De 3 mest avgjørende tidsbesparende strategiene (forresten, de er enkle!)

Det er bare aldri nok tid på dagen til å gjøre alt, er der?

Det er en av de største problemene folk står overfor når de prøver å være produktive og effektive. For mange jobber har en uendelig arbeidsevne; du kan gjøre jobben din for 60, 80 eller til og med 100 timer i uken og fremdeles finne ting å gjøre, rett?

Jeg tror at det ikke bare er en "40-timers arbeidsuke" en total misforståelse, det er faktisk en skadelig tro på at mange av oss har blitt reist med og nå fanget av. Når vi er i en jobb som har en avtale av noe slag for å gjøre et bestemt antall timer per uke, fyller vi disse timene med jobb ... uavhengig av vår faktiske arbeidsbelastning.

Og når du virkelig tenker på det, hvor ulogisk er det for bedrifter å basere stabskontrakter på timer i stedet for produksjon? Det gir ingen mening for vellykket fortjeneste eller andre resultater. Reklame

Jeg har vært heldig nok til å ha fått avansert trening fra en rekke trenere og mentorer på effektive tidsbesparende strategier. Ikke bare ledere prøver å finne ut hvordan du får mest ut av meg innen 40 timer, men folk som har funnet ut hvordan de skal være 50-100% mer effektive enn sine kolleger, i halv tiden.

I dag vil jeg gjerne dele mine tre topptips med deg. Tanken er at mens noen av disse strategiene vil redusere tidsavbrudd (gjør mer på kortere tid og mye mindre innsats), ideen er å kombinere dem alle. Disse tipsene skraper bare overflaten, og jeg anbefaler at du forsker nærmere på hvert av disse prinsippene:

1. Naturens 80/20-regel-Pareto prinsipp

De fleste high-achievers er generelt gode til å prioritere, men de fleste er forferdelige for å kunne la de underordnede oppgavene gå ufullstendige. Mange av oss vil først fullføre oppgaver med høy prioritet først, men bruker fortsatt mange timer i alle de andre oppgavene, og prøver å nå den mytiske "tomme i boksen". Hvis du er i en jobb som kan gi nok arbeid for å holde deg uendelig opptatt, så jager du en regnbue. De fleste jobber kan passe denne beskrivelsen.

Jeg tror vi pleier å frykte "mangler noe viktig", så vi prøver å gjøre alt. Paradoksalt sett kompromitterer vi faktisk kvaliteten på vårt viktigste arbeid - en mye større risiko for vår karriere! Reklame

Pareto-prinsippet, et begrep utarbeidet av kjente kvalitets- og prestasjonsforsker Joseph M. Juran, antyder at de fleste omstendigheter i livet følger denne naturregel: 80% av resultatene kommer fra 20% av inngangene.

I sammenheng betyr dette at de fleste av resultatene dine faktisk er generert av en liten del av din tid og innsats. Bare 20% av arbeidet du gjør for øyeblikket, er faktisk viktig for de forventede resultatene av deg. Det indikerer også at de andre 80% av innsatsen du setter inn, vil bare få deg 20% ​​av resultatene du ønsker.

Jeg anbefaler at du legger til side 15-30 minutter i uka hvor du ikke vil bli avbrutt for neste måned. Prøv denne øvelsen i løpet av denne tiden:

• Skriv ned hele oppgavelisten over alt du gjør for arbeid (senere kan du bruke denne øvelsen til hele livet - det er når ting virkelig begynner å skifte!) Dette inkluderer alt fra store aktiviteter og prosjekter, til å svare på e-post og telefoner.
• Skriv ned et sammendrag av hvilke resultater eller resultater som forventes av deg, for eksempel. % av salg, ting bygget, kontrakter skrevet osv. - som er mest avgjørende for din suksess.
• Gå nå tilbake til din fulle oppgaveliste og velg de 20% av de (1 av 5) som er mest direkte knyttet til disse resultatene og resultatene. Disse er nå dine høyeste prioriterte oppgaver, og målet ditt skal være til øke innsatsen du bruker i disse.
• Deretter går du tilbake til de gjenværende oppgavene på listen og vurderer dem når det gjelder betydning fra minst til de fleste (for eksempel en til fem skala). Jo mindre tallet, jo mer meningsløst aktiviteten, det er dine 80% aktiviteter. For hver av de 20% aktivitetene du øker, må du gjøre rom ved å redusere eller bare ikke gjør det en av disse 80% aktivitetene.

En annen måte å gjøre dette på er å spørre deg selv, “Hvis jeg måtte produsere de samme ukentlige resultatene, men jeg måtte jobbe en dag mindre per uke, hva ville jeg trenge for å redusere eller slutte å gjøre?” Reklame

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Over tid, med prøve-og-feil-eksperimentering, blir du virkelig klar over hva som betyr noe og hva som egentlig ikke betyr noe. Du må la ting gå, og noen ganger må du tillate små negative ting å skje for å gjøre rom for mye større positive resultater.

2. E-postfellen

Jeg en gang gjorde en helt uformell liten studie der jeg fant ut at jeg mistet omtrent fire til seks timer i uken, bare overgang fra det jeg gjorde for å sjekke e-postene mine (og tilbake igjen). Dette er en helt uproduktiv aktivitet. Alt dette gjør er:

• Spis opp timer hvor ingenting er produsert.
• Tvinge deg til å prøve og "finne din plass" igjen i den ufullstendige oppgaven du gjorde (som er mer tidsløs og et komplett tap av momentum).
• Opprett engstelse om de nye e-postene du ser nå som ventende oppgaver, noe som vil distrahere deg til du håndterer dem.

Jeg har siden funnet løsningen. Jeg har for øyeblikket en irriterende e-post med automatisk responder, og sier at jeg bare sjekker e-postmeldinger klokka 11.00 og 15.00, og inkludert mobilnummeret mitt “hvis det er presserende”. Du trenger ikke å gjøre dette, men la oss se på konseptet bak det:

• Ved å bare sjekke e-postmeldinger to ganger om dagen, tvinger jeg folk til å kontakte meg snarest når problemer er oppriktige, noe som har kuttet ned distraksjoner med ca 60-70% (alvorlig!)
• 95% av e-postene trenger ikke et presserende svar og kan vente et par timer. Ved å håndtere e-post i bulk, reduseres du betydelig på distraksjon og overgangstid. Lær andre om å ikke bruke e-post som et form for presserende kommunikasjon.
• Jeg berører bare e-post hver gang. De blir enten omgjort til en oppgave for senere (så jeg kan glemme det for nå), behandlet der og da (for noe som vil ta meg mindre enn ett minutt), eller de blir slettet / arkivert.

3. Spise Big Ugly Frog

Treneren min, Phil Drolet, lærte meg denne. Det er utrolig hvor forstyrrende det er å ha en stor, stygg oppgave som drømmer i bakhodet. Din indre oppmerksomhet holder på å se på det mens du prøver å fokusere. Dette er vanligvis en oppgave som er: Reklame

• Tidskrevende, eller
• Involver konflikt, eller
• Oppfattes å være vanskelig (men i min erfaring viser seg vanligvis å være OK).

Prøv dette i en uke og se hvordan du føler: Gjør "å spise den store stygge frosken" (det vil si den vanskeligste oppgaven) det første du gjør hver dag, før du sjekker e-post eller svarer på telefonmeldinger. Det er noen roller som krever e-postmeldinger kontrolleres først i morgen, men selv da er det vanligvis bare noen få som trenger å se gjennom.

Tro det eller ei, du er mest produktive i begynnelsen av skiftet ditt. Bruk denne energien til å ødelegge den angstskrevende oppgaven, for å gi deg fullstendig fred i resten av dagen. Når det brukes sammen med 80/20 prinsippet, er det vanligvis den mest effektive tingen å gjøre denne dagen!

Jeg ser også ofte folk som hopper rundt mellom to eller tre oppgaver med samme prioritet, i stedet for å bare gjøre en om gangen. Hvis dette er deg, garanterer jeg at du mister timer per uke, uten å få noe ut av det! Forskning 'mindfulness teknikker' og lære å gjøre en ting om gangen. Har en detaljert oppgaveliste som kategoriserer alt når det gjelder betydning / prioritet, og gjør deretter hver aktivitet en etter en. Hvis det brukes riktig, trenger ikke noe igjen på slutten av dagen til og med engang!

I disse dager er det ganske vanlig at jeg ikke har noe viktig å gjøre etter klokka 11:30, bare fordi jeg følger disse reglene. Ta frihet i livet ditt, ved først å slippe myten om "åtte timers arbeidsdag", og for det andre ved å disiplisere deg selv for å følge disse reglene. Motstridende er det frihet i å følge regler. Prøv det i noen uker og fortell meg at jeg har feil!

Har dere selv en produktiv, effektiv, tidsbesparende og bekymringsløs uke!