Opplevelsen må være ferdig for å nyte fruktene av innsatsen

Møter er en nødvendighet for å fremme god kommunikasjon i enhver bedrift. Godt runde, fokuserte og organiserte møter gir mulighet til å sikre at alle deltakerne er engasjert i en samarbeidsprosess. På den annen side hemmer uorganiserte møter uten veldefinerte mål positiv kommunikasjon og leder deltakerne til å lure på om arrangørene av møtet virkelig vet hva de gjør. Vi har nok alle opplevd den følelsen! La oss se på noen få nødvendigheter for et godt organisert møte som vil fremme positiv kommunikasjon og sikre at deltakerne går med fornyet entusiasme og besluttsomhet. De fleste er godt klar over de tre første elementene, selv om de for ofte blir ignorert. Men selv det mest effektive møtet er ofte ineffektivt fordi det avsluttet uten å fullføre opplevelsen.

1. Identifiser målet for møtet. Det er kritisk å identifisere hvilken informasjon som deles eller hvilke beslutninger som skal gjøres. Det er også viktig å reflektere over hvilken kunnskap deltakerne har kjøpt etter at de forlater. Kommunikasjonen må starte før møtet.

2. Opprett en agenda. Still inn tiden. Det er like viktig å sette en sluttid som det er starttidspunktet. Ellers blir møtet til en økt som mister sin hensikt. Identifiser lederen og deltakerne, og alle bør vite hva de forventes å bringe til møtet. Kommunikasjonsarbeid som ikke er godt planlagt på forhånd, vil bare hindre kommunikasjonen som foregår under møtet. Reklame

3. Opprettholde møtet. Det er ikke uvanlig at møtene blir lange og meanderende fordi deltakerne har lov til å injisere informasjon eller mening som ikke er fremtredende for kommunikasjonsmålet som ble identifisert for dette møtet. En sterk og fast leder er nødvendig for det mest effektive kommunikasjonsutfallet. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

4. Fullfør opplevelsen! Oppsummer resultatet av møtet før deltakerne avgår. Det er pålagt lederen å fullføre dette mest kritiske trinnet til vellykket kommunikasjon. Fremhev informasjonen som har blitt delt. Takk deltakere for deres innsats og pek på hva deltakerne nå har å gjøre med denne informasjonen. Gjenta klart hvilke beslutninger som er gjort. Dette er ikke en rehash av møtet, men identifikasjon av eventuelle nye ansvar eller tidsfrister som måtte ha blitt pålagt. Still spesifikke spørsmål for å fastslå at alle deltakere forstår deres spesifikke mål og tidsrammer for gjennomføring eller overholdelse. Påpek hvilken koordinasjon som må skje mellom enkeltpersoner eller avdelinger. Hvis viktige beslutninger er truffet, må du stille inn tidspunktet for neste møte og avklare hva som forventes å bli oppnådd i den mellomliggende perioden. Forklar eventuelle spørsmål som er reist. Reklame