4 måter e-postbruken gjør vondt din produktivitet

E-post er en stor del av de fleste menneskers liv. Du bruker den til å kommunisere med kjære, få prosjektoppdateringer fra klienter, send kundens kampanjer for produktene dine, mange andre ting.

Med denne sterke avhengigheten av e-post er det også blitt noe av en piskhest for å være et ineffektivt verktøy. E-post er ikke problemet, hvordan du velger å bruke e-posten din, er problemet.

Hvis du bruker e-posten din på ineffektive måter, så er det selvfølgelig et forferdelig verktøy. En skrutrekker gjør en forferdelig hammer, men vi insisterer ikke på å bruke den som en hammer mens han beklager hvor forferdelig det er å være en hammer.

Neste gang du klager på e-post, sørg for at du ikke bruker den på disse 4 måtene at den aldri skal brukes.

1. Det er ikke en oppgavebehandling

Din epost er ikke et sted å samle en mengde handlingsobjekter. Det er ikke oppgavelisten din. Reklame

Først ute er det ingen reell måte å prioritere e-postene dine på, de har ikke "forfallsdato" og kan ikke enkelt grupperes inn i prosjekter.

For det andre kontrollerer du ikke tingene som kommer inn i innboksen din. Alle kan sende deg noe som de mener er viktig for deg å gjøre, og du må da bruke hjernekapasitet til å bestemme hva du skal gjøre med det aktuelle elementet.

Tredje kan du ikke tilordne en e-post til noen og deretter spore hvordan det går. Sikker på at du kan videresende den, men ser du bare oppdateringene mellom de andre personene på e-posten når du vil se dem? Nei, du blir gruppert med en CC og bare får hver oppdatering selv når det ikke har betydning for dagen din.

I stedet for å bruke innboksen som et samlingssted for oppgavene dine, må du bruke noe som Todoist eller OmniFocus for å spore dem. Hvis du er på et lag og oppgavene må bytte hendene regelmessig, så er det på tide å se på et mer robust system som Redbooth eller Basecamp.

Når du setter deg ned en gang malm to ganger om dagen, håndter alt i innboksen din ved å enten svare på det med en gang eller skyve den inn i oppgavesystemet ditt for å bli behandlet senere. Når det er i ditt valgstyringssystem, kan du prioritere og planlegge det for å bli behandlet.

2. Det er ikke en filmappe Reklame

Ja, søk i noen e-postleverandører er ganske bra, slik at du kan finne ting ganske enkelt, men e-posten din er ikke en stor filmappe for å lagre ting.

For det første kan du ikke søke i vedlegg som et verktøy som Evernote kan. Hvor Evernote lar deg søke og finne den teksten i det spesifikke dokumentet, sender e-post en lang liste over elementer med vedlegg du må grave gjennom for å finne den eneste tingen du trenger.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

For det andre kan du ikke effektivt organisere alle disse ressursene, hvordan inkluderer du en håndskrevet notat som skal gå med e-posten. Du kan ta et bilde og sende det til deg selv, men det betyr bare at det er med alle de andre rotmailene som egentlig ikke er så viktig som den enkle "ja" e-posten som godkjente en endring i et prosjekt.

I stedet for å beholde alle dokumentene dine i e-posten, bruk verktøy som Evernote til å administrere alle dine digitale filer. Bruk et prosjektstyringsverktøy som Basecamp å knytte viktige dokumenter med sine prosjekter.

3. Det er ikke en telefon

Skjønnheten i e-post er at den er asynkron, så jeg kan håndtere en epost når det er bra for meg, og du kan håndtere det når det er bra for deg. Vi trenger ikke å forhandle en tid til å snakke midt i våre travle tidsplaner. Reklame

Men tekst savner så mye mening, og mange ganger venter på at svaret holder opp et reelt prosjekt med en reell frist. Altfor ofte betyr vår kjærlighet til e-post at vi aldri engang tenker på å plukke opp telefonen, så vi har 22 e-postmeldinger over 5 dager, og prøver å avklare nyanser som kunne ha blitt avklart i en 2-minutters telefonsamtale.

Bruk alle verktøyene til din disposisjon for å få klarhet i arbeidet ditt og det inkluderer telefonen. Hvis du sender mer enn 2 e-postmeldinger, prøver å klargjøre noe, er det på tide å hente telefonen og få det 5 minutters telefonsamtale for å få ting på nytt igjen.

4. Din epost forsøker konsensusbygging

Alt for ofte blir ting satt på vent fordi ingen klar handling ble gitt i en e-post. For å bekjempe dette er det på tide å begynne å lage e-postene dine kort og handling.

Foreløpig spør noen om et spørsmål som har 2 mulige utfall. De fleste e-postmeldinger vil se slik ut:

Hei bob,

Jeg lurte på om du likte A eller B. Gi meg beskjed.

Det er en forferdelig måte for deg å vente for alltid å flytte fordi Bob bare ikke håndterer sin epost raskt. I stedet skrive det slik.

Hei bob,

Jeg lurte på om du likte A eller B. Jeg tror A er veien å gå, og med mindre jeg hører tilbake fra deg om 2 dager, så er det det vi skal gjøre.

Nå er du ikke fast venter på Bob, du har fortalt ham at om 2 dager går du med alternativ A. Hvis Bob ikke kommer tilbake til deg om 2 dager, fortsett og gjør det.

Hvis du virkelig trenger Bob til å veie i, ikke send den e-posten, ring Bob og ta 5 minutter til hash det ut og deretter gå videre. Reklame

Hvis du kan slutte å bruke e-posten din på disse 4 forferdelige måtene, finner du ganske fort at e-posten ikke er så dårlig. Du trenger bare å bruke den til riktig jobb.

Utvalgt fotokreditt: Rolands Lakis via flickr.com