10 Email Management Ferdigheter Alle bør lære å være mer produktive

For mange mennesker i disse dager, email = arbeid.

Det er bare den triste (eller ikke så trist) sannheten i den moderne verden av fagfolk, gründere, reklamer og alle i mellom.

Helt ærlig, hvis du ikke er effektiv med e-posten din, kan du også ikke engang bry deg om å komme på jobb.

Så la oss ta en nærmere titt på dette emnet i dag, og prøv å gjøre oss litt mer produktive med våre e-poster. Nøkkelen til alt dette er å mestre bestemte e-postadministrasjonsferdigheter, ti av dem, for å være mer eksakte.

1. Velg dine pengeproduserende e-post og prioritere dem

E-postadministrasjon er et spill å vite hvor du skal betale mest oppmerksomhet og hva som potensielt kan ignorere helt.

Uansett yrke eller hvilken type virksomhet du er i, bør du se etter en bestemt kategori av e-postmeldinger som bare skjer for å være mer verdifulle enn noe annet.

Hvis du er i noen form for byråvirksomhet (design, skriving, freelancing osv.), Er disse e-postene vanligvis salgsmailene dine eller noen andre e-poster som fører en kunde til å signere en avtale med deg. Å mestre dem er hvordan du tjener penger. Det er hvordan du gjør timene dine til produktiv produksjon.

Dette er noe som Ruben Gamez - grunnlegger av Bidsketch forslagsprogramvare - peker på når du blir spurt: “Hva er # 1 e-postadministrasjonsferdighet som gründere og fagfolk bør mestre?”

Hans svar:

Lær hvordan du segmenterer e-post for responstid. For eksempel ved Bidsketch har vi lært at kundene med raskeste responstider til forslag, lukk mer salg.

Så hvordan kan du være lydhør mens du ikke ødelegger produktiviteten din? Du burde behandle salgsrelaterte e-postmeldinger annerledes, og send dem enten til en annen mappe eller e-postadresse. Dette etterlater et mye mer håndterbart antall meldinger, som kan besvares snart etter at de kommer inn. Andre typer meldinger kan (og bør) vente.

2. Berør hver e-post bare én gang

Her er hva jeg mener. Det er svært vanlig for oss å markere en viktig e-post med en stjerne, og fortelle oss selv at vi kommer tilbake til det senere. Så kommer senere, og vi gjentar prosessen igjen, tenker, “Jeg skal håndtere dette i morgen.”

Dette er et stort sløsing med tid.

En enklere løsning?

Prøv en variant av “Berør det en gang” prinsipp at Ann Gomez lærte meg.

I et nøtteskall, behandle hver e-post første gang du “ta på” den. Dette betyr at du enten svarer på den e-posten med en gang, eller oppretter en egen oppgave for det et annet sted. På den måten forblir innboksen din klar.

3. Ikke behandle innboksen som en oppgaveliste

Innboksen din er ganske enkelt ikke organisert på en måte som vil garantere å behandle den som en oppgaveliste. Hvis du gjør det, vil du raskt finne deg selv tapt i sjøen av stjernemerkede e-post, halvfabrikata, og sannsynligvis mer enn en håndfull folk sint på deg.

I stedet slår du e-post til oppgavene, og flytt dem deretter til andre verktøy.

Min anbefaling er å bruke Todoist for dette formålet. I et nøtteskall er det en skybasert oppgaveliste og oppgavebehandling. I tillegg har den veldig god integrasjon med Gmail, noe som burde gjøre ting enda enklere for deg.

Kort sagt, når du snubler over en e-post som krever litt handling, må du slå den inn i en Todoist-oppgave og fjerne den fra innboksen din med en gang. Reklame

4. Bruk bare ett app / verktøy på tvers av alle enhetene dine

Dette kan høres enkelt ut, men det er faktisk overraskende hvor mange mennesker faller i en felle med å bruke flere apper til å administrere e-posten deres. Nå, sålen mengde av verktøy er ikke problemet. De virkelige problemene starter når verktøyene ikke er synkronisert med hverandre.

Det du ender med er en inkonsekvent innboks, en innboks som ser annerledes ut basert på hvilket verktøy du får tilgang til det gjennom.

Enkel løsning: Bruk bare ett verktøy på tvers av alle enhetene. Hvis du for eksempel bruker Gmail, bruker du det opprinnelige Gmail-verktøyet overalt. Hvis du liker Outlook, bruk bare det. Bare ikke kombinere ulike e-postverktøy.

5. Deal med e-post bare to ganger om dagen

Selv om jeg kanskje har sagt det “e-post er arbeid” i begynnelsen av dette innlegget er det faktisk sjelden tilfellet.

For de fleste er e-post ikke det som tjener penger, og derfor bør det ikke ta opp mesteparten av arbeidstiden.

En enkel løsning er å bare takle e-post to ganger om dagen: en gang om morgenen, og en gang om ettermiddagen.

Og viktigst, deaktiver alle e-postvarsler. Meldinger forårsaker avbrudd. Disse forstyrrelsene er dyrere enn du forventer. For eksempel, som forklart i denne ressursen av Harvard Business Review:

Ifølge en studie fra University of California-Irvine, som gjenoppretter vår første momentum etter en avbrudd, kan det i gjennomsnitt gå oppover 20 minutter.

Les neste

7 måter å bli kvitt negativ energi og bli positiv

10 ting en lykkelig person gjør annerledes

7 Kraftige vaner å vinne i kontorpolitikk

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Bruk mal responser

Nøkkelen til mange menneskers produktivitet er deres evne til ikke å gjenoppfinne hjulet med sine e-postsvar, så å si.

Hele trikset identifiserer det nøyaktige øyeblikket når et malrespons kunne brukes, i stedet for å skrive den samme e-posten igjen og igjen. Reklame

Det er bare to trinn for å mestre denne ferdigheten:

1. Identifiser vanlige scenarier og typer e-poster som du sender ut oftest.
2. Opprett malresponser for dem.

En måte å gjøre det på er med et verktøy som Yesware. Blant de andre funksjonene, kan du opprette slike personlige e-postmaler, og deretter sende dem ut når det trengs.

7. Tam nyhetsbrev abonnementene dine

Hvis du er som de fleste, abonnerer du sannsynligvis på mange ting online (nyhetsbrev). Enten det er nyhetsbrev fra favorittspillene dine, bransjens nyheter, hobby-steder, er det sannsynligvis massevis av dem.

Sjekk ut Unroll.Me. Det er et alt-i-ett-verktøy for å administrere epostabonnementene dine. Du kan sette det opp for å sende deg en fordøye e-post i stedet for å motta titalls individuelle nyhetsbrev e-post.

8. Vær oppmerksom på hva som skjer i innboksen din

“Tusen ting skrikende for din oppmerksomhet” - Det handler bare om en god beskrivelse av innboksen din, gjør det ikke?

Jeg spurte Catalin Zorzini, grunnlegger av Matcha-Tea.com, for å kaste litt lys på dette problemet, og svare på ett enkelt spørsmål: “Hva er din mest verdifulle e-post vane?”

Hans råd:

“Fremstillingstid.

Hva om det i stedet for å trene oss selv til å jobbe mer, for å bli raskere eller mer effektivt, kunne vi faktisk Lag mer tid slik at vi kan håndtere innboksen vår i en mer avslappet tankegang, uten følelse av haster?

Fra det jeg har lært, er dette helt mulig og kan oppnås ganske enkelt.

To ting: Øv deg oppmerksomhet, og bruk det heller “HELT KLART!” eller ingen tilnærming til innboksen din.

Dyr en mer avslappet måte å “lever mens du jobber.” Hva jeg mener med det er å overvinne “autopilot” modus, og å lære å bli mer oppmerksom på hver enkelt oppgave som vi gjør på datamaskinen (spesielt med e-post), ta valg fra en mer jordet posisjon og bland sammen “arbeid” med “moro” slik at vi føler at vi har mer tid.

På denne måten blir vi ikke bare i stand til å oppnå innboks null, men for å nyte miraklet om å være i live, som vi tar så mye for gitt når vi er på autopilot.”

Kort sagt, innse at det du gjør i innboksen din, har en direkte innvirkning på det du vil gjøre hele resten av dagen (eller uken). Så vær oppmerksom på det, og bare bruke tid på ting som kan være til nytte for deg. # 1-tricket til e-postadministrasjon ignorerer det meste.

9. Send korte e-poster. Bare.

Hvis du har vært i militæret, vet du sikkert hva BLUF - “bunnlinjen foran” står for.

Kort sagt, det er et kommunikasjonsprinsipp som oppfordrer oss til å starte alle meldinger med forespørselen i begynnelsen, snarere enn å begrave den eller bygge opp til det.

Vi har en tendens til å anta at vår “spørre” trenger tilstrekkelig oppbygging, eller ellers vil personen vi kontakter, si Nei. Men som det viser seg, utelater folk naturligvis oppbyggingsdelen uansett og går rett til “kjøtt” av meldingen.

10. Finn erstatningsverktøy for ting du ellers ville gjøre via e-post

Selv om vi kanskje er vant til e-post, og vi er kjent med verktøyene og prosessen med å bruke dem, vil vi ofte være langt bedre å forlate e-post til fordel for andre løsninger.

For eksempel:

• Gjør klientforslag via e-post? Ikke. Bruk ovennevnte Bidsketch i stedet. Det vil ikke bare spore alle dine forslag, men det vil også gi deg beskjed når kundene ser dem.
• Bruker du innboksen som CRM? Igjen, ikke. Sjekk ut Nutshell CRM eller noe lignende. Måten mer effektiv og lettere å forstå.

Eksemplene er mange. Den generelle regelen er å alltid utelukke e-postoppgaver som koster deg mye tid, og deretter prøve å finne erstatningsløsninger som er mer effektive. Det er alltid noe. Reklame