Ronald Chapman
0 
4550
868
Hvor effektivt vi bruker vår tid, kan gjøre en betydelig forskjell for vår personlige og profesjonelle produktivitet. Arbeidere smartere, ikke vanskeligere, er nøkkelen til effektiv produktivitet, og i sin tur til bedre resultater og et bedre liv.
Da jeg jobbet i et bedriftsmiljø, pleide jeg å jobbe i ca 14 timer om dagen. Å arbeide disse lange timene ga meg muligheten til å fremme karrieren min og jobbe med mange globale merkevarer.
Da jeg flyttet inn i flere lederstillinger, begynte jeg å tenke og fungere annerledes. Jeg innså at jeg savnet verdifull tid med familien min. En for mange savnet familiemiddager, badekvelder og lesing med barna mine, forandret min tenkning.
Snarere enn å bare ta disse lange timene som normen, bestemte jeg meg for at det må være en bedre vei til suksess.
Jeg opprettet noen verktøy og systemer som gjorde meg i stand til å være mer effektive og produktive på jobben, men ga meg mer tid til frihet til å bruke med folkene som betydde mest. Jeg begynte å forstå at jobber mindre kunne faktisk levere bedre resultater.
Da jeg startet min coachingsvirksomhet, jobbet med vellykkede entreprenører, innså jeg at mange av dem også jobbet lenge, men ikke se resultatene de ønsket.
I stedet for å utnytte sin tid for å oppnå det mest produktive resultatet, ble de fast i en endeløs syklus med lange timer og busyness.
Vi har alle de samme 24 timer i døgnet. Noen av oss kan få en enorm mengde produktivt arbeid som utføres hver dag, og har fortsatt tid til å nyte livet og gjøre mer av de tingene vi elsker.
Men andre, har ingen tid og tilbringer mesteparten av dagen uten at energi føler seg frustrert og overveldet med det de har på tallerkenen deres.
Alle ønsker å gjøre best mulig bruk av sin tid og være så produktive som mulig. Hvor effektivt vi klarer vår tid, kan gjøre en betydelig forskjell for suksessen til vår karriere eller virksomhet.
Hva om du hadde en strategi for å maksimere din tid og forbedre produktiviteten din?
Hvis du kan bruke mer tid på å fokusere på dine høyeste verdi aktiviteter; ha tid til å planlegge for fremtiden; ha tid til å sette mål kunne lage en plan for å få dem til å skje; ha mer tid til å tilbringe med dine kjære; og ha tid til å gjøre mer av de tingene du elsker, hvordan ville det føles?
Nøkkelen til å forbedre produktiviteten er å forstå hvorfor du vil gjøre det og ha klarhet om forskjellen det vil gjøre i ditt personlige og forretningsmessige liv.
Vi ønsker alle å jobbe litt mindre, gjøre mer av arbeidet vi elsker og tjene mer penger, men hvordan kan vi gjøre det?
Under mitt arbeid med entreprenører og ledere har jeg utviklet meg 7 Produktivitetsregler som hjelper folk å oppnå sin mest produktive arbeidsdag, uansett hva dagen innebærer.
1. Få klarhet opp foran
For å lage en produktivitetsforbedringsplan må vi først forstå og måle hvor vi er akkurat nå, før vi utvikler planer om å forbedre. Vi må se på både interne og eksterne faktorer når vi tenker på måling og forbedring av produktiviteten.
Den beste måten å måle er å se gjennom vår ytelse fra nåtidspunktet tilbake til da vi startet. Dette gir oss en sann følelse av forbedringene vi har gjort, hva vi gjør veldig bra og de tingene vi ønsker å bli bedre på. Det fokuserer på våre styrker i utgangspunktet, og gir oss selvtilliten til å gjøre produktivitetsforbedringene vi ønsker å gjøre.
Fokus på detaljer
Har et klart formål om produktivitetsforbedringene du ønsker å gjøre. Har du klarhet om hva du gjør, hvorfor gjør du det og hva ditt ideelle utfall ser ut?
Når du er klar over dette, kan du opprette mer "tilsiktet produktivitet" og angi spesifikke, målbare forbedringer du ønsker å gjøre.
Jo mer klarhet du har rundt en gitt situasjon eller et prosjekt, desto bedre og raskere kan du oppnå ønsket resultat.
Når du er klar over resultatet du vil ha og er motivert for å oppnå det resultatet, vil du begynne å jobbe mer effektivt for å oppnå det resultatet.
Forstå den store forskjellen det vil gjøre
Det er viktig å forstå hvordan å gjøre konkrete forbedringer vil gjøre en forskjell i din virksomhet og livet. Reklame
Uten den fremtidige fokuserte motivasjonen, kan du gjøre endringer i en kort periode og deretter falle tilbake på dine gamle måter.
- Vil du bli lykkeligere?
- Ønsker du å jobbe mindre timer og bruke mer tid sammen med familien din? Hvis ja, hva vil du gjøre med den tiden?
- Bygger et effektivt team en prioritet? Hvis ja, hva kan du oppnå med et bedre lag?
- Er du fokusert på karriereutvikling?
- Vil du ha mer tid til å reise?
- Er du fokusert på å frigjøre deg selv?
- Handler dette om å oppnå høyere inntektsnivåer?
2. Fokus på styrker
Når vi bruker mer tid ved å bruke våre unike styrker, opplever vi mer lykke, er mer produktive og gir større verdi.
Å gjøre mer av tingene vi elsker å gjøre, gir bedre resultater samtidig som vi øker energi, selvtillit og kreativitet.
Identifiser dine produktivitetsstyrker
Begynn med å fokusere på dine sterke sider:
Få et ark og skriv ned alle de tingene du har det bra, hvor du følte deg på toppen av spillet ditt, hvor du følte deg trygg og du ga resultater du var fornøyd med.
Snarere enn å se for å utvikle svakheter, fokuserer du i stedet på dine personlige styrker og gruppens team hvis du har en.
Da jeg jobbet for et markedsføringsbyrå og vi hadde en viktig tonehøyde, brakte vi sammen de beste menneskene med komplementære styrker og ferdigheter for å svare på korte.
Jeg forsto at hver person hadde spesifikke talenter, som da de kom sammen med andre komplementære talenter, skapte et mye kraftigere resultat.
Se etter å fokusere på dine styrker og samle andre styrker for å skape en multiplikatorvirkning.
3. Delegere og Outsource
For å maksimere vår produktivitet og utnytte vår tid, må vi forstå at vi ikke kan gjøre alt selv.
Vi må avgjøre hva som er viktig, både personlig og profesjonelt, og eliminere aktiviteter som er lavverdige.
Pareto-prinsippet (80:20) -regelen[1] sier at 80% av resultatene kommer fra 20% av handlingene, men busyness holder oss ofte unna aktiviteter med høy verdi der vår mest produktive energi ligger.
Hvis vi bruker store mengder tid på å gjøre ting, er vi ganske enkelt ikke veldig gode til og ikke liker, det er langt mer produktivt å la noen, eller et lag ta på seg arbeidet.
Når vi bare trenger hjelp til å fullføre et prosjekt, i stedet for å øke stress ved å prøve å gjøre alt, bare spør etter hjelp når du trenger det.
I stedet for å kaste bort tid og energi overbelaste deg selv, la andre hjelpe, slik at du kan fokusere tiden på dine viktigste og verdifulle oppgaver. Andre mennesker har også ferdigheter og sterke sider, så det er viktig å identifisere hvem som kan hjelpe og hvor de kan legge til verdi.
For å gjøre denne delen av din langsiktige produktivitetsforbedringsplan ser ut til å fjerne, delegere eller outsource 3 prosjekter eller oppgaver hver 90 dag for å frigjøre din tid og forbedre produktiviteten enda mer.
4. Behandle deg selv
Du kan velge å stadig reagere på eksterne utløsere eller strategisk lage dagen din fra innsiden.
Når du er klar over dine prioriteringer og hvordan dine unike styrker kan levere de resultatene du vil, vil du føle deg mer energisk, mer fokusert, mer produktiv og oppnå høy ytelse resultater hver dag.
Lag din versjon av en produktiv dag
Nøkkelen til en produktiv dag er din intensjon om å ha en produktiv dag, i stedet for å bare reagere på dagen din, og jobbe gjennom oppgavelisten din, sett dagen på forhånd.
I stedet for å jobbe med ting du tror deg “bør” gjør, velg hva du vil gjøre, ha det forsettlige tankegangen å gjøre det, og følg deretter gjennom og gjør det.
Velg bare tre ting å gjøre hver dag
Økt produktivitet kommer gjennom prioritering. Mange bruker en daglig planlegger eller beholder lister over de tingene de skal jobbe på hver dag. Dette hjelper dem med å eliminere distraksjoner og fjerner noen av kompleksiteten i livet deres.
Lær hvordan du blir kvitt alle forstyrrelser i denne veiledningen: Reklame
Lett distrahert? Her er din løsning
Men problemet for mange er at denne oppgavelisten bare er en liste over ting de vil få gjort eller føler at de trenger å få gjort. Når det ikke er klarhet, er det ikke noe fokus på oppgavene som skal arbeides med, og hvorfor de er viktige i utgangspunktet.
En enkel måte å øke produktiviteten på er å få klarhet om dine prioriteringer. Jeg anbefaler å plukke og jobbe bare på 3 Nøkkeloppgaver eller Prosjekter hver dag, med det viktigste som først.
Les neste
Den Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better og Wake Up Productive
Har du falt inn i "travle" fellen? Her er din vei ut
Lett distrahert? Her er din løsning
Rull ned for å fortsette å lese artikkelenFokus på en oppgave om gangen
Til tross for hva du kanskje tror, kan du ganske enkelt ikke multitaske effektivt. I stedet fokusere bare på én ting om gangen.
Ved å starte en ting stopper og bytter oppgaver reduserer energi og produktivitet.
Uferdige oppgaver kan skape et miljø av selvtillit og selvtillit. Velg den viktigste fra topp 3 og arbeid på den til ferdig.
Arbeid i blokker av tid
For å støtte ditt fokuserte, produktive arbeid på bare én ting, begynn å jobbe i blokker av tid.
Se på oppgaven du jobber med, og avgjøre hvor mye tid du trenger å investere i gjennomføringen.
Hvis det vil ta deg fire timer å gjøre, og det er en stor prioritet, blokkerer de fire timene.
Jeg foreslår at du bruker 60-60-30 metoden. Arbeid i 50 minutter, ta en liten pause. Følg den samme prosessen igjen og ta deretter en 30-minutters pause.
Følg den samme prosessen igjen til prosjektet er fullført for å øke produktiviteten.
Ta flere pause
For å gjøre strategien ovenfor, må du sørge for at du er streng om å ta disse pausene.
Du kan bruke Pomodoro teknikken eller bare sette en timer på klokken din (ikke telefonen din, for mange distraksjoner).
Du finner dette øker faktisk fokus, konsentrasjon og produktivitet. Det sikrer at energien din alltid er høy.
Jeg anbefaler å gå en tur, ha en sunn lunsj eller gjøre noe som forynger under pausene dine. Hvis du føler deg selv sliten og mister fokus, kan du alltid ta en rask lur.
5. Administrer din energi
Det er viktig å bevare og pleie din fysiske og mentale styrke for å sikre at du er energisk, fokusert og produktiv hver dag.
Nedenfor er noen tips du kan bruke til å sette deg opp for topp ytelse:
Få nok søvn
Det er viktig å få masse søvn, så du setter deg opp for så produktiv en dag som mulig. Jeg har skrevet før om fordelene med søvn.
Hvis du sliter med å få nok søvn og ønsker å våkne produktiv, prøv denne kvelden rutinen fra Lifehacks CEO:
Den Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better og Wake Up Productive
Ta mer tid av
Strategic Coach Grunnlegger Dan Sullivan mener at det er to måter å se på verden: gjennom linsen av tid og krefter, eller gjennom objektivets linser.
For ham handler det om å maksimere resultatene, samtidig som man minimerer tiden og innsatsen for å produsere dem. Hans tidssystem handler om å fokusere tid, energi og kreativitet for å produsere dine beste resultater. Reklame
Han foreslår at du tar regelmessige "gratis dager" (en 24-timers dag, fra midnatt til midnatt, der det ikke er noen arbeidsrelaterte aktiviteter) for å sette deg opp for perioder med høy produktivitet og kreativitet.[2]
“I stedet for å se time-off arbeid som en belønning, se det som en nødvendig forutsetning for suksess.” - Dan Sullivan
Denne gangen bidrar til å sikre deg at du er godt uthvilt, forynget og klar til å ta de største utfordringene dine.
Opprett en morgenstrømstime
Å lage en morgenrutine kan gi deg den forsettlige motivasjonen til å ha en produktiv dag. I stedet for å reagere på dagen din, stiller du strategisk opp dagen til å være en inspirert høy ytelse.
Ta en time eller 90 minutter å fokusere på deg selv og dine viktigste oppgaver. Dette kan være en blanding av meditasjon, mosjon, lesing, spise en sunn frokost, uttrykke takknemlighet og legge våre viktigste oppgaver for dagen.
Finn en rutine som fungerer for deg. Bland og bland noen forskjellige ting til du finner meningen, motivasjonen og hensikten som føles riktig.
For tips om hvordan du lager din morgenrutine, les The Ultimate Morning Routine for å gjøre deg glad og produktiv hele dagen
Begynn å si nei Oftere
I stedet for å jobbe lengre og vanskeligere, bør vi fokusere vår tid og energi på aktivitetene som gir de største resultatene og gir oss mer lykke.
Slutte å si ja til folk, prosjekter og ting som senker din energi og gir lite eller ingen resultater.
“Forskjellen mellom vellykkede mennesker og svært vellykkede mennesker er at svært vellykkede folk sier “Nei” til nesten alt.” - Warren Buffett
Stopp bekymrende om perfeksjon
Mange mennesker jobber kontinuerlig for å komme i gang. De venter på det perfekte øyeblikk til å handle.
Hvis du venter på det perfekte øyeblikket, kan du aldri komme i gang. Perfeksjonisme er gjort opp i våre sinn. Det er et uoppnåelig mål.[3]
Det er mye mer tilfredsstillende å bare komme i gang og fullføre et prosjekt bare ved å gjøre godt arbeid.
Hvis du bor i en verden av "Skal gjøre", kan du aldri bli virkelig solgt på prosjektet og være følelsesmessig engasjert nok til å fullføre den i utgangspunktet.
Men hvis du kommer fra et sted du vil ha, har du valgt å gjøre dette prosjektet et fokusområde for deg.
Hvis du vil ha mer råd om å unngå perfeksjonisme, ta en titt på denne artikkelen: Hvordan Perfeksjonisme hemmelighet skruer deg opp
6. Kontinuerlig måling og gjennomgang
Grunnlaget for enhver plan for produktivitetsforbedring må omfatte fremgang du kan måle.
Når vi gjør fremgang mot våre mål og gjør forbedringer, føler vi oss mye lykkeligere og mer selvsikker.
Vage eller generelle mål vil ikke gi oss samme følelse av prestasjon som noe spesifikt.
Hvis du setter opp din produktivitetsforbedringsplan når det gjelder spesifikk, målbar fremgang, vil du føle deg mer jordet og mindre overveldet.
Måling av din egen personlige produktivitetsfremgang sørger også for at du ikke sammenligner din ytelse med andre.
“Sammenligning er tyven av glede.” - Theodore Roosevelt
Sett produktivitetsmål
For å bygge opp dine målinnstillingsmuskler, skriv ned 5 spesifikke personlige og profesjonelle produktivitetsforbedringer du ønsker å gjøre i de neste 90 dagene.
Gjør dem målbare slik at de kan spores, og vurder på månedlig og ukentlig basis.
Dette kan omfatte å kutte ned arbeidstiden med et bestemt nummer eller forplikte seg til å prøve en morgenrutine de neste 14 dagene.
Bestem hva som er det viktigste og hva som kan gjøre den største forskjellen.
Gjennomgå prosjektets ytelse
Dine produktivitetsmål og handlingsplan vil skape en konkret forskjell for prosjektene du jobber med.
Før du starter, setter du opp en rekke suksesskriterier og vurderer deretter det ferdige prosjektet basert på disse kriteriene.
Legg merke til forbedringene som har blitt gjort gjennom produktivitetsendringene dine og eventuelle andre ting du vil jobbe med med ditt neste prosjekt.
7. Forenkle
Nøkkelen til å forbedre produktiviteten er å forenkle og deretter forenkle ytterligere så mye som mulig.
Vi har alle så mye kompleksitet i våre liv, det er vanskelig å holde kontroll og fokusere på våre viktigste aktiviteter, både personlig og profesjonelt.
Dette kan være en ikke-kontrollert kalender, en utbulende innboks, en massiv oppgaveliste, psykisk røverkjøp for mange krav til din tid eller for mange frister for å møte.
Dette medfører en følelse av å bli sittende fast eller overveldet og kan føre til kontinuerlig tretthet og stress. Jeg skrev om dette i min artikkel Hvordan hjelpe angst når livet stresser deg ut.
Fortsett å forsøke å forenkle livet ditt ved å fokusere på aktivitetene som gir de største resultatene, og gi deg mest glede og tilfredshet.
Hvis du kan holde deg fri fra lave verdier, kan energiutslippende aktiviteter skape større innvirkning på ting, mennesker og prosjekter som virkelig betyr noe.
Dette er en pågående prosess, men tenk på hvor mye bedre livet ditt ville være hvis det fortsetter å bli enklere og enklere.
Alt i alt forbedringer vil ytterligere styrke din selvtillit.
Bunnlinjen
Disse 7 reglene og støttestrategiene kan bli satt på plass for å hjelpe deg med å ta det første skrittet mot økt effektivitet, selvtillit og produktivitet.
Hvorfor ikke velge en eller to og se hvordan de kan gjøre en forskjell i din virksomhet og livet?
All fremgang og forbedring i produktivitet og lykke kan gjøre livet ditt mer underholdende og sikre at resultatene dine fortsetter å bli bedre.
Det viktigste er bare å komme i gang med produktivitetsforbedringsplanen din.
Utvalgt fotokreditt: Damian Patkowski via unsplash.com
Henvisning
| [1] | ^ | Brian Tracy: The 80 20 Rule Explained |
| [2] | ^ | Dan Sullivan: Hvordan holde seg på toppen av ditt entreprenørskap |
| [3] | ^ | Lucemi Consulting: Hvordan beseire Perfectionism en gang for alle |