Tips for å ha gode virtuelle møter

(Redaktørens notat: Følgende innlegg er et utdrag fra boken Samarbeidet Imperative: Executive Strategies for å låse opp organisasjonens sanne potensial av Ron Ricci og Carl Wiese. Ron Ricci er visepresident for bedriftsposisjonering og har tilbrakt det siste tiåret å hjelpe Cisco til å utvikle og pleie en kultur for deling og samarbeidsprosesser. I tillegg har han tilbrakt utallige timer med hundrevis av ulike organisasjoner som diskuterer samarbeidets påvirkning. Carl Wiese er senior vice president for Ciscos samarbeidssalg - en global forretning med flere milliarder kroner. Han har presentert om viktigheten av samarbeid med forretningsholdere i dusinvis av land, inkludert Australia, Kina, Dubai, India, Mexico og over hele Europa og USA. For mer informasjon vennligst besøk http://thecollaborationimperative.com.)

Ny teknologi og virkeligheten til å jobbe i globale organisasjoner betyr at vi erstatter tradisjonelle møter med hverandre med reiseløs, teknologibasert, ansikt til ansikt samarbeid som kan skje når som helst, med noen, hvor som helst i verden. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Den virtuelle arbeidsplassen har mange fordeler, men det introduserer også nye utfordringer. Vi jobber med folk vi aldri har møtt før, og vi kan ikke binde på samme måte som vi gjør når vi sitter over bordet fra dem. Reklame

De tre viktigste ingrediensene i et vellykket virtuelt møte er tillit, kommunikasjon og klar tilgang til informasjon. Her er noen tips for å hjelpe deg med å lykkes: Annonsering

• Før møtet, sørg for at deltakerne har alle forberedelsesmaterialene de trenger og tid til å gjennomgå dem.
• Begynn med en rask oppvarming. For eksempel, start møtet ved å spørre eksterne deltagere for å beskrive hva som skjer i deres land, by eller kontor.
• Under “blandet” møter, hvor noen deltakere samles i person og andre, deltar nesten, adresserer eksternt deltakere først og gir deg muligheten til å snakke med personlige deltakere.
• Identifiser personopplysninger. Høyttalere på rommet - enten presenterer eller kommenterer - burde introdusere seg selv slik at eksterne deltagere vet hvem som snakker.
• Be ekstern deltakere til å være vokal. Understreke at det er deres ansvar å la inn-person folk vite om de ikke kan høre eller følge diskusjonen.
• Ikke anta at alle er komfortable med den virtuelle samarbeidsteknologien. Kommuniser og publiser plasseringen og retningslinjene for verktøyene du bruker.
• Rotere møtetider. Kontroller at hver tidssone har et møte planlagt i løpet av normale åpningstider.
• Be om deltakelse. Spør regelmessig eksterne deltagere om de har kommentarer og oppfordrer deltakerne til å legge inn en melding.
• Tilordne en møtemonitor. Hold øye med spørsmål, IM eller chat innlegg og interjects fra eksterne deltagere.
• Hvis ditt virtuelle team inkluderer kunder, partnere, leverandører eller leverandører, sikrer du sikkerheten til dokumentene dine og bedriftsinformasjon.
• Unngå colloquialisms, akronymer og corporate-snakk hvis du har nonnative høyttalere.

(Foto kreditt: Forretningsmann og Businesswoman som har møte via Shutterstock)