Søker etter et delt virtuelt arbeidsområde?

I min coaching praksis ser jeg stadig etter måter å jobbe med mine kunder på delte dokumenter og prosjekter på nettet. Jeg ser på elektroniske løsninger av to grunner:

1. Det gjør at klienten og meg kan få tilgang til dokumenter og arbeide sammen med dem når som helst. Mine klienter er opptatt av folk som trenger fleksibilitet til å jobbe på sine egne tidsplaner.
2. Min praksis inkluderer langdistanse coaching ved hjelp av telefon, IM (Instant Messaging) etc. Når vi trenger å jobbe med eller utveksle dokumenter, er PDF, e-post og faks ineffektive verktøy.

Vi ønsker å kunne sette opp et nettbasert arbeidsområde for å jobbe med dokumenter og prosjekter på ett sted. Vi må kunne: Annonsere

• Legg inn og rediger dokumenter online
• Synkroniser automatisk våre kalendere (spesielt Outlook), med online kalendere og omvendt;
• Slå sammen nettkalendere i gruppekalendere for å se et øyeblikk når hver enkelt person er opptatt / ledig;
• Legg inn diskusjonstråder;
• Motta e-post eller SMS ("tekst") varsler når noen av de tre første funksjonene (dokumenter, kalendere, diskusjonstråder) er endret eller lagt til av gruppemedlemmer.

Ganske enkelt rett? Du tror det. Jeg dro til de to første stedene som jeg visste tilbød noen eller alle disse tjenestene: Google og Microsoft. Stor skuffelse.

Google Grupper

De gode nyhetene
Det er gratis. Det er vanskelig å slå. Og Google har to andre styrker som et sted å få jobbet gjort: a) det er fullt nettbasert, og b) det finnes et vell av ulike verktøy.

Å være nettbasert betyr at du ikke bare kan lagre og vise dokumenter, diskusjoner og kalendere, men de kan også alle redigeres og deles rett i nettleseren. Ingen klient av noe slag kreves på datamaskinen din (annet enn en nettleser); Du trenger ikke å laste ned noe, med mindre du vil synkronisere elementer for jobb offline.

Et spesielt kraftig verktøy er formularfunksjonen tilgjengelig gjennom Google-regnearket. Dette lar deg lage en undersøkelse som kan settes opp på en rekke forskjellige måter og knytte den til et regneark som samler responsdataene. Jeg har brukt den flere ganger og elsker det. Det har ikke kraft og "polsk" av noen av de dedikerte nettbaserte undersøkelsene (som de fra Constant Contact), men det er sikkert, fleksibelt og gratis. Google Forms har en grunnleggende malkolleksjon som lar deg sette opp spørreundersøkelsen eller spørreskjemaet på en rekke attraktive måter med minimal designtid. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

De mange verktøyene som er tilgjengelige på Google-siden, er virkelig imponerende. Google Grupper, Dokumenter, Kalender, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, om og om ... Men det bringer meg til ...

Den dårlige nyheten
For et vell av verktøy, mangelen på integrasjon gulvet meg. Enkelt sagt, det er nesten ingen måte å bruke ett verktøy på en integrert måte med en annen. Vil du liste opp dine delte Google Dokumenter i en Google-gruppe? Kan ikke gjøre det. Vil du synkronisere Google Kalender for å opprette en delt gruppe kalender i Google Grupper? Kan heller ikke gjøre det. Vil du legge inn et Google Dokumenter-regneark i et Google Dokumenter-dokument? Nei. Listen over hva du ikke kan gjøre går igjen og igjen.

Anbefaling:
Bruk Google hvis du vil ha et gratis verktøy for å dele arbeid online, men forvent ikke mye. Mangelen på integrasjon på dette punktet i spillet er frustrerende. Det er spesielt rart at Google har på sine hender en meget kraftig samling av individuelle verktøy. Det er ingen mening at de ikke er bedre integrert.

Windows Office Live

De gode nyhetene
Sannsynligvis er de to største positive med Microsoft-verktøyene at de er ganske tett integrert med Microsoft Office (spesielt Office 2007) og b) det er mye mer lagringsplass tilgjengelig (5 GB vs Googles 100 MB). Reklame

Hvis du har en Office Live-konto, som er ledig, kan du lagre Office-dokumentene dine (Word, Excel, etc.) direkte til ditt online arbeidsområde. Der kan du invitere andre til å vise og redigere dem.

Det er varsling tilgjengelig for de fleste typer aktivitet i et Office Live-arbeidsområde.

Den dårlige nyheten
Mens de ulike verktøyene er mer tett integrert via kopien av Office du har sittende på datamaskinen din, er nettbrukligheten ikke større enn Googles tilbud. Svakhetene faller inn i tre områder:

• Alle som får tilgang til dokumenter på det felles arbeidsområdet, må eie en kopi av MS Office for fullstendig redigering og integrasjonsfunksjonalitet. Denne "Microsoft kundenes eneste" begrensning er en alvorlig. Det er sannsynligvis et brukervennlighet med Open Office, men det er fortsatt langt fra plattformens uavhengighet for Google Dokumenter.
• Det er ingen måte å redigere på nettet. Dette betyr at hvis du er på veien, kan du ikke lett komme deg til dokumentene dine fra en internettkafé eller de fleste smarte telefoner (ikke at redigering av Google Dokumenter fra en smart telefon er noen piknik, men det kan i det minste gjøres).
• Kalenderen integrasjon er et mareritt. Jeg har brukt timer på å finne ut hvordan jeg konfigurerer en kalender på Office Live som synkroniseres med Outlook-kalenderen min. Ikke bare fungerer det ikke, det tok meg for alltid å finne hvor kalenderen min går når jeg publiserer den på nettet (den går til et nettsted med adressen startende calendars.office.microsoft.com, som ikke er koblet til fra resten av Office Live-nettstedet som jeg kan finne). Og du kan ikke synkronisere to måter. Du kan bare synkronisere din online kalender til Outlook, ikke omvendt. Det er en alvorlig begrensning for et "live" -gruppe arbeidsområde.
• En annen svakhet er det forvirrede forholdet mellom Windows Live, Office Live og Office Live Small Business. Oh vent - det er også Microsoft Groove! Forskjellen mellom disse tilbudene er uklart, og det ser ikke ut til å være noen integrering mellom Windows Live (ting som Messenger) og Office Live. Videre er forskjellen mellom de forskjellige "livene" uklart. I hvert fall i Google er det nøyaktige for hvert verktøy, selv om de ikke spiller godt sammen.

Konklusjon?

Verktøyet jeg vil ha eksisterer ikke. Gitt det store antallet spillere i dette feltet, og eksplosjonen av interesse for virtuell, samarbeidende læring og arbeid, er jeg overrasket. Jeg så på noen for-pay-nettsteder også, som Central Desktop. Dette gjør absolutt jobben bedre enn enten Microsoft eller Google, men gjør fortsatt ikke noen av de grunnleggende funksjonene (som synkronisering og sammenslåing av flere kalendere). Tatt i betraktning at Central Desktop tar betalt en avgift, forventer jeg at det skal være alvorlige klokkene og fløyter. Ikke så. Jeg antar at et sted der ute, som bor i noen avanserte intranett, finnes et proprietært verktøy som gjør dette, men det er absolutt ikke tilgjengelig for resten av oss. Reklame

Så hva er konklusjonen? Vi må bruke separate verktøy for å koble sammen et samarbeidende virtuelt arbeidsrom: Microsoft har ganske god Office-integrasjon (med det skarpe unntaket av Outlook-kalenderen), Google har mange gode separate delingsverktøy, Tungle gjør en fantastisk gruppekalender, Central Desktop gjør en anstendig jobb, men kostnader.

Hvis jeg måtte velge ett system, er Google sannsynligvis det nærmeste. Google er ganske god til å synkronisere kalendere på måter du kan dele, på hosting blogger, lagre og redigere dokumenter rett i HTML / Web-miljøet, og gi en veldig enkel delt plass i Google Grupper. Ingen annen side tilbyr alle disse “på en plass”. Men da er det den største frustrasjonen med Google, deres er ikke "på ett sted" heller. Du må hoppe fra Kalender til Dokumenter til Blogger til Grupper og tilbake igjen for å få en følelse av hva gruppen din har opp til. Hvordan et nettsted kan huse alle disse verktøyene separat og ikke bringe dem sammen i ett grensesnitt er et komplett mysterium for meg. De har selv grensesnittet allerede - sett opp en fanebladversjon av iGoogle og se hva jeg mener!

Google hviler ikke (eller heller sitter) på laurbærene. Det er et nytt delingsprosjekt i tidlig utvikling, kalt Google Wave, som lar brukerne dele ideer, filer, dokumenter, video og lyd i sanntid (think IM) og asynkront (tenk posting). Nå, hvis de kunne integrere en ekte gruppekalenderfunksjon og fullt redigerbare Google Dokumenter i det, kan vi komme et sted!

Jeg gleder meg virkelig til å lese andres løsninger i jakten på felles virtuelle arbeidsområder.