Produktivitet gjort enkel Slik holder du dine prosjekter fra å drepe deg

Noen prosjekter kan være en ekte smerte i vet du hva. Ikke alle av dem selvfølgelig. Men det er noen som bare holder oss våken om natten. Det kan være mange grunner til en slik situasjon. Noen ganger er oppgavene som må gjøres ganske enkelt vanskelig å utføre. Andre ganger er det nødvendig tid for å skremme oss.

Men noen ganger er det mest skremmende for dem alle at vi ikke vet hva som skjer i et prosjekt, og kan ikke synes å finne en måte å planlegge alt ut og få et klart bilde av hva som må gjøres.

I de foregående delene av serien diskuterte vi hva de skal gjøre når alt er perfekt lagt ut. Når vi er klar over de nøyaktige oppgavene som må gjøres, og når vi engang vet når vi vil ta vare på dem. Men det mangler en del, og det er selvfølgelig den delen av planleggingen av prosjektene dine og valg av prioriteringer.

De fleste prosjekter vi bestemmer oss for å utføre, skal defineres og planlegges i henhold til fem hovedtrinn. Disse er:

1. Sette mål og regler.
2. Definere visjonen for sluttresultatet.
3. brainstorming.
4. organisering.
5. Velger neste oppgaver.

Selvfølgelig krever ikke hvert prosjekt en slik utførlig rekkefølge av trinn. Noen prosjekter er veldig enkle, og definere ting som mål eller visjoner ville være en fullstendig overkill.

Hvis du bare vil få bilen fast, trenger du ikke noen smarte regler for å få det gjort ... du vet sikkert hva som må gjøres uten ytterligere hjelp.

Men GTD ble designet for å kunne håndtere alle typer prosjekter, uansett hvor stor eller liten.

Trinnene nevnt ovenfor gjør akkurat det. De kan brukes til noe. Og når du går gjennom dem alle, kan du være sikker på at prosjektet ditt blir klart og forståelig. Dette til slutt vil forbedre din sjanse til å utføre prosjektet vellykket. Reklame

For å forklare dette hele, må vi forlate våre enkle eksempler og ta på noe litt mer komplisert ... Så tenk at du kjøper en ny leilighet for deg og din familie.

1. Innstilling av mål og regler.

Dette er delen der du svarer på spørsmålene til Hvorfor og til hva.

For vårt eksempel er spørsmålet: Hvorfor vil du ha en ny leilighet?

Noen mulige svar: du vil leve nærmere arbeidsplassen din, du vil at barna skal leve nærmere skolen, du vil ha mer plass til deg selv og din familie, du vil bo i sentrum fordi alle de interessante tingene skjer der, du vil ha det et mer moderne miljø, og så videre.

Årsakene til hvert prosjekt er selvsagt forskjellige. Videre er personlige prosjekter helt forskjellige i naturen fra forretningsmessige prosjekter. Men de har fortsatt mye til felles. Hvis for eksempel i stedet for å kjøpe en ny leilighet, starter du en bedrift, så gjenstår spørsmålet - hvorfor vil du starte en bedrift?

Så uansett hva du tenker på å gjøre, må du alltid begynne med dine mål og regler. Mål vi har dekket (det er Hvorfor). Regler er enda enklere å forstå.

Kommer tilbake til vårt eksempel; noen regler: hva er budsjettet ditt? hvor vil du leve (hvilket nabolag)? vil du få et rom for alle? trenger du en garasje? og så videre.

Når du har alle disse tingene lined up, kan du gå til neste trinn.

2. Definere visjonen for sluttresultatet.

Det er her du svarer på spørsmålet om hva. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Lag en fullstendig visjon om hva du vil få som sluttresultatet av prosjektet. Jo flere detaljer jo bedre.

Din visjon gjenspeiler målene og reglene du har satt i forrige trinn. Målene er de viktigste retningslinjene for hva som bør og ikke skal gjøres innenfor et gitt prosjekt. Så nå bruker du disse målene for å komme opp med visjonen for det endelige resultatet av prosjektet.

En mulig visjon for prosjektet vårt:

Jeg ønsker en 4 roms leilighet i sentrum. Minst X kvadratmeter plass. Stort kjøkken. Det må ha en garasje. Prisen skal være mindre enn X. Moderne møbler.

Dette høres ut som en god visjon. Selvfølgelig er det mange flere ting vi kan inkludere her, men for nå vil det gjøre.

Det neste trinnet er å ta denne visjonen og gjøre noe brainstorming rundt det.

3. Brainstorming.

Brainstorming er trolig den mest kreative aktiviteten til ethvert prosjekt. Du har gjort det mange ganger, jeg er sikker. Imidlertid har brainstorming svært lite poeng når det er gjort før du utfører de to foregående trinnene.

En brainstormingsøkt må alltid opprettes rundt en sterkt definert hovedide, så vi har veiledning og vet hvor vi skal med det. Og dette er akkurat det som definerer mål og syn gir oss.

Brainstorming-sesongen er en veldig enkel ting å gjøre. I hovedsak er det svaret på spørsmålet om hvordan. Reklame

Noen mennesker liker å sette noen restriksjoner, for eksempel tidsbegrensninger. Dette er bra hvis vi jobber med et gitt prosjekt på jobben, og mer enn én person gjør brainstorming. Men hvis det bare er deg så kan du bruke så mye tid som du vil. Selvfølgelig, innenfor grunn.

Start med å ta dine mål og visjoner og plassere dem på et synlig sted. Så bare la det kreative sinnet løsne og skriv ned alle ideene som kommer til å tenke på ting du kan gjøre i prosjektet. Og jeg mener alle.

Dette er ikke på tide å vurdere ideene og slette de dårlige. Ikke nå. Dette er på tide å skrive alt ned, uansett hvor dum det høres først.

Vårt eksempel: ring til eiendomsmegler, gå til IKEA, ansett en entreprenør, spør rundt og finn ut om det er et godt nabolag eller ikke, velg malingsfarger, få en fullstendige Elvis-skulptur, få en internettforbindelse, få et banklån, ansett en varebil, kontroller alle installasjoner (elektrisitet, etc.), og så videre. Listen for et slikt eksempel kan fortsette, så vi stopper bare her.

Når du når et punkt når du ikke kan tenke på noe annet, er det sannsynligvis et godt øyeblikk å stoppe brainstorming og gå til neste trinn.

4. Organisering.

Ja, det er her du kommer til å velge de gode ideene og fjerne de dårlige. Brainstorming bør gi deg mye av begge.

Hvorfor brainstorming og organisering på samme tid er ikke det beste valget? Fordi disse aktivitetene står i motsetning til hverandre. På den ene siden må du være kreativ og finne ting, men på den andre må du komme tilbake til bakken og være rimelig når du vurderer den. Å gjøre dette på samme tid virker bare ikke. Derfor er organisering et eget skritt.

Prosessen er enkel. Bare se på brainstorming listen og fjern alt som ikke har mye å gjøre med dine mål og visjoner, eller er bare dumt (som Elvis-skulpturen ... eller er det?).

Når du har brukt litt tid på å se gjennom alle disse tingene, begynner hjernen din automatisk å ordne ting i henhold til deres prioriteringer og hva som må gjøres først. Du bør bruke denne sinnstilstanden og raskt skifte til siste trinn. Reklame

5. Velge neste oppgave.

Det er her vår gamle venn - Next Tasks List - kommer tilbake til spill.

På dette tidspunktet bør det være enkelt å velge neste oppgave for prosjektet ditt. Etter fasen for å organisere alle ideer, bør du ha et fint sett med handlinger som er i tråd med dine mål og visjoner. Ting som er helt avgjørende for å gjennomføre prosjektet. Nå velger du bare din neste oppgave for prosjektet.

Alt du har på dette punktet går inn i prosjektlisten din. Og neste mulige oppgave går til neste oppgaverliste. Fra det tidspunktet kan du gå tilbake til det vanlige arbeidet ditt (GTD-stil). Det er her alt sammen knytter sammen.

Hva blir det neste?

I utgangspunktet er det det. Alt du trenger å gjøre nå, er å bruke systemet til å hjelpe deg med å bli mer organisert og gjennomføre prosjektene dine mer effektivt. Både i privatliv og i virksomhet.

Bare for å samle, og peke deg mot de spesifikke delene i denne serien.

• Start med hjernen dump øvelsen.
• Opprett din første neste oppgaveliste, og husk om reglene for å velge hvilke oppgaver som skal håndteres når som helst.
• Planlegg dine prosjekter i henhold til strategien i dette innlegget.
• Sett alle syv hovedelementene av produktivitet på plass.
• Husk å jobbe i henhold til din daglige aktivitetsgrafikk.

Jeg innrømmer at det er mye å gjøre hvis du vil ha GTD fullt implementert i ditt daglige liv. Men vil du heller løpe rundt som en kylling med hodet kuttet av fordi du ikke har en anelse om hva du skal gjøre neste? Sannsynligvis ikke.

En siste oppmuntring for deg: Hvis du tror du ikke har tid til å leke med slike metoder, så suspender din vantro for et øyeblikk og ha en liten tillit fordi etter at du har implementert GTD, finner du tid til alt.

Du er velkommen til å dele hvordan GTD fungerer for deg. Jeg er nysgjerrig på å vite. Jeg har for eksempel brukt det siden 2009, og det virker virkelig som en sjarm.

(Fotokreditt: Produktivitet eller Motivasjon via Shutterstock)