Jo bedre du jobber, desto lettere faller du inn i dette produktivitetsfeltet

Jo lengre arbeidskarrieren din fortsetter, vanligvis jo mer ansvar du får. Disse kan være kampanjer, administrere lag eller ta på flere prosjekter og oppgaver. De er positive endringer, da det er godt å vokse og møte ytterligere muligheter.

Men med tiden kan du innse at det er en grense for hvor mye ansvar du kan håndtere. Du har blitt busier og travlere, men du har opphørt å oppnå store ting. Du kan sette deg inn i daglige, ukentlige og månedlige mål, men når du ser tilbake i slutten av hver måned på dine oppgaver og mål, ser du at fremgangen har vært dårlig - eller til og med ikke-eksisterende.

Produktivitetsfeltet

I de fleste tilfeller, etterhånden som karrieren din utvikler seg, og du får mer ansvar, er det flere ting som hindrer din evne til å jobbe effektivt. Her er bare noen få:

• Flere mennesker vil kontakte deg på grunn av ditt gode arbeid, kunnskap og kompetanse.
• Du mottar tonnevis av e-postmeldinger, invitasjoner til møte, og tilkoblinger på LinkedIn.
• Du styrer et team med medlemmer som stadig ber om hjelp eller tilbakemelding.

Med mindre du er overmannet, finner du at dine egne oppgaver er oversvømt av ovenstående. Og mens det er rimelig å si at oppgavene ovenfor er verdifulle, er de ikke det mest meningsfulle eller produktive for deg eller din karriere.

Sett på en annen måte, du har falt i en produktivitetsfelle. Denne fellen er kalt grunt arbeid. Reklame

Ved å være kontinuerlig opptatt av å hjelpe andre og håndtere ubetydelig kommunikasjon, mister du tid og energi for å fokusere på vitale ting. Du kan være med til å gjøre laget eller avdelingen jevn, men du flytter ikke nålen til din fordel. For eksempel har du ikke tid til å søke kontinuerlige forbedringer, og ingen inspirasjon igjen for nyskapende tenkning og store mål å oppnå.

Det kan hjelpe deg å tenke på det på denne måten: 80% av arbeidet ditt er sannsynligvis brukt på verdifulle oppgaver, mens bare 20% er brukt på høyverdige oppgaver. Du sitter på møter en halv dag, og bruker mesteparten av gjenværende tid til å behandle utgifter, svare på e-post, hjelpe kollegaer, osv.

Hvis du vil få karrieren tilbake på sporet, og begynner å oppnå store ting igjen, må du styre arbeidet ditt. La oss se hvordan det er gjort.

Slik bruker du arbeidstiden din klokt

Pareto-prinsippet er en god måte å starte. Det refererer til observasjonen at ofte 20% av det vi gjør produserer 80% av resultatene våre. Og omvendt produserer 80% av det vi gjør bare 20% av resultatene våre.^[1]

Reklame

Når det gjelder ditt personlige arbeid, er det sannsynlig at 80% av innsatsen din er fokusert på grunt arbeid - som bare gir deg minimalt resultat. Imidlertid er de resterende 20% av din innsats (som du legger inn i et ikke-grunt arbeid) den delen som gir resultatene som virkelig betyr noe.

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hvilke skritt bør du ta for å reversere dette? Det er to ting du kan begynne å gjøre akkurat nå.

1. Minimere ikke-essensielle arbeidsaktiviteter

Når jeg sier minimere, mener jeg ikke å kutte av. De fleste oppgaver har verdi, men du må sørge for at du fokuserer på de høyverdige oppgavene som en prioritet.

For å oppnå dette, vil du kanskje vurdere "tidsblokkering". Her planlegger du tid til å gjøre dine egne viktige oppgaver - uten å bli avbrutt. Tenk deg å si til laget ditt: “Jeg skal jobbe i et privat kontor i de neste to timene, så jeg fullfører et presserende arbeid.” Ved å si dette har du satt grenser, og gitt deg også tid til å forplikte seg til alle viktige oppgaver eller prosjekter som er på listen din.^[2]

Et annet forslag til deg, er å sette en grense per uke (og til og med per dag) for å svare på folks forespørsler eller kunngjøringer. Dette kan hindre andre i å nå deg for lett. For eksempel, hvis kollegaer normalt forventer umiddelbare svar fra deg når de sender deg en epost, begynner du å løsne responstidene dine. Ved å gjøre dette, viser du at du er opptatt, og dine kolleger kan begynne å se andre steder for svar - eller til og med komme med egne svar. Reklame

2. Delegere oppgaver og ansvar

Gjør du arbeid som folk som rapporterer til deg kan gjøre? Det er et vanlig problem som mange ledere (spesielt nye) opplever. Men hvis du skal oppnå målene dine, må du lære å delegere noen av oppgavene til medlemmer av teamet ditt.

For å gjøre dette, må du først bestemme hva du kan delegere. Hvis det ikke er noe som bare du kan gjøre, bør du vurdere å delegere det til andre. Du bør være den som tar vare på det store bildet - men går ikke tapt i detaljene.

Hvor best å delegere? Det viktigste er å stille klare retningslinjer for mennesker. Ikke tillat noe tvetydighet i instruksjonene dine, og ikke anta at andre vil forstå alt du ber dem om å gjøre.

Ofte er det fornuftig å delegere ansvar, i stedet for bare engangsoppgaver. For eksempel, i stedet for å spørre et av lagene dine om å forberede denne måneds statistikk for en presentasjon, gjør dem ansvarlige for all statistikk som laget ditt trenger. Ved å gjøre dette, vil de sannsynligvis bli eksperter ved innkjøp og samle statistikk, og vil nyte det ekstra ansvaret som er gitt til dem.

Selvfølgelig vil det være tider når folk ikke oppfyller dine forventninger. Dette kan få deg til å tenke: “Hvorfor kan de ikke gjøre det jeg spurte?” eller “Hvorfor kan jeg ikke gjøre så forstå hva jeg vil?” Vær forsiktig, som når du begynner å spørre denne type spørsmål, øker stressnivået ditt, og du begynner å tenke på å ta tilbake noen av oppgavene du håpet å delegere. Reklame

Svaret på det ovennevnte dilemmaet er å regelmessig vurdere ytelsen til personer du har delegert oppgaver eller ansvar til. Dette gjør at du kan sikre at de forstår hva som kreves av dem, og om nødvendig vil du kunne gi ekstra veiledning om nødvendig.

Det vil også være nyttig for begge parter, hvis du fokuserer mer på de generelle ferdighetene som trengs for å fullføre oppgaver, i stedet for å gå over hvert eneste trinn som kreves for å fullføre bestemte oppgaver. Med andre ord, lære å gi slipp.^[3] For eksempel, i stedet for å gå ord for ord gjennom hvordan du skriver en salgs-e-post, fokuserer du bare på nøkkelelementene, for eksempel punchy overskrifter, koncise setninger og sterke oppfordringer.

Hent kraftige belønninger ved å gjøre tiden din venn

Hvis din karriere har gått av skinnene, må du bruke litt tid på å vurdere dine prioriteringer, og hvordan du styrer arbeidsbelastningen din.

Sørg for at viktige oppgaver er din prioritet, og la disse okkupere rundt 80% av arbeidstiden din. Bruk de resterende 20% av tiden din til å jobbe med ikke-essensielle oppgaver. Hvis dette resulterer i at du ikke har nok tid til å fullføre de ikke-essensielle oppgaver, så er det her delegasjonen kommer inn.

Tren kompetente medlemmer av teamet ditt for å ta på seg oppgaver og ansvar som du ikke lenger har tid til. De vil dra nytte av å lære nye ting, og du vil dra nytte av å ha tid til å fokusere på viktige ting.

Det er bare så mye tid på en dag, så sørg for at du bruker det klokt. Gjør dette, og du vil begynne å oppnå mer enn du noen gang trodde mulig.

Utvalgte bilde kreditt: Pixabay via pixabay.com

Henvisning

[1]	^	Balansen: Forstå Pareto's Principle - The 80-20 Rule
[2]	^	Entreprenør: Tidsblokkering: Et produktivitetsverktøy
[3]	^	Inkludert: 7 Strategier for delegering bedre og å få mer gjort