5 måter å forbedre produktiviteten på kontoret

Det er mulig å finne ekstra tid på dagen, bare ved å omorganisere måten du nærmer deg oppgavene som hører under ditt ansvar. Ta en titt på hvert av de følgende områdene i arbeidslivet og se hvor du kan gjøre forbedringer som gjør at du kan sette mer tid på ting du virkelig trenger å fokusere på din oppmerksomhet på.

1. Kommunikasjon

En av de viktigste ferdighetene i enhver bedrift er effektiv kommunikasjon. Når du kommuniserer med ansatte og klienter, må du sørge for at alle instruksjonene og opplysningene dine forstås slik du har tenkt å være. Bare å gjenta den samme forespørselen i forskjellige ord på slutten av en samtale kan bety forskjellen mellom å få rapporten du vil ha og den personen dine trodde du ville ha.

Med kommunikasjon er klarhet det første målet. Du kan ha en mastergrad på engelsk, men personen du kommuniserer med, kan ikke. Ved å holde språket du bruker enkelt, øker du sjansene dine for å få beskjeden din forstått. Reklame

Bare ved å snakke tydelig, konsistent og kontrollere at personen du kommuniserer med har forstått hva du har sagt, kan du spare dyrebar tid ved å få det du trenger første gang.

2. Planlegging

Dette er noe som trengs for både gjentatte prosjekter og større prosjekter.

Hold en årlig planlegger på skrivebordet ditt for å registrere gjentatte prosjekter (årlig / månedlig / etc) slik at du kan se et øyeblikk når du må begynne å samle informasjon for dem. Reklame

Med større prosjekter planlegger du hele prosjektet i begynnelsen. Bryt den ned i mindre trinn og tilordne en dato hvor hvert trinn skal fullføres. Delegere noe av prosjektet som kan gjøres av noen andre, men hold det nøye overvåket om hvem som gjør hva og når du trenger det ferdigstillet av. Når du har planlagt hvordan du skal gjøre prosjektet, vil du oppdage at du er mindre sannsynlig å sette den av til siste minutt.

3. Prioritering

Hopping rundt fra ett prosjekt til et annet, ikke føler som om du har oppnådd noe hver dag eller stadig rushing til slutt på tidsfrister er et tegn på at du må omorganisere hvordan du nærmer deg oppgavsplanleggingen og jobbe prioriteringsstrategi.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hver morgen går du gjennom boksen din og prioriterer innholdet. Når du vet hva som må gjøres, hvor raskt det trengs, og hvor lenge det er sannsynlig å ta for å fullføre, legg til oppgavene i rekkefølge av betydning for arbeidsplanen din for dagen. Når posten kommer inn, prioritere elementer som trenger oppmerksomhet, og legg deretter til disse i arbeidsplanen din. Reklame

På slutten av hver måned ta en titt på prosjektene som er kjent for måneden fremover, og begynn å midlertidig planlegge når du kan begynne å jobbe med disse, slik at du starter måneden allerede tenker på hva som må gjøres.

4. Utsettelse

For mange mennesker er dette den største tiden tyven av alle! Det viktigeste du må gjøre er å erkjenne at du er skyldig i utsettelse, og deretter identifisere oppgavene du pleier å sette av så lenge som mulig. Når du vet hvilke ting du sannsynligvis vil utsette for, kan du vurdere hvorfor det er at du ikke vil gjøre dem. Kanskje de er for store, for kjedelige, eller bare virker som en sløsing med tiden din. Ved å identifisere begrunnelsen bak utsagnsspørsmålene dine kan du finne løsninger, for eksempel å bryte større prosjekter ned i mindre stykker (se planlegging ovenfor), planlegge de kjedelige oppgavene for første om morgenen slik at de er ferdige og delegere (se delegasjon under ) noen oppgaver som er så rutine de føler seg som en sløsing med tiden din. Eliminer utsettelse fra arbeidsdagen og se hvor mye mer du kan oppnå på dagen.

5. Delegasjon Reklame

Hvis du har ansatte ansatt for å hjelpe deg, delegere noen av dine rutinemessige oppgaver som du raskt kan instruere noen andre til å ta ansvar for. Husk å kommunisere instruksjonene tydelig og sørge for at de blir forstått før du forlater oppgaven i ansattes omsorg. Når du har delegert noe, bare en rask anmeldelse for å sikre at den er gjort riktig og til rett tid, er alt du trenger å gjøre. Hvis du blander noen av oppgavene til gruppemedlemmer, frigjør du tiden for mer spesialisert arbeid.

Katie-Anne Gustafsson tilbrakte mange år i bedriftsadministrasjon før han ble WAHM, hvor hun lærte mange av de organisatoriske ferdighetene og verktøyene hun trenger for å effektivt balansere kravene til hennes daglige liv.