5 måter å få raskere e-postresponser

Etter å ha satt sammen et kurs om hvordan du sender e-post viktige personer og snakker med nesten 200 personer om e-post vaner, har jeg lagt merke til noen få vanlige problemer som folk har med e-post.

Den første klagen er at folk ikke får svar på e-postene de sender ut.

Her er et utvalg av de uttalelsene jeg hørte:

“Jeg kan ikke fortelle om e-postene mine blir lest eller ikke. Jeg hater det når folk ikke svarer.”

“Jeg vet ikke når eller om e-postene mine blir lest. Noen ganger føler jeg at jeg spytter ord i en elektronisk avgrunn.” Reklame

“Jeg kan ikke garantere at folk bare smider e-postene mine, men hvis de leser dem, svarer de absolutt ikke.”

Vel, jeg har ikke alle svarene, men jeg har noen forslag. Her er fem måter å få raskere svar via e-post.

1. Skriv kortere e-poster

Folk elsker å utsette. Og når som helst en lang e-post treffer innboksen vår, er det en annen unnskyldning å utsette.

Det er vanskelig å sende et raskt svar på en lang epost fordi det krever tid å lese, tid til å fordøye og tid til å svare. Videre inneholder de fleste lange e-postmeldinger flere spørsmål eller emner, noe som kan gjøre det vanskelig for leseren å avgjøre hva som er viktig innenfor meldingen. Denne forvirringen fører ofte til flere procrastination.

Les neste

Vitenskapen om å sette mål (og hvordan det påvirker hjernen din)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

På forsiden er det ganske enkelt å sende et kort svar på en kort e-post. Det spiller ingen rolle hva du snakker om, en kortere e-post vil alltid motta et raskere svar.

Hvis du vil ha raskere svar, så gjør det enkelt for leseren å svare. Spør dem et spørsmål, snakk om et enkelt emne, og hold det kort. Reklame

2. Skriv færre e-poster

Hvis du sender folk e-post hele tiden, blir de vant til å se en melding fra deg i sin innboks. Det er ingen følelse av haster knyttet til meldingen din fordi de vet at hvis de ikke svarer ... vel, vil du sende en annen e-post snart.

Ikke dra nytte av det faktum at du kan sende e-post til noen når som helst. Lær folk å verdsette e-postene dine ved å bare sende en når du har noe verdifullt og viktig å si.

3. Be om svar

Det høres enkelt, men mange ganger glemmer vi å gjøre det.

Vi forklarer klart situasjonen i vår epost - kanskje vi selv gir noen tiltakssteg - men vi glemmer ofte å tydelig spørre om et svar.

Som forfatter av e-posten virker det neste trinnet alltid klart for oss. For mottakeren kan det imidlertid ikke være så åpenbart. I midten av en travel dag - og vi er opptatt - må vi bli fortalt hva vi skal gjøre i stedet for å gjette på det. Gjør det neste trinnet klart for leseren ved å spørre om ønsket handling.

4. Begynn med en frist

En annen grunn til forsinkede svar er mangel på haster. Reklame

Som et samfunn har vi vedtatt en metode for å bruke tidsfrister for å gjøre opp for vår tendens til å utsette. Som et resultat av dette, bestemmer vi ofte hvilke oppgaver vi skal utføre basert på når enkelte prosjekter forfaller.

Når det gjelder e-post, betyr dette at du må angi en klar frist eller risiko for å vente på svar til mottakeren har “fritid” - som sjelden er.

Når du skriver din neste e-post, kan du prøve å inkludere en frist i den første eller to setningene i meldingen.

For eksempel,

“Hei Mark,

Nedenfor er TPS-rapporten for dette fredagsmøtet - jeg vil gjerne ha tankene dine til onsdag klokken 13.00. ” Reklame

Vi er betinget av å bruke tidsfrister. Hvis du gjør det klart når du trenger svar, så er det mye mer sannsynlig at du får svaret på den datoen.

5. Bare send e-post til en person om gangen

Hvis det er mulig, send aldri en epost til flere enn en person om gangen. Selv om det tar noen ekstra minutter å e-poste alle individuelt, vil du finne mye bedre svar på grunn av det.

Årsaken til dette er at folk presser ansvaret ut av sine egne skuldre og til gruppen når det er mulig. Hvis du sender en melding til fem personer, antar hver person alltid at de andre fire vil gjøre hva som er oppgitt i meldingen. Resultatet er selvsagt at ingenting blir gjort.

Hvis du må melding en gruppe mennesker på en gang, så gjør ditt beste for å tilordne oppgaver til bestemte personer i meldingen. Ellers vil du vente på en mystisk mann å gå opp og handle.