Hullene i standard adresseboken

Da jeg var et barn, ville pappa gi meg små oppgaver rundt kontoret for å holde meg ute av trøbbel. Min favoritt var liming visittkort til Rolodex kort og nøye arrangere dem. Hold meg i trøbbel i flere timer på en reise, fordi faren min ikke bare hadde mange kontakter, men også hatet å organisere sin Rolodex selv. Reklame

Kjære gamle pappa har prøvd mange kontaktstyringssystemer i de siste årene fra skanning av visittkort til håndskrevne notater i sin daglige planlegger. Lavteknologisk eller høyteknologisk, ingen synes å fungere så godt for ham som den gamle Rolodex.

De to hovedklagene er alltid plass og fleksibilitet. De fleste programvare har lite mer enn felt for et navn, noen få telefonnumre og en adresse - hvis du er heldig, kan du legge til et nettsted. Daglige planleggere kan ikke engang få plass til disse detaljene. Det finnes ingen alternativer, utover en enkel notateravdeling for detaljer som kan hjelpe deg med å gjøre et salg nedover veien eller heie opp en venn. Reklame

En av grunnene til at det var en tidkrevende oppgave å legge til nye kontakter til fars Rolodex var at man måtte transkripe all slags informasjon ut av baksiden av visittkortene før jeg ble løsnet med limpinnen min. Jeg lærte å skrive ved å legge til ekstra telefonnumre, sidebedrifter og en rekke andre detaljer på baksiden av Rolodex-kortene: Pappa noterer disse tingene ned rett etter samtaler slik at han kan huske alle slags ting om hans nye kontakter. Men de andre systemene han har prøvd, gir bare ikke den nødvendige fleksibiliteten. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Jeg har lignende problemer med mange adressebøker og kontaktstyringssystemer jeg har prøvd. På dette punktet bruker jeg Gmail - ikke fordi jeg ser Gmail-adresseboken til noen slags killerapp for kontaktadministrasjon, men fordi jeg bruker Gmail for hele e-posten min, og adresseboken skjer for å være der. I sin favør kan jeg få tilgang til kontaktene mine omtrent hvor som helst jeg kan få en internettforbindelse, men det er mange funksjoner jeg vil gjerne se lagt til. Reklame

De syv forbedringer jeg ville elske å ha gjort til min adressebok

1. søkbarhet. Sikker, du kan søke i de fleste kontaktadministrasjonssystemer for navn, eller til og med arbeidsgivere. Men jeg vil kunne skrive inn et søkeord, som "regnskapsfører" og se en liste over alle regnskapsførerne jeg er kjent med. Merking vil også være tilstrekkelig for mine behov, men uansett vil jeg kunne finne kontakter basert på informasjon utover et navn.
2. Enkel tilpasning. Gmail gir meg muligheten til å legge til mine egne felt i adresseboken, og det er fint. Jeg vil likevel ha det hvis jeg kunne legge til noen få felt til det hele, i stedet for å legge til det i hver oppføring. For eksempel holder jeg oversikt over blogger og selskapets nettsteder, og det er litt av et problem å legge til oppføringen til omtrent alle kontakter jeg har.
3. Listeadministrasjon. Lister er et annet område der Gmail gir den den gamle høyskoleprøven, men det faktum at jeg har så mange kontakter, gjør listeledelsesprosessen ubrukelig i beste fall. Ærlig talt, jeg er ikke så sikker på hvordan jeg gjør det enklere å håndtere, men Google har noen strålende sinn - kan du hjelpe oss ut, folkens?
4. Enkel synkronisering. Hver gang jeg prøver å synkronisere mobiltelefonen min og adresseboken, slår jeg opp med tonnevis av informasjon som bare ikke er nyttig. Dette er en kontekst at jeg ikke trenger e-postadresse, ekstra notater eller fakslinjer for å gjøre det til min nye adressebok.
5. Automatisk legging. Gmail's vane med å legge til hver e-postadresse som jeg sender e-post til fra kontoen min, er utrolig nyttig. Selv om Google holder oversikt over alle mine personopplysninger, kan de ikke legge til all kontaktinformasjon de har på vennene mine på Facebook direkte til Gmail-adresseboken? (Jeg vil sette pris på alle de andre sosiale nettverksstedene også!) Enkel import av informasjon om hard copy - visittkort, krypterte notater, etc. - ville vært bra også.
6. Oppdateringssystemer. Som det er, må jeg gå gjennom adressebokoppføringen ved oppføring for å sjekke om en e-postadresse eller et telefonnummer er bra. Hvis hele systemet er datastyrt, bør det imidlertid være en enkel måte å sjekke alle e-postadressene på en gang. Jeg vil gjerne ha en enkel rapport som sier at et bestemt sett med kontakter har avslått informasjon, slik at jeg bare trenger å plage noen få mennesker. Jeg vil også ha en rask og enkel måte å slette alle adresser fra et gitt domene, for eksempel den uunngåelige haugen av Craigslist-adresser som akkumuleres i min kontaktbok utelukkende på grunn av svar jeg sender til jobboppføringer.
7. Personlige oppdateringer. Dette er ren ønskesøkt, jeg vet, men det faktum at Gmail viser de siste flere e-postutvekslingene du har hatt med en bestemt kontakt, fikk meg til å tenke: Hvorfor kan ikke de siste par oppdateringene til en persons blogg eller andre oppdateringer om person dukker opp også? Ok, jeg innrømmer at jeg ikke vil få denne, men hvis jeg lager en ønskeliste på evner for et kontaktstyringssystem, tror jeg at jeg får lov til å liste opp et par som aldri kommer.

Så, hvilke evner mangler fra adresseboken din? Hvilken evne vil gjøre kontaktstyringssystemet ditt til det perfekte verktøyet?