Eller det kan være noe helt annet: ord skrevet, samtaler, penger pantsatt, e-post besvart, søknader sendt.

Finn ut hva slags produksjon betyr for hvert prosjekt, og da kan du maksimere den produktiviteten. Hold oversikt over produksjonen din hver gang du jobber med prosjektet. Bare kunnskapen om nøyaktig hva du bør gjøre for å være produktiv er nyttig for å fokusere hjernen din.

Å holde oversikt over hvor mye du kan oppnå blir et spill du spiller med deg selv, en som sporer deg for å utføre bedre hver gang du gjør jobben.

6. Glem store mål; fokusere på små gevinster.

Store mål er gode, men sporing av fremgang på store mål kan være deprimerende. Vi må se fremgang for å være motivert for å fortsette å gjøre fremgang. Ellers blir vi motløs og begynner å stille spørsmål til alt. Reklame

Dessverre kjøper vi ofte inn ideen om å ha store mål uten å forstå hvordan vi skal nærme dem. Hvert stort mål oppnås ved en rekke små, inkrementelle gevinster. Dette er gamle nyheter: spis elefanten en bit om gangen, ta den reisen ett steg om gangen. Selv om vi vet og forstår dette konseptet, vet vi ikke hvordan vi skal bruke det.

Nøkkelen er å sette et stort mål, så glem det om en stund. I stedet finne ut hvilke små gevinster du må gjøre hver uke, til og med daglig, og fokus på dem. Ignorer det store målet, for en stund, og fokuser bare på å få til de små gevinster. Se nå og da opp på det store målet igjen og se hvor langt de små gevinster har ført deg mot å nå det.

7. Bygg sunne vaner.

Hjernen din er den viktigste ingrediensen i enhver innsats i et produktivt liv. Og hjernen din er en del av kroppen din. Hvis du ikke tar vare på kroppen din, tar du ikke godt vare på hjernen din.

Sunn vaner inkluderer å få tilstrekkelig og god søvn, trene og spise mat som brenner deg i stedet for å veie deg ned. De inkluderer også å balansere tiden mellom fokusert arbeid og nedetid, ensomhet og sosiale aktiviteter, fysisk og mental innsats.

Fokuser på å bygge eller forsterke en sunn vane hver uke, og sykle gjennom vaner du vil etablere. Jo sterkere disse sunne vaner er i livet ditt, desto mer produktive vil du være som standard.

Utvalgt fotokredit: Zach Dischner via flickr.com