Søk etter min ideelle GTD App

I løpet av de siste ukene har jeg vært på utkikk etter en onlinetjeneste for å holde meg organisert. Systemet mitt for øyeblikket er et lappeteppe av papir, stasjonære apper og viljestyrke som har fungert bra nok i fortiden, men har begynt å skille seg fra sømene mens jeg tar på seg et økende antall ansvar. Siden jeg jobber på flere forskjellige steder, må jeg kunne få tilgang til en enkelt kilde hvor jeg kan få tilgang til oppgaver, filer og referanseverlysninger - fra hvor jeg tilfeldigvis er. Reklame

Jeg har ennå ikke funnet systemet som fungerer best for meg, selv om det er mange glatte apps som ser lovende ut til jeg faktisk kommer ned til arbeider med dem. Etter noen dager med spenning finner jeg meg selv å komme opp mot produksjonsbarrierer - noen av dem på grunn av dårlig design, noen på grunn av forskjeller i filosofi mellom meg selv og programmene, mest fordi jeg ikke er rett og slett ikke målklienten - og finn Jeg bruker tid på å lete etter løsninger for å få systemet til å fungere i stedet for å få ting ferdig. Reklame

Ser på og evaluerer alle disse programmene har tvunget meg til å vurdere hva det egentlig er det jeg leter etter i en ideell GTD-app. Her er noen av funksjonene jeg synes er viktige: Reklame

• Støttende materialer bør være bundet til prosjekter: De fleste av prosjektene mine involverer opprettelse av dokumenter, og mange av dem har også tilknyttet referansemateriale. Jeg vil gjerne kunne se på et prosjekt, eller en oppgave under et prosjekt, og med et klikk opprette eller åpne et tilknyttet dokument. For eksempel jobber jeg på en lang faglig artikkel for en bok; Jeg vil gjerne ha alle mine notater, PDF-filer av forskningsmateriale, utkast og annet materiale tilgjengelig når jeg åpner prosjektet. Foldera gjør dette på en måte, men jeg har funnet det vanskelig å jobbe med, og det er rettet mer mot forretningssamarbeid enn mot individuell oppgavebehandling.
• Dokumentredigering: Jeg vil kunne lage og redigere dokumenter fra samme grensesnitt som jeg bruker til å se på mine prosjekter og oppgaver. Enten dette bruker en intern dokumentredigerer eller en kobling til en tredjepartstjeneste som Google Dokumenter eller Zoho, spiller ingen rolle, så lenge dokumentet er lagret tilbake til prosjektet det tilhører. Ved å bruke eksemplet ovenfor, hvis jeg jobber med et utkast til artikkelen min, vil jeg kunne åpne dokumentet, skrive og lagre dokumentet tilbake i prosjektet det tilhører.
• Bulkopplasting: Hvorfor på jorden gjør det så mange online-apper du kan laste opp dokumenter bare en om gangen? Det jeg virkelig vil se er en stasjonær app som vil tillate meg å synkronisere filer, kanskje ved å flagge dem på skrivebordet på en måte, og deretter laste dem opp i bakgrunnen - men jeg ville slå meg ned for en filbehandling som enten Tillot meg å dra og slippe flere filer eller ctrl-velg dem for å laste opp alt på en gang.
• Integrasjon med desktopverktøy som Outlook: Jeg vil gjerne kunne jobbe i Outlook eller andre desktop-apper, og få jobben til å vises i mitt onlinerom - og omvendt. Så når jeg sjekker en todo liste element “ferdig” online, det er også merket “ferdig” i Outlook. Flere online-apper gjør enveisimport fra Outlook, og noen få manuelt synkroniserer - jeg kan ikke se hvorfor dette ikke kunne automatiseres.
• Integrasjon med mobile verktøy: For meg er, som mange andre, en PC ikke det eneste verktøyet jeg jobber med. Jeg bruker en Treo, og andre bruker iPhones, Blackberries, og til og med Windows Mobile-enheter (det er sant!) Når en PC ikke er praktisk. Men få online-apper prøver veldig vanskelig å integrere med dem. Selv om tilgang ikke kan være “bo”, Det ville vært fint å få jobb å vises minst når enheten er synkronisert. Det jeg egentlig liker, er integrering med appene fra smarttelefonen, eller tredjepartsapps som Google-Google har vist at det er mulig å lage sofistikerte elektroniske apper som fungerer på en rekke mobilenheter.
• Automatisk forfremmelse av fremtidige oppgaver: Når jeg utvikler et prosjektoversikt, skriver jeg vanligvis en liste over oppgaver som må gjøres for å fullføre prosjektet. Men når jeg ser på min todo liste, vil jeg bare vite hva jeg skal gjøre nå. De fleste appene jeg har sett dumper alle todosene fra alle mine prosjekter inn i en hovedliste, noe som er ubrukelig for meg - hvordan kan jeg revidere det første utkastet til en artikkel når jeg ikke engang har vært på biblioteket for å sjekke ut bøkene jeg trenger for å undersøke det ennå? Jeg vil at GTD-appen min skal fremme den aller neste handlingen til min todo-liste når jeg merker varen rett før den er ferdig.
• Lenker til andre tjenester: Jeg vil gjerne se en måte å overføre data frem og tilbake mellom online-tjenester, men at jeg i det minste vil legge til linker i grensesnittet til andre onlinetjenester. Det er overraskende for meg hvor mange GTD-apper som ikke har noe sted å sette sammen.
• No-nag-oppgaver: Jeg liker å planlegge tid eller sette påminnelser på ting som jeg bare trenger å bli påminnet om en gang. For eksempel kjøretid - jeg planlegger min faste pendling i kalenderen min, og noen ganger trenger jeg en påminnelse (“Hei, du må gå, kompis!”) men hvis jeg savner påminnelsen, er det fordi jeg sannsynligvis allerede kjører. Jeg vil gjerne kunne lage en kategori påminnelser som går av en gang, og hvis jeg ikke er der for å svare på dem, forsvinner de bare.
• En utgangsstrategi Hvordan får jeg dataene mine ute av en online app er minst like viktig som hvordan jeg får den i. Mine behov er forpliktet til å endres i fremtiden, eller programmørene kan bestemme seg for å endre noe på en måte som ikke lenger oppfyller mine uendrede behov - eller det firmaet som er vert for tjenesten, kan gå ut av virksomheten eller avbryte tjenesten. Hvis dataene mine er fanget i systemet, er jeg skrudd. Jeg trenger en måte å masse laste ned alt i sine opprinnelige formater (for dokumenter, filer etc.) eller i dokumenterte webstandarder (xml, RSS) som kan sendes til et nytt system, eller i det minste åpnes på skrivebordet mitt, så jeg kan overfør informasjon over manuelt.

Hva med deg? Hvilke funksjoner leter du etter i en GTD-app? Hvilke tjenester bruker du, og hva vil du forandre for å gjøre dem til dine behov bedre? Er det en flott out-of-the-box-tjeneste der ute som jeg mangler? Hvis du kunne designe din egen perfekte onlinetjeneste, hva ville det gjøre? Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Gi oss beskjed om dine tanker i kommentarene.