Time Striping En annen tilnærming til Time Management

Som universitetsinstruktør har jeg ofte uker lange strekker med uplanlagt tid i mellom økter, som jeg må bruke for å få tak i alle prosjektene jeg har slått i løpet av hektisk andre halvdel av semesteret. Som frilansskribent har jeg alltid en stabel med små prosjekter, samt pågående forpliktelser (som mine tre ganger ukentlig innlegg her på Lifehack) som må gjøres ferdig.

Problemene med MITs og kontekster

Mens jeg liker ideen om “Viktigste oppgaver” (MIT) - hvor du skriver ned de tre eller fire tingene du absolutt må få gjort hver dag, og jobbe med de første, og la alt annet ligge igjen når det er slutt på slutten - faktum er at mange av mine forpliktelser kan Jeg skal ikke håndteres på den måten. Jeg har mer enn tre løpende forpliktelser, hver av dem trenger minst litt oppmerksomhet hver dag. Reklame

Jeg finner også at sammenhenger i GTD-forstanden egentlig ikke fungerer for meg - ja, alle disse oppgavene kan være like ved at de skjer på datamaskinen min, men de krever forskjellige tankegang. Jeg prøver å batch ting som telefonsamtaler og e-post, når jeg kan, men for resten av arbeidet mitt, virker det ikke egentlig. For å fullføre en skriveoppgave, for eksempel, må jeg kanskje sitte og lese litt, skrive notater og tanker for hånd på papir en stund, og sett deg på datamaskinen og jobbe - før du går tilbake til sofaen for mer lesing.

Time Striping: Som Time Blocking, men Stripier

Det som virker for meg, er en variasjon på tiden som blokkerer at jeg ringer “tid striping”. I tidsblokkering planlegger du uavbrutt “blokker” av tid for ulike prosjekter på tvers av timeplanen din. Siden a) mange av prosjektene mine går igjennom, og b) noen prosjekter opptrer ganske plutselig, trenger jeg litt mer fleksibilitet enn det.

Så det jeg har gjort er opprettet en løs tidsplan hvor hver time er dedikert til et generisk prosjekt, dvs.. “Prosjekt # 1”, “Prosjekt # 2”, etc. Når jeg er ferdig med et prosjekt, sparer jeg et nytt prosjekt inn i tidsluken; hvis prosjekt # 5 bare tar en time, så i morgen blir det noe annerledes. Det er tenkelig at en bestemt tidsblokk vil bli brukt til 5 forskjellige prosjekter i løpet av uken. Reklame

Hvert spor skaper da en “stripe” av tid fra mandag til fredag. I noen tilfeller, der jeg vet at jeg trenger mer enn 1 time for et prosjekt, vil jeg blokkere av to timer eller mer og flyte resten av prosjektene mine rundt det. For eksempel, hver andre torsdag morgen registrerer jeg Lifehack Live, og jeg trenger to timer til å forberede, registrere og skrive opp notatene mine. Så det er en blokk, i stedet for en stripe.

Time Striping Form (med variasjoner)

Hvis du lurer på hvordan dette ser ut, har jeg kastet sammen en generisk versjon av skjemaet jeg bruker, som du kan laste ned. Den første er en PDF-fil som du kan skrive ut med Adobe Reader eller en annen PDF-leser. den andre er en RTF-fil som du bør kunne åpne og redigere med nesten hvilken som helst tekstbehandler (selv om jeg i mine tester varierer formateringen sterkt fra app til app, jeg har gode resultater fra Word 2007 og WordPad, og forferdelige resultater fra OpenOffice .org 2). Her er filene:

• Time Striping Form i redigerbar RTF
• Time Striping Form i PDF

På toppen er det plass til å sette faste forpliktelser for uken. Den nederste tabellen er nøkkelen din, med plass til å definere opptil 10 prosjekter; Når du er ferdig med et prosjekt, kryss det av og fyll inn neste boks med det nye prosjektet for det aktuelle rommet. Midt er en time for timeplan for uken, med en times spor fra 9-6. (Du kan endre arbeidstiden eller starte kalenderen på mandag ved å redigere RTF.) Generelt sett vil du sette “Prosjekt # 1” kl 9-10 og tegne en linje helt over (eller fyll den inn på hver dag); Hvis du trenger to timer, bare gjenta “Prosjekt # 1” i 10-11am slot. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Slik ser timeplanen ut (klikk for en større visning):

Siden jeg er en treg waker, har jeg satt bort de første tre timene for å sjekke e-posten min, se på feeds, sjekk statistikken på siden min, spise frokost og kle seg på dagen. Klokka 9 starter arbeidsdagen min. Prosjekt nr. 1 er Lifehack, så jeg jobber med innlegg, brainstorm ideer, gjør vedlikehold av nettstedet og hva annet jeg trenger å gjøre. Klokken 10 flytter jeg på mitt neste prosjekt, som for øyeblikket redigerer en e-bok, jeg skal slippe denne sommeren. Når jeg er ferdig med det, erstatter jeg Project # 2 med noe annet. Prosjekt # 3 forbereder et kurs på nettet jeg underviser i sommer. Og så videre. Reklame

Du vil merke at rundt torsdag bryter det opp; Jeg trenger to timer for Lifehack Live, så jeg tar den tiden fra Project # 2; På fredag ​​har jeg planlagt tid til å gjøre vaskeri og annet husarbeid, og min ukentlige gjennomgang. På begynnelsen av uken da var jeg forsiktig med å tildele spor som ikke ville få 5 timer til mindre prosjekter.

Legg merke til at jeg har lagt til tre epost ganger per dag. La til mine egne enheter, jeg vil sjekke e-post hele tiden hele dagen; Dette er min måte å minne meg om å holde fast på oppgaven ved hånden og sjekke e-post før jeg går til lunsj og på slutten av arbeidsdagen min før jeg går for å lage middag.

Fordelen med alt dette er at jeg raskt kan se hvor mye tid jeg har satt til side for hvert prosjekt i løpet av uken. Hvis noe nytt kommer opp, kan jeg enkelt erstatte et prosjektspor (eller mer om nødvendig) med det og gi om igjen tid etter behov. Jeg har bare 8 prosjekter der; de to sistnevnte er for familieprosjekter, og vil gå i helgen eller kveldenes tidspunkter; for øyeblikket har jeg ikke noe.

Kanskje dette vil fungere for deg?

Time striping ser ikke ut som det nye for folk som allerede praktiserer tidsblokkering. Den eneste forskjellen er at jeg prøver å holde de samme prosjektene samtidig, hver dag, og fleksibiliteten til å ha slots dedikert til generiske prosjekter i stedet for bestemt seg. Det er det som virker for meg, og jeg tror det kan fungere bra for noen av dere der ute som har det vanskelig å få tak i timeplanen din.

Gi meg beskjed om dette er nyttig, eller hvis du har din egen, litt slanke måte å jobbe gjennom dine ulike prosjekter.