Seks store feil når du gjør Powerpoint-presentasjoner

En av redaktørene her på Lifehack, Chris Smith, skriver ofte om teknologi. Mens jeg leste noen av hans nyere artikler, ble jeg påvirket av å skrive en egen artikkel, så her er det.

Så, du sitter i et selskapsmøte og presentatøren setter opp første lysbilde. Du tenker nok på deg selv, Advertising

“Å nei, ikke en annen Powerpoint-presentasjon - Boring!”

Dessverre, de fleste som bruker Powerpoint, Keynote eller annen lignende programvare for å lage lyspresentasjoner, fullstendig misbruker teknologien. I stedet for å bruke disse programmene for å forbedre presentasjonene, slutter de å sette sine publikum i dvale i stedet.

Jeg har vært skyldig i å misbruke denne teknologien selv da jeg først begynte å bruke Powerpoint som produktmarkedsføringsleder. Opprinnelig var hensikten å erstatte bruken av tungvint overliggende lysbilder, og da jeg skjønte hvor lett det var å lage nye lysbilder med et dataprogram, som alle andre, ble jeg bare gal med den. Reklame

Jeg bruker fortsatt Powerpoint disse dager i samtalene og seminarene, men heldigvis etter at mange andre har gjort de samme feilene jeg gjorde med sine presentasjoner, tok jeg det på meg for å få litt opplæring om hvordan du best kan bruke dette verktøyet. For å hjelpe deg med dine egne presentasjoner har jeg identifisert seks store feil som de fleste Powerpoint-brukere gjør og hvordan du kan unngå dem.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

1 - Tekst for lite

Ofte er teksten som brukes på lysbilder, for liten til å lese en gang projisert på en skjerm. En god prøve å bruke er å gå på baksiden av rommet hvor den lengste publikum skulle sitte før du gjør presentasjonen din. Sett på lysbildet med den minste teksten. Hvis du ikke lett kan lage teksten, vil ingen av publikum sitte på baksiden av rommet. Du må gjøre tekststørrelsen større (jeg foreslår minst 35-40 skriftstørrelse minimum). Det er også en god ide å bruke sans-serif-fonter som Arial (i stedet for seriffonter som Times Roman) på lysbilder, siden de er lettere på øynene på en skjerm.

2 - For mye tekst

En annen stor feil som mange mennesker gjør, er å prøve å passe inn for mye tekst på et enkelt lysbilde. Det er et mareritt for publikum når de ser et lysbilde som er full av tekst. Hvis publikumsmedlemmer begynner å lese hele teksten på et slikt lysbilde, vil de ikke kunne lytte til deg som høyttaler samtidig. En god tommelfingerregel å bruke er ikke mer enn fire til fem punktpoeng per lysbilde (jeg bruker ofte bare tre poeng) og ikke mer enn fem ord per poeng. Hvis du har flere kulepoeng, del dem opp på separate lysbilder. Reklame

3 - Les av hvert ord

Et sikkert tegn på en ineffektiv presentatør er når han eller hun ser på skjermen og leser hvert eneste ord opp på lysbildene. Fra et presentasjonsferdighetssynspunkt er dette dårlig fordi presentatøren mister øyekontakt med publikum. Du vil heller ikke at publikum må se på baksiden din hele tiden. Igjen, begrenset antall ord på hvert punktpunkt, slik at du kan snakke mer naturlig ved å utvide på hva som faktisk er på hvert lysbilde.

4 - Misbruker bjellene og fløyter

En annen indikator på en uerfaren Powerpoint-bruker er når mange av de fancy funksjonene fra programmet brukes i presentasjonen. Dette vil inkludere bruk av for mange forskjellige lysoverganger, animasjoner, lydeffekter, etc. Du er ikke der for å imponere publikum med stor kunnskap om de forskjellige klokkene og fløyter som Powerpoint har. Disse kan bli ganske anstrengende på publikum. Hold ting enkelt og husk at lysbildene er der for å forbedre din verbale presentasjon, ikke omvendt.

5 - Ineffektiv bruk av bilder

Det er sant at et bilde er verdt tusen ord og bilder kan definitivt forbedre presentasjonen din. Nøkkelen er å bruke dem til å illustrere viktige poeng du gjør. Ikke ha for mange bilder på et enkelt lysbilde. Jeg bruker vanligvis bare ett bilde per lysbilde. Pass på at bildet er god nok kvalitet ved å teste det ut på en vegg eller skjerm først. Noen ganger kan bilder som ser bra ut på skjermen din, ende opp med å se dårlig når de er blåst opp på veggen. Sørg også for at bilder du bruker er relevante for poengene du lager under presentasjonen. Ikke bare legg opp bilder for å ha bilder der oppe. Det må være en tydelig sammenheng mellom bildene du bruker og poengene du prøver å lage. Reklame

6 - Har ikke sikkerhetskopier

Teknologi er teknologi. Dette betyr at det kan mislykkes når minst forventet. Jeg har hatt å ty til å bruke andres bærbare når min egen mislyktes. Det var bra at jeg hadde en sikkerhetskopi av min Powerpoint-fil på en flash-stasjon. Fra et høyttalers synspunkt er det også en god ide å kunne levere presentasjonen uten lysbildene bare ved feil på projektoren. Jeg tar ofte noen rekvisitter til bruk i tilfelle jeg må gjøre en plutselig versjon av min snakke uten lysbilder, og ja, jeg har måttet gjøre dette i ett eller to tilfeller.

Så der har du det. Hvis du kan unngå bare disse seks store feilene som mange presentere gjør der ute, vil effektiviteten av presentasjonene økes dramatisk. Etter at du har opprettet dem, øve dine presentasjoner på forhånd med lysbildene, da innsatsen din vil gjøre at du ser ut til å være en mer profesjonell presentatør foran publikum.