14 dårlige vaner som forhindrer innboks null

Administrere e-post og “beryktet” Innboks Null skaper ganske mye tid i disse dager. Mange av oss har lenge forankret seg e-post vaner som hindrer oss i å nå maksimal e-post effektivitet. I stedet for å behandle og bli kvitt e-post, har vi en tendens til å hakke dem som de er små gullnuggene dekket av gjørme, og venter på å bli raffinert. Og selvfølgelig er det en rekke andre vaner som legger til e-posthunken.

Her er mine 14 cent. Gi meg beskjed hvis jeg savnet noen i kommentarfeltet.

La oss begynne.

1. Email Window Shopping

Hvor mange ganger har du åpnet innboksen din, bare for å bla raskt gjennom listen? Dette er et stort sløsing med tid. Hvis du åpner din e-post, gjør du noe! Slett, arkiver, opprett oppgaver, påminnelser, etc. Bare å åpne og lukke e-postlisten din er en sikker måte å aldri oppnå Innboks Zero. Reklame

2. Merk ulest

Hva handler dette om? Dette er en av mine favoritter og det relaterer seg direkte til det ovennevnte punktet. Hvis du åpner og leser en e-post, ta en avgjørelse. Hvis du trenger å gjøre noe med det og ikke har tid nå, opprett en oppgave med et klart neste trinn. Det er ingen grunn til å beholde denne e-posten i listen din; arkiver den og administrer oppgavelisten!

3. Ingen rytme

Tempoet du behandler e-postene på, har mye å gjøre med rutinene du oppretter. Hvis du ikke konfigurerer bestemte tider for å behandle innboksen, lar du skjebnen og impulsen bestemme for deg når det kommer til å skje. Bli vant med å behandle e-post på bestemte tidspunkter, og du vil ende opp med å oppnå innboks null flere ganger i løpet av dagen. Bonus tips: ved å gjøre det ovenfor, kan du også sørge for at du er oppmerksom og har nok energi til å behandle e-post.

4. Oppsett for feil

Å skape kraftige vaner hjelper oss å sørge for at ting blir ferdige. En kraftig vane er en vane som du savner å gjøre; det vil si hvis jeg savnet det, føler jeg meg tvunget til å gjøre det jeg kan for å rette opp den feilen. Mange av oss har satt et mål å behandle så mange e-postmeldinger som vi kan; så i essens setter vi oss opp for feil. Hvis du endrer det målet for å oppnå Innboks null to ganger om dagen, blir du avhengig av suksess.

5. Skrive lange e-poster

En annen e-post vane er å skrive lange e-poster. Folk leser ikke e-post, de blar gjennom dem. Tror du virkelig at noen som får i gjennomsnitt 114 e-postmeldinger per dag, vil lese en lang epost? Reklame

Ordne alle e-postene du sender i kuler, og sørg for at du aldri sender våre lange e-poster. Din premie? Du mottar i naturen kortere e-postmeldinger som vil resultere i mindre tid å lese uten mål.

6. Emosjonelle e-poster

En annen ting knyttet til punktet ovenfor: unngå å uttrykke følelser i e-post! Det skaper lange e-poster som fører til lange svar og mye unødvendig korrespondanse som fører ingen steder. E-post er ikke et godt medium for å uttrykke følelser; mye går seg vill i teksten, og ofte tar den andre partiet seg ut av kontekst som fører til noen ganger katastrofale resultater.

7. E-post er ikke det eneste alternativet

Noen ganger må du snakke ansikt til ansikt eller bruke noe som kalles en telefon! Spesielt knyttet til det ovennevnte punktet, hvis det er et følelsesmessig poeng å formidle, er et telefonsamtale eller møte det beste alternativet for dette. Før du skriver en e-post, bruker du et sekund eller to for å vurdere om det vil være mer effektivt å kommunisere på en annen måte.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

8. RE: RE: Re: RE

Hvis du svarer på en e-post som har mer enn 3 tilbake og fremover, stopp! Noe virker ikke. Det er på tide å vurdere en samtale eller møte ansikt til ansikt. Reklame

9. Svar alle

Mål bare bestemte personer. Ikke CC folk som ikke er relevante for en e-post bare til “hold dem i løkken,” med mindre du er interessert i å skape flere e-poster. Mange ganger er folk som er på e-post, forpliktet til å “bidra” noe som fører til flere e-poster, forsinkelser og forvirring. E-post, ofte, er oppgaver. Oppgaver skal gis til enkeltpersoner som er ansvarlige for å få dem gjort. Å holde folk i løkken skal gjøres via periodiske sammendrags e-post eller møter.

10. Gibberish

Når du skriver en e-post, ta deg tid, og skriv tydelig. Hvis du e-post ikke er klar, gjett hva? Du får minst en e-post fra hver mottaker og ber om avklaring. Ta deg tid til å utarbeide, slappe av og korrekturlese en e-post. Personlig trekker jeg ofte ut mine e-poster, og sender dem bare en time senere. Jeg finner at når jeg plasserer anmeldelsen, kan jeg bedre identifisere hvordan jeg kan forbedre mitt svar. Faktisk tar dette disiplin, men det vil bidra til å minimere avklaringsemails fra mottakerne dine, og du vil bli mye mer verdsatt av dine jevnaldrende (og sjef).

11. Arbeid uten struktur

Når du behandler e-post, behandler du med en angitt struktur. Enten svarer e-post fra nyeste til eldste eller eldste til nyeste. Ikke hopp mellom e-postmeldinger, for i så fall bryter du med en tidligere regel - ikke lest, hopp over, merk ulest. Jeg liker å svare på de nyeste e-postene først. Det hjelper meg med å gi raske svar på returmeldinger og imponere folk som sendte meg bare noen få minutter siden en mail ;-).

12. Konservative svar

Hvor ofte finner du deg selv om å skrive lignende e-poster? Når du behandler e-postene dine, har du en tendens til å støte på e-postmeldinger som du vet at du har skrevet før. I stedet for å skrive e-post igjen og igjen, når du identifiserer et bestemt e-postmønster, kan du bare kopiere / lime dem inn i en e-post-svardatabase og behandle de pesky "vært der gjort det e-postmeldinger" raskere. Reklame

13. Spam

Jeg er sikker på at overtid, abonnerer du sannsynligvis på minst 50 nettsteder du ikke følger lenger. Tjenester som Unroll.me kan hjelpe deg med å abonnere raskt fra tjenester som tetter innboksen din med unødvendige nyhetsbrev. Når du ser spam, tilbringer de få sekunder å avmelde; selv om det kan være smertefullt, vil det forhindre deg i å se hundrevis av e-postmeldinger i løpet av det neste året.

14 Send mindre e-postmeldinger!

Duh, hvis du vil motta færre e-postmeldinger, send mindre e-post. Til neste gang! :)