10 enkle produktivitetstrykk for å administrere overbelastet informasjon

Trenger du å administrere overbelastet informasjon? Enkel produktivitet triks kan hjelpe deg med å takle informasjon i jobben din og ditt personlige og sosiale liv.

Slik håndterer du. Du trenger systemer som hjelper deg å holde styr på alt. Når du har et pålitelig system på plass, kan du slappe av. La oss se på ti enkle produktivitets triks som vil hjelpe.

1. Få listen vane.

Lister er avgjørende for å hjelpe deg med å håndtere overbelastet informasjon. Du bruker nok til å gjøre lister hele tiden; men lister kommer i mange forskjellige former. Eksempler inkluderer: sjekklister, planlister, passordlister, leselister, referanselister, backbrennerlister og mållister. All din informasjon kan legges til i en liste, eller til flere lister.

Du kan til og med lage lister for å holde oversikt over lister. For eksempel kan du ha en liste over lister for “arbeid” og en annen for “hjem.” Lister kan være tekstbaserte eller visuelle. Hvis du er en visuell person, finner du et tankekartprogram som FreeMind nyttig.

Jeg bruker Evernote til å administrere mine lister. Du kan bruke Evernote hvor som helst, på mange forskjellige enheter. Det er “innholdsfortegnelse” funksjonen er fantastisk for lister. Med denne funksjonen kan du velge et antall notater som inneholder lister, og du kan opprette en innholdsfortegnelse for dem alle med et par klikk. Bare dra listen notatene til snarveislinjen for enkel tilgang.

2. Lag og administrer samlinger av referansemateriale og mennesker.

Du har referansemateriale du trenger for å få tilgang til arbeid, for eksempel prislister og bruksanvisninger. Du har også referansemateriale til hjemmet. Ditt hjemreferansemateriale kan omfatte forsikringspolicyer og manualer for bil- og sikkerhetssystemet. Reklame

Hvis ditt referansemateriale er digitalisert, lagrer du det i Evernote. Oppbevar trykt materiale i et arkivskap, eller på en hylle.

Det meste av ditt hjemme referansemateriale vil ikke bli digitalisert. Oppbevar forsikringspolicyer i en brannskikkelig safe og annet materiale, som manualer og selvangivelser, på en hylle, eller i en skuff. Digitaliser hjemme referansemateriale når du har tid, men hold originalene.

Vital: Lag lister over referansemateriale, slik at du vet hvor en bestemt referanse er lagret. Behold disse lister i Evernote.

3. Organiser lange lister og mapper fra A til Z.

Du trenger en måte å organisere lange lister og mapper av materiale på. Den enkleste måten er å sortere materialer alfabetisk. Du kan også sortere materialet ditt etter dato. Du vil kanskje også bruke en kombinasjon av begge.

Hvis du for eksempel organiserer arbeidsmateriale på datamaskinen din, kan du velge å opprette en ny mappe for hvert år, deretter undermapper for hver måned eller undermapper for hver klient.

4. Arkiver gammelt og utdatert materiale.

Bestem når du arkiverer materialer du ikke lenger trenger, både på datamaskinen og utskriftsmateriale. Du kan velge å arkivere en gang i året. Men arkivering en gang i måneden kan være mer effektiv. Reklame

Hvis du velger å arkivere en gang i måneden, planlegg litt tid på den siste arbeidsdagen i måneden.

Flytt datamaterialer for å arkivere mapper. Kjøp store plastarkivkasser for utskriftsmaterialer, og flytt materialer fra arkivskapene til arkivkassene. Legg til etiketter i boksene dine, slik at du kan se hva de inneholder med et øyeblikk.

5. Legg til tickler datoer for å boble opp viktige ting til toppen av lister.

Noen ting må skje på bestemte datoer, så hvis du har mange utskriftsmaterialer, trenger du en tickler-fil. Ticklers er dato-merkede mapper, en for hver dag i måneden. Fyll materialene dine i den aktuelle fremtidens mappe, så du kan håndtere innholdet på den dagen. Du kan opprette separate tickler-filer for arbeid og hjemme.

Trenger du en datamaskin tickler fil? Evernotes påminnelser fungerer bra. Du blir påminnet om notater på hvilken som helst dato du velger.

6. Bestem om du optimaliserer materiale for lagring eller gjenoppretting.

Hvis du tror at du sjelden trenger å se på noe igjen, arkivere det i en arkivboks eller i en arkivmappe på datamaskinen. Disse typer materialer inkluderer gamle selvangivelser, ferdige prosjektfiler, materialer for arrangementer som bryllup etter den store dagen og bilder.

Ting du trenger daglig, som passord, rutetabeller og prislister, må lagres slik at du kan hente dem på få sekunder. Legg ut utskriftsmateriale innen rekkevidde, og lagre digitale materialer slik at du kan få tilgang til dem med bare et klikk. Reklame

7. Bygg produktive vaner: opprett en daglig rutine for å administrere informasjon.

Informasjon kommer stadig. E-post kan være et problem, så etabler en “innboks null” vane. Vær hensynsløs. Slett, slett, slett. Planlegg email svar, eller svar umiddelbart, med så kort svar som mulig. Sjekk e-posten din ikke mer tre ganger om dagen.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

På jobb, hvis du ikke er sikker på hvor et dokument tilhører, lagrer du det på din fysiske eller datamaskinens skrivebord. Fil alt På begge stasjonene på slutten av arbeidsdagen.

Hjemme, håndtere dagens mail, og søppel hva du kan. Sett alt som trenger svar i din tickler-fil.

8. Kutt ned på inngangen slik at du kan fokusere på produksjonen.

Vurder å gå på en informasjon diett slik at du kan være mer produktiv:

Som ethvert godt kosthold virker informasjonen dietten best hvis du tenker på det, ikke som å fornekte deg selv informasjon, men som å konsumere flere av de riktige greiene og utvikle sunne vaner.

Hvor mye av informasjonen din overbelastning er bare en vane? Du kan bestemme at du ikke trenger å sjekke Facebook tre ganger om dagen. Reklame

9. Ta regelmessige pauser for å unngå å overvelde.

Prøv denne nyttige gratis webapps: Gjør ingenting for to minutter. Som navnet antyder, oppfordres du til å ikke gjøre noe på datamaskinen din i to minutter. Hvis du berører musen eller tastaturet, feiler du.

Denne appen oppfordrer deg til å ta pauser. Ikke bare bryter en pause ditt sinn, det reduserer stress. Tenk på de to minuttene som en måte å gjenopprette hjernen din på.

10. Prioritere elementer daglig, ukentlig og månedlig.

Du vil føle deg overveldet og overbelastet med informasjon med mindre du setter prioriteringer. I begynnelsen av hver måned, opprett en prioritetsliste som vil hjelpe deg med å nå dine mål. Slett deretter listen ned i ukentlige og daglige prioriteringer.

Prioritere oppgavene dine på begynnelsen av dagen. Gjør først prioriterte oppgavene først. Hvis du trenger å fullføre en salgsrapport for et styremøte, er det din viktigste prioritet for dagen. Hvis du sjekker e-posten din, kan du vente til du har fullført rapporten.

Prøv disse enkle produktivitetstrener. Selv om du ikke har mulighet til å unngå en konstant oversvømmelse av informasjon, kan du klare det og føle deg i kontroll.